Kasa fiskalna w 2026 r. - kiedy jest obowiązkowa

Czym jest obowiązek kasy i kogo dotyczy

Kasa rejestrująca (fiskalna) służy do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych - czyli sprzedaży konsumenckiej. Sprzedaż na rzecz firm dokumentujesz fakturą i nie wlicza się ona do limitu zwolnienia z kasy.

Zasady na 2026 rok wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902). Rozporządzenie obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. i utrzymuje zwolnienia do 31 grudnia 2027 r.

Są dwie ścieżki, którymi trafiasz pod obowiązek kasy: przekroczenie limitu obrotów albo wykonywanie czynności, które są objęte kasą bezwzględnie - od pierwszej sprzedaży. Omawiamy obie poniżej. Przepisy bywają zmieniane, dlatego stan na konkretny dzień warto potwierdzić z księgowym lub na podatki.gov.pl.

Limit zwolnienia z kasy 2026 - 20 000 zł

Najczęstsze jest zwolnienie ze względu na obrót. Przysługuje, dopóki sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczy w roku podatkowym 20 000 zł. Próg nie zmienił się na 2026 rok i dotyczy zarówno firm kontynuujących działalność, jak i nowych.

Do tego limitu liczysz wyłącznie sprzedaż konsumencką. Sprzedaży na rzecz innych firm (dokumentowanej fakturą) ani niektórych dostaw środków trwałych do progu nie wliczasz.

Start w trakcie roku - limit liczony proporcjonalnie

Jeśli zaczynasz sprzedaż konsumencką w trakcie roku, limit ustalasz proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca roku. Wzór jest prosty: 20 000 zł × (liczba dni od rozpoczęcia sprzedaży do końca roku ÷ liczba dni w roku).

• Start 1 lipca - do końca roku zostaje ok. połowy dni, więc próg wynosi mniej więcej 10 000 zł.
• Start 1 października - próg to już tylko ok. 5 000 zł.
• Im później w roku ruszasz, tym niższy limit - to częsta pułapka dla nowych firm.

W kolejnym roku, jeśli za poprzedni rok obrót konsumencki nie przekroczył 20 000 zł, możesz nadal korzystać ze zwolnienia - tym razem z pełnym, rocznym progiem.

Branże z kasą obowiązkową od pierwszej sprzedaży

Limit 20 000 zł nie obejmuje wszystkich. Rozporządzenie wymienia czynności, przy których kasa jest obowiązkowa bez względu na obrót - już przy pierwszej sprzedaży konsumenckiej. Jeśli prowadzisz taką działalność, kasa musi być od początku.

Towary objęte kasą bezwzględnie

• części i akcesoria do pojazdów silnikowych,
• komputery, laptopy, tablety i konsole do gier oraz wyroby elektroniczne, m.in. telewizory, radioodbiorniki, telefony i smartwatche, a także sprzęt fotograficzny,
• perfumy i wody toaletowe (CN 3303) - pozostałych kosmetyków ta lista nie obejmuje,
• wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe powyżej 1,2% oraz wybrane paliwa i wyroby akcyzowe,
• zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych.

Usługi objęte kasą bezwzględnie

• usługi gastronomiczne w stacjonarnych lokalach (także sezonowych) oraz catering,
• usługi fryzjerskie i kosmetyczne oraz kosmetologiczne,
• usługi prawnicze (poza notarialnymi) oraz doradztwa podatkowego,
• usługi opieki medycznej świadczone przez lekarzy i dentystów,
• naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów oraz wymiana opon,
• przewóz osób i bagażu taksówką.

To zestawienie pokazuje najczęstsze przypadki - pełny katalog wyłączeń znajduje się w rozporządzeniu. Granica bywa cienka (np. czy dany sprzęt jest wyrobem elektronicznym albo czy punkt gastronomiczny jest placówką stacjonarną), dlatego klasyfikację swojej działalności warto potwierdzić z księgowym, zanim zaczniesz sprzedaż.

