Biuro rachunkowe online dla VA
Autor Agnieszka Saladra, Dyplomowana Księgowa
Pracujesz jako wirtualny asystent i obsługujesz klientów zdalnie, często z innych krajów? Księgowość dla wirtualnego asystenta to nie tylko podstawowe rozliczenia - to faktury dla klientów zagranicznych, eksport usług, rejestracja VAT-UE oraz przeliczanie płatności z platform takich jak Wise czy PayPal. W Luno-Group zajmujemy się tym na co dzień, a Ty dostajesz stałego, doświadczonego księgowego, który pilnuje terminów za Ciebie.
Działasz jako freelancer administracyjny lub online i potrzebujesz porządku w rozliczeniach? Biuro rachunkowe dla freelancerów w Luno-Group prowadzi pełną księgowość online - rozlicza faktury w walutach obcych, obsługuje reverse charge przy klientach z UE i porządkuje koszty subskrypcji, oprogramowania oraz sprzętu. Wszystko zdalnie, bez wizyt w biurze, z obsługą po polsku i angielsku.
Prowadzimy księgowość dla wirtualnych asystentów obsługujących firmy w Polsce i za granicą - z fakturowaniem zagranicznym, rejestracją VAT-UE i rozliczaniem płatności z platform.
Rozliczamy freelancerów zajmujących się obsługą biurową, zarządzaniem projektami, social media i wsparciem administracyjnym świadczonym w pełni zdalnie.
Pomagamy uporządkować rozliczenia na działalności nierejestrowanej i ustalić moment, w którym trzeba przejść na pełną firmę i rejestrację VAT-UE.
Rozliczamy eksport usług świadczonych zdalnie firmom z UE i spoza niej, z prawidłowym ujęciem miejsca świadczenia i reverse charge przy transakcjach unijnych.
Pomagamy w rejestracji VAT-UE i prowadzimy ewidencję transakcji wewnątrzwspólnotowych, abyś bezpiecznie fakturował klientów biznesowych z innych krajów UE.
Wystawiamy i księgujemy faktury w walutach obcych, przeliczamy przychody po właściwych kursach i pilnujemy poprawnego rozliczenia różnic kursowych.
Rozliczamy wpływy z platform takich jak Wise czy PayPal, porządkujemy wyciągi i prawidłowo ujmujemy te płatności w Twojej księgowości online.
Porównamy dostępne formy opodatkowania i ustalimy właściwą stawkę ryczałtu dla usług zdalnych - decyzję podejmujesz Ty.
Porządkujemy niskie, ale liczne koszty pracy zdalnej - sprzęt, oprogramowanie i subskrypcje - dbając o ich prawidłowe ujęcie w kosztach firmy.
Bo łączymy stałego, doświadczonego księgowego z wygodą obsługi online. Całą księgowość prowadzimy zdalnie - dokumenty przesyłasz przez panel przedsiębiorcy, a my zajmujemy się rozliczeniami, fakturowaniem walutowym i kontaktem z urzędami. Znamy specyfikę pracy zdalnej: usługi dla klientów zagranicznych, VAT-UE, reverse charge oraz rozliczanie płatności z platform takich jak Wise czy PayPal. Obsługujemy klientów po polsku i angielsku, więc współpraca jest komfortowa także wtedy, gdy część Twoich klientów prowadzi rozmowy w języku angielskim.
Najczęstsza pułapka przy ryczałcie dla wirtualnego asystenta to nieprawidłowa stawka. O wysokości ryczałtu nie decyduje wpis w CEIDG ani nazwa „wirtualny asystent", lecz faktyczny zakres czynności sklasyfikowany według PKWiU. Typowe wsparcie administracyjne, obsługa biura, kalendarza, korespondencji czy fakturowania mieści się zwykle w PKWiU 82.11.10.0 i jest opodatkowane stawką 8,5%. Jeśli jednak realnie zarządzasz zespołem klienta, podejmujesz decyzje albo doradzasz w obszarze zarządzania (PKWiU dział 70 lub część 82.9), fiskus może oczekiwać stawki 15%. Granica bywa cienka i to właśnie tutaj najłatwiej o błąd ciągnący się przez cały rok.
