Biuro rachunkowe online dla logopedów
Autor Agnieszka Saladra, Dyplomowana Księgowa
Prowadzisz gabinet logopedyczny, pracujesz jako neurologopeda na kontrakcie z poradnią albo prowadzisz terapię online? Nasza księgowość dla logopedów uwzględnia to, co w tym zawodzie naprawdę decyduje o podatkach: ryczałt dla logopedy zależny od klasyfikacji usług, zwolnienie z VAT uzależnione od kwalifikacji i celu terapii, kasę fiskalną przy płatnościach rodziców oraz faktury dla przedszkoli i poradni. Przy każdej nowej umowie z placówką możesz zapytać stałego, doświadczonego księgowego, jak ją rozliczyć, a on pilnuje za Ciebie terminów i limitów.
To biuro rachunkowe dla gabinetów logopedycznych, w którym ze stałym księgowym rozmawiasz bez limitu pytań. Po podpisaniu umowy otwieramy Ci panel przedsiębiorcy, przez który przekazujesz faktury dla przedszkoli, potwierdzenia przelewów od rodziców i rachunki za pomoce terapeutyczne. Podatki, ZUS i ewidencje bierzemy na siebie, a Ty zajmujesz się pacjentami - od małych dzieci po dorosłych w terapii neurologopedycznej. Nie ma znaczenia, czy gabinet działa w dużym mieście, czy w małej miejscowości, a kontakt jest po polsku lub angielsku.
Specjaliści prowadzący prywatną praktykę i terapię dzieci oraz dorosłych opłacaną przez rodziców lub pacjentów, którzy chcą mieć pod kontrolą zwolnienie z VAT, kasę fiskalną i stawkę ryczałtu.
Osoby współpracujące z przedszkolami niepublicznymi, poradniami i ośrodkami rehabilitacji, które wystawiają placówkom faktury i potrzebują poprawnych rozliczeń, także w KSeF.
Logopedzi zatrudnieni w szkole, przedszkolu lub poradni, którzy prowadzą terapię po godzinach - na własnej działalności albo na start w formie działalności nierejestrowanej - i chcą wiedzieć, jakie składki i podatki ich dotyczą.
Usługi w zakresie opieki zdrowotnej (dział 86 PKWiU) mają w ustawie ryczałt 14%, a usługi w zakresie edukacji (dział 85) - 8,5%. Stawkę dla terapii i dla zajęć edukacyjnych ustalimy na podstawie PKWiU, a formy opodatkowania rozpiszemy na liczbach gabinetu - decyzję podejmujesz Ty.
Zwolnienie jako opieka medyczna wymaga łącznie fachowych kwalifikacji logopedycznych i zdrowotnego celu usługi. Sprawdzamy zakres Twoich usług - terapię, zajęcia ogólnorozwojowe, szkolenia i sprzedaż pomocy - i oceniamy każde źródło przychodu osobno.
Gdy rodzice płacą gotówką, liczy się limit 20 000 zł sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Terapia opłacona w całości przelewem może być zwolniona z kasy także po jego przekroczeniu - śledzimy oba rodzaje wpłat.
Rozliczamy współpracę B2B z placówkami: faktury za godziny terapii, podstawę zwolnienia z VAT na fakturze, obowiązki w KSeF i przychody z kilku umów prowadzonych równolegle.
Pracujesz w szkole lub przedszkolu i prowadzisz gabinet po godzinach? Ustalamy, jakie składki ZUS płacisz z działalności, i sprawdzamy, czy współpraca z pracodawcą nie zamyka drogi do ryczałtu lub podatku liniowego.
W PKD 2025 logopedia ma własny kod 86.99.C. Wyjaśnimy, kiedy zaktualizować wpis w CEIDG, a jeśli dopiero zaczynasz - pokażemy liczby dla działalności nierejestrowanej i dla JDG obok siebie.
Logopeda na własnej działalności mierzy się z kilkoma tematami naraz: ryczałt 14% dla usług z działu 86 PKWiU i odrębna stawka dla usług edukacyjnych, zwolnienie z VAT zależne od kwalifikacji i celu terapii, limit 20 000 zł dla kasy fiskalnej, faktury dla placówek w KSeF oraz zbieg etatu w oświacie z działalnością. Przychody z gabinetu i umów z placówkami przeliczamy na ryczałt, skalę i podatek liniowy - decyzję podejmujesz Ty. Pytania zadajesz stałemu, doświadczonemu księgowemu bez limitu, po polsku lub angielsku, a faktury dla przedszkoli trafiają do KSeF prosto z panelu przedsiębiorcy, bez dopłat.