Termin na instalację kasy po przekroczeniu limitu

Gdy przekroczysz limit 20 000 zł (lub proporcjonalny), zwolnienie wygasa - ale nie z dnia na dzień. Masz czas do końca 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony.

Przykład: limit przekraczasz w marcu. Zwolnienie traci moc z końcem maja, więc od 1 czerwca musisz ewidencjonować sprzedaż na kasie. Te dwa miesiące to czas na zakup, fiskalizację i zgłoszenie kasy - warto wykorzystać go z wyprzedzeniem, a nie w ostatniej chwili.

Inaczej jest w branżach objętych kasą bezwzględnie - tam nie ma okresu przejściowego ani limitu. Kasa musi działać już przy pierwszej sprzedaży konsumenckiej.

Kasa online a kasa wirtualna

Dziś standardem są kasy online - urządzenia, które na bieżąco przesyłają dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Kasy z papierową i elektroniczną kopią paragonu nie są już sprzedawane (odpowiednio od 2019 i 2023 r.); można jedynie dorabiać do nich części przez okres przejściowy.

Alternatywą bywa kasa wirtualna - oprogramowanie instalowane na telefonie, tablecie lub komputerze, działające jak kasa online. Jest dostępna tylko dla wybranych branż wskazanych w przepisach (m.in. transport pasażerski, hotelarstwo, gastronomia).

Część branż ma obowiązek stosowania właśnie kasy online (m.in. gastronomia stacjonarna, stacje paliw, usługi fryzjerskie, kosmetyczne, prawnicze, opieka medyczna, budowlanka, naprawa pojazdów). Który typ kasy będzie u Ciebie właściwy, zależy od rodzaju działalności - porównamy dostępne opcje i przedstawimy je, a decyzję podejmujesz Ty.

Ulga na zakup kasy - do 700 zł

Na zakup pierwszej kasy online (lub wirtualnej) przysługuje ulga: 90% ceny netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł za każdą sztukę. Z odliczenia korzystają zarówno czynni podatnicy VAT, jak i firmy zwolnione z VAT.

Warunki skorzystania z ulgi

• zakup kasy online (lub wirtualnej tam, gdzie jest dopuszczona) i rozpoczęcie ewidencji w obowiązującym terminie,
• faktura potwierdzająca zakup oraz dowód zapłaty całości należności,
• rozpoczęcie ewidencji na nowej kasie nie później niż w terminie powstania obowiązku.

Sposób rozliczenia zależy od statusu VAT: czynny podatnik VAT wykazuje ulgę w pliku JPK_V7, a firma zwolniona z VAT składa wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o zwrot na rachunek bankowy. Pamiętaj też o obowiązkowych przeglądach technicznych kasy - ich brak może oznaczać konieczność zwrotu ulgi.

Jak biuro rachunkowe pomaga przy kasie fiskalnej

Obowiązek kasy to obszar, w którym łatwo o pomyłkę - od przeoczenia limitu, przez błędną kwalifikację branży, po spóźnioną instalację. Każdy z tych błędów może skończyć się sankcją lub utratą prawa do ulgi.

• monitorujemy Twój obrót konsumencki i z wyprzedzeniem sygnalizujemy zbliżanie się do limitu 20 000 zł,
• sprawdzamy, czy Twoja działalność nie jest objęta kasą od pierwszej sprzedaży,
• liczymy proporcjonalny limit przy starcie w trakcie roku,
• porównujemy i przedstawiamy dostępne typy kas (online, wirtualna) - decyzję podejmujesz Ty,
• rozliczamy ulgę na zakup kasy i pilnujemy terminów oraz przeglądów.

W Luno-Group nad Twoimi rozliczeniami czuwa doświadczony księgowy, a nie sama aplikacja. Łączymy wygodę księgowości online z realnym wsparciem człowieka, który zna przepisy i odpowie na Twoje pytania - po polsku lub po angielsku.