Druga rzecz, która zaskakuje VA obsługujących zagranicę, to zwolnienie podmiotowe z VAT. Do limitu 240 000 zł nie wlicza się usług świadczonych dla firm spoza Polski, bo nie są one opodatkowane na terytorium kraju. W praktyce możesz fakturować klientów z UE i spoza niej, zostając przy zwolnieniu krajowym, ale i tak masz obowiązek rejestracji VAT-UE oraz składania informacji podsumowujących. To częste źródło nieporozumień, dlatego pilnujemy obu progów osobno.
Po stronie kosztów warto pamiętać, że subskrypcje narzędzi typu Canva, Notion, ChatGPT czy hosting kupowane od zagranicznych dostawców bez polskiego VAT to import usług - rozliczasz je z samonaliczeniem VAT, nawet będąc „nievatowcem" krajowo. Do tego dochodzą koszty sprzętu, łącza, części abonamentu telefonicznego i szkoleń. Pojedynczo niewielkie, łącznie potrafią realnie obniżyć podstawę opodatkowania, jeśli są poprawnie udokumentowane.
Komplet dokumentów miesięcznych jest u VA prosty, ale specyficzny: faktury sprzedaży (często w EUR lub USD), faktury i paragony za narzędzia oraz subskrypcje, wyciągi z Wise, PayPal i kont walutowych oraz potwierdzenia statusu podatkowego klientów z UE. Komplet przekazujesz wyłącznie przez panel przedsiębiorcy, a stały księgowy przelicza kursy i pilnuje terminów.
Nie wskazujemy z góry „właściwej" formy - policzymy warianty obok siebie na Twoich realnych przychodach i kosztach, a decyzję podejmujesz Ty. Punktem wyjścia może być kalkulator formy opodatkowania, który pokazuje ryczałt i zasady ogólne w jednym zestawieniu.
Zanim powierzysz nam swoje rozliczenia.
Tak. Na co dzień rozliczamy eksport usług świadczonych zdalnie firmom z UE i spoza niej. Prawidłowo ustalamy miejsce świadczenia usługi, stosujemy mechanizm reverse charge przy transakcjach unijnych i prowadzimy ewidencję, dzięki czemu fakturowanie zagranicznych klientów jest bezpieczne i zgodne z przepisami.
Tak. Jeśli świadczysz usługi dla firm z innych krajów UE lub od nich kupujesz, pomagamy w rejestracji VAT-UE i prowadzimy ewidencję transakcji wewnątrzwspólnotowych. Zajmujemy się też składaniem wymaganych informacji podsumowujących, abyś mógł skupić się na pracy dla klientów.
Wpływy z platform takich jak Wise czy PayPal porządkujemy razem z pozostałymi przychodami Twojej działalności. Pobieramy zestawienia, przeliczamy kwoty po właściwych kursach i ujmujemy je w księgowości, abyś miał pewność, że żadna płatność nie zniknie w rozliczeniach.
To zależy od skali i charakteru Twoich usług. Porównamy dostępne formy opodatkowania, w tym zasady ogólne, i ustalimy właściwą stawkę ryczałtu dla usług zdalnych. Decyzję podejmujesz Ty, w oparciu o swoje przychody, koszty i plany rozwoju działalności.
Przy niewielkich i nieregularnych przychodach część osób może na start korzystać z działalności nierejestrowanej, ale po przekroczeniu progu lub przy stałej współpracy zwykle trzeba założyć firmę. Pomożemy uporządkować rozliczenia na tym etapie i ustalimy moment, w którym trzeba przejść na pełną firmę i rejestrację VAT-UE.
Tak, księgowość prowadzimy w pełni online - dokumenty przesyłasz przez panel przedsiębiorcy (dostęp dostajesz po podpisaniu umowy), a kontakt utrzymujemy zdalnie. Obsługujemy klientów po polsku i angielsku, dzięki czemu współpraca jest wygodna niezależnie od tego, gdzie aktualnie pracujesz.
Umów bezpłatną konsultację, opowiedz nam o swojej pracy zdalnej, a my sprawdzimy Twoje potrzeby i przedstawimy wycenę.
Umów bezpłatną konsultację