Kto szuka w sieci stawki ryczałtu dla logopedy, często trafia na odpowiedzi sprzed lat. W interpretacji z 3 czerwca 2016 r. organ uznał nawet, że logopeda świadczący usługi z działów 85 i 86 PKWiU w ogóle nie może rozliczać się ryczałtem - opierał się jednak na przepisach, które wyłączały takie usługi z ryczałtu i dziś już nie obowiązują. Od 2022 r. ustawa przewiduje 14% dla usług w zakresie opieki zdrowotnej (dział 86 PKWiU), a usługi w zakresie edukacji z działu 85 mają stawkę 8,5%. Grupowania dla terapii szuka się jednak w starej klasyfikacji: PKWiU 2025 obowiązuje od 1 stycznia 2026 r., ale ryczałt do końca 2028 r., a VAT do końca 2027 r. nadal opierają się na PKWiU 2015. Kod PKD z wpisu w CEIDG stawki nie wyznacza.
Zwolnienie z VAT nie wynika z samego tytułu zawodowego. Zawód logopedy nie ma dziś odrębnej ustawy, a prace nad jego uregulowaniem wciąż trwają, dlatego organy sprawdzają dwa warunki łącznie: fachowe kwalifikacje do udzielania świadczeń zdrowotnych i zdrowotny cel usługi. W interpretacji z 11 marca 2026 r. zwolnienie objęło terapię prowadzoną przez logopedkę po studiach podyplomowych oraz przez neurologopedę, którego zamierzała zatrudnić. Pułapka pojawia się przy rozbudowie gabinetu: w interpretacji z 4 sierpnia 2025 r. (0113-KDIPT1-1.4012.634.2025.2.MSU) usługi logopedki uznano za zwolnione, choć jej działalność nie była wpisana do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą, ale terapii prowadzonej przez pedagoga zatrudnionego na umowę zlecenia już nie, bo pedagog nie wykonuje zawodu medycznego. Przychody z terapii zwolnionej przedmiotowo nie wliczają się do limitu zwolnienia podmiotowego 240 000 zł, natomiast sprzedaż pomocy terapeutycznych czy opodatkowanych szkoleń już tak.
Przy kasie fiskalnej liczy się sposób płatności. Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) przewiduje zwolnienia najpóźniej do końca 2027 r., a spośród usług medycznych wyłącza z nich tylko opiekę medyczną lekarzy i lekarzy dentystów. Logopeda ma więc do dyspozycji dwa niezależne zwolnienia: limit 20 000 zł sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz zwolnienie dla usług opłaconych w całości za pośrednictwem banku (poz. 42 załącznika). Przy terapii online, rozliczanej często przelewem, drugie z nich ma szczególne znaczenie - o ile z ewidencji i dowodu zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej usługi dotyczyła zapłata. Gdy rodzice płacą gotówką w gabinecie i limit zostanie przekroczony, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym to nastąpiło. Więcej o limicie i terminach piszemy w poradniku Kasa fiskalna 2026.
Umowa z przedszkolem niepublicznym czy poradnią zmienia sposób dokumentowania. Placówce, która potrzebuje dokumentu sprzedaży, zwolniony z VAT logopeda wystawia fakturę, a nie rachunek, i od 1 kwietnia 2026 r. taka faktura co do zasady trafia do KSeF. Do końca 2026 r. można ją jeszcze wystawić poza systemem, jeśli suma faktur objętych obowiązkiem KSeF nie przekroczy w miesiącu 10 000 zł brutto - faktury konsumenckie dla rodziców się do tego nie wliczają. Od 2027 r. ten wyjątek znika. Jak to wygląda w praktyce, pokazujemy w poradniku o KSeF dla jednoosobowych działalności.
Osobny temat to przejście z etatu na kontrakt. Jeśli logopedka odchodzi z etatu w poradni i świadczy tej samej placówce te same czynności na B2B, nie skorzysta z ryczałtu ani w roku rozwiązania umowy, ani w roku kolejnym. Podatek liniowy odpada tylko w roku, w którym pracowała na etacie, a ulga na start i preferencyjne składki ZUS są wyłączone, bo w tym lub poprzednim roku wykonywała te czynności na etacie u tego samego zleceniodawcy. Decyduje to, czy czynności z umowy B2B odpowiadają tym wykonywanym na etacie - sama częściowa zbieżność zakresu obowiązków nie musi przesądzać o utracie ryczałtu, ale ocena zależy od szczegółów. Warto to sprawdzić przed podpisaniem umowy, a nie po pierwszej fakturze.
Wybór formy opodatkowania zostaje po Twojej stronie. Przygotujemy wyliczenia ryczałtu, skali i podatku liniowego dla terapii w gabinecie i współpracy z placówkami, z kosztami pomocy terapeutycznych i składką zdrowotną, a decyzję podejmujesz Ty. Pierwsze liczby możesz sprawdzić w kalkulatorze formy opodatkowania, a z wynikiem przyjść na konsultację ze stałym księgowym.
Zanim powierzysz nam rozliczenia gabinetu logopedycznego.
Terapię logopedyczną w praktyce klasyfikuje się zwykle jako usługę w zakresie opieki zdrowotnej z działu 86 PKWiU, dla której ustawa o ryczałcie przewiduje stawkę 14%. Jeśli część przychodów pochodzi z usług w zakresie edukacji (dział 85), np. szkoleń o charakterze edukacyjnym, stosuje się do nich 8,5% - pod warunkiem, że ewidencja pozwala rozdzielić oba rodzaje przychodów. Bez takiego rozdzielenia całość opodatkowuje się co do zasady stawką 14%. Stawki przypiszemy według PKWiU, a podatek na ryczałcie, skali i liniowym pokażemy w konkretnych kwotach - decyzję podejmujesz Ty.
Usługi logopedyczne mogą korzystać ze zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. c ustawy o VAT, jeśli świadczy je osoba z fachowymi kwalifikacjami do udzielania świadczeń zdrowotnych, a usługa służy profilaktyce, zachowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia. Dyrektor KIS uznał takie stanowisko logopedki po studiach podyplomowych za prawidłowe m.in. w interpretacji indywidualnej z 11 marca 2026 r. (0113-KDIPT1-1.4012.31.2026.1.ŻR) - interpretacja chroni jednak tylko wnioskodawcę. Zajęcia bez celu zdrowotnego wymagają osobnej oceny, a osoba bez kwalifikacji co do zasady stosuje 23% VAT albo zwolnienie podmiotowe do 240 000 zł sprzedaży rocznie.
Na początku zwykle nie. Kasę bez względu na obroty muszą mieć m.in. lekarze i lekarze dentyści, ale logopedów ten wymóg nie obejmuje, dlatego gabinet może działać bez kasy do 20 000 zł rocznej sprzedaży na rzecz osób prywatnych (przy starcie w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie). Terapia, za którą rodzic zapłaci w całości przelewem, jest zwolniona z kasy osobno, o ile ewidencja i potwierdzenie przelewu jednoznacznie pokazują, jakich zajęć dotyczyła wpłata. Zwolnienie z VAT i zwolnienie z kasy to dwie odrębne sprawy - jedno nie wynika z drugiego.
W PKD 2025 logopedia ma własną podklasę 86.99.C Działalność logopedyczna, wydzieloną z dawnego kodu 86.90.E. Wnioski o wpis i zmianę w CEIDG składa się według PKD 2025. Jeśli masz firmę z kodem PKD 2007 i nie zaktualizujesz wpisu, 1 stycznia 2027 r. kody zostaną przeklasyfikowane automatycznie - warto potem sprawdzić, jaki kod widnieje w CEIDG. Kod PKD nie przesądza o stawce ryczałtu, bo do celów podatkowych liczy się PKWiU.
Tak, na przykład gdy dopiero zaczynasz terapię po godzinach. Kwartalny przychód nie może jednak przekroczyć 10 813,50 zł, czyli 225% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2026 r., a w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie możesz mieć za sobą prowadzenia działalności gospodarczej. Sprzedaż zapisujesz w uproszczonej ewidencji, a przychody pomniejszone o koszty wykazujesz raz w roku w PIT-36 według skali, bez comiesięcznych zaliczek. Gdy kwartalny limit zostanie przekroczony, wniosek do CEIDG składasz w ciągu 7 dni. Wyliczenia dla takiego startu i dla JDG przedstawimy razem.
Pensja z przedszkola na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. 4 806 zł brutto) sprawia, że składki na ubezpieczenia społeczne z gabinetu nie są obowiązkowe - z działalności płacisz wtedy składkę zdrowotną. Na części etatu pensja bywa niższa i wtedy składki społeczne dochodzą także z firmy. Osobnej analizy wymaga sytuacja, w której na B2B wykonujesz dla przedszkola te same zajęcia co na etacie, bo może to wykluczyć ryczałt, podatek liniowy i ulgi w ZUS.
Umów bezpłatną konsultację - sprawdzimy, które zajęcia mogą być zwolnione z VAT i czy gabinet potrzebuje kasy, rozpiszemy podatek w każdej formie opodatkowania i przedstawimy wycenę.
Umów bezpłatną konsultację