Biuro rachunkowe online dla ratowników medycznych
Autor Agnieszka Saladra, Dyplomowana Księgowa
Jeździsz w zespole ratownictwa medycznego, bierzesz dyżury na SOR albo zabezpieczasz imprezy - i wszystko to na własnej działalności? Nasza księgowość dla ratowników medycznych uwzględnia to, co w tym zawodzie najczęściej budzi pytania: stawkę ryczałtu dla usług pogotowia ratunkowego, zwolnienie z VAT, faktury dla szpitali w KSeF i nowe kody PKD 2025. Gdy Ty jesteś na dyżurze, terminów, limitów i składek pilnuje stały, doświadczony księgowy.
To biuro rachunkowe dla ratowników na kontraktach, z którym nie musisz umawiać się między dyżurami. Po podpisaniu umowy zestawienia godzin, faktury dla stacji pogotowia i szpitali oraz rachunki za zabezpieczenia imprez przekazujesz przez panel przedsiębiorcy, a pytania zadajesz stałemu księgowemu bez limitu - także wtedy, gdy grafik zmienia się z tygodnia na tydzień. Rozliczamy kilka kontraktów naraz, kontrakt obok etatu i dorywcze zabezpieczenia wydarzeń, dla ratowników z całej Polski, po polsku lub po angielsku.
Ratownicy medyczni rozliczający kontrakty B2B ze stacjami pogotowia i szpitalami, którzy chcą mieć poprawnie ustaloną stawkę ryczałtu, faktury w KSeF i składki opłacane w terminie.
Osoby łączące umowę o pracę z działalnością, często w kilku placówkach naraz, dla których liczy się zbieg tytułów w ZUS i sprawdzenie skutków współpracy z obecnym lub byłym pracodawcą.
Ratownicy i dyspozytorzy medyczni, którzy obok dyżurów zabezpieczają wydarzenia albo prowadzą kursy pierwszej pomocy i potrzebują osobnej oceny VAT oraz klasyfikacji każdego rodzaju usług.
Dyrektor KIS w interpretacji z lutego 2026 r. zaliczył usługi ratownika medycznego do opieki zdrowotnej (PKWiU dział 86), czyli do stawki 14%. Prowadzimy ewidencję przychodów i ustalamy stawkę dla każdego rodzaju usług na podstawie PKWiU.
Dyżury w ZRM, praca na SOR i zabezpieczenie medyczne imprez to co do zasady opieka medyczna zwolniona z VAT, bez względu na wysokość obrotu. Pilnujemy, żeby zwolnienie stosować tam, gdzie ma podstawę, a usługi spoza opieki medycznej oceniać osobno.
Za usługę zwolnioną z VAT fakturę wystawia się na żądanie nabywcy, a faktura dla szpitala czy stacji pogotowia trafia do KSeF. Wystawiasz ją w panelu przedsiębiorcy bez dopłat, a my pilnujemy terminów i poprawności danych.
Łączysz umowę o pracę z kontraktami w kilku placówkach? Ustalamy, z którego tytułu płacisz składki społeczne, a z którego tylko zdrowotną, i porządkujemy przychody z każdego źródła.
W PKD 2025 pogotowie ratunkowe w zakresie transportu pacjentów trafiło do podklasy 86.92.Z „Transport pacjentów karetką”. Sprawdzamy, czy kody we wpisie odpowiadają temu, co faktycznie robisz, zanim po okresie przejściowym zostaną przekodowane automatycznie.
Zabezpieczenie medyczne wydarzeń to zwykle usługa opieki medycznej, ale szkolenia z pierwszej pomocy mają inną klasyfikację i odrębne zasady VAT. Rozdzielamy te przychody w ewidencji, żeby każdy był rozliczony według właściwych reguł.
Kontrakt ratownika łączy kilka tematów naraz: stawkę 14% wskazaną w interpretacji z 18 lutego 2026 r., zwolnienie z VAT dla usług opieki medycznej, KSeF dla faktur wystawianych szpitalom od 1 kwietnia 2026 r., przejście na PKD 2025 i zbieg tytułów do ZUS przy etacie. Ryczałt, skalę i podatek liniowy liczymy na przychodach ze wszystkich Twoich kontraktów, razem ze składką zdrowotną, i przedstawiamy wyliczenia - decyzję podejmujesz Ty. Pytania do stałego, doświadczonego księgowego zadajesz bez limitu, gdy znajdziesz chwilę po dyżurze, po polsku albo angielsku, a faktury dla szpitali wystawiasz w KSeF z panelu przedsiębiorcy bez dopłat.
W sieci wciąż można trafić na informację, że ratownik medyczny rozlicza się ryczałtem 8,5%. Interpretacja indywidualna z 18 lutego 2026 r. dotyczyła ratownika, który w ramach JDG wykonuje medyczne czynności ratunkowe, udziela kwalifikowanej pierwszej pomocy, zabezpiecza imprezy masowe i uczestniczy w transporcie medycznym, a w przyszłości chciał pracować także jako dyspozytor medyczny. Właśnie on wskazywał 8,5%, a organ uznał, że wszystkie te usługi wpisują się w dział 86 PKWiU i podlegają stawce 14%. Czytając streszczenia, sprawdzaj więc, czy 8,5% to ocena organu, czy tylko stanowisko wnioskodawcy.
Warto rozróżnić dwie klasyfikacje. Stawkę ryczałtu wyznacza PKWiU i choć od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje PKWiU 2025, do celów ryczałtu do końca 2028 r. nadal stosuje się PKWiU 2015 - symbol 86.90.14.0 z interpretacji pozostaje więc aktualny. Kod PKD we wpisie do CEIDG to osobna sprawa: PKD 2007 i PKD 2025 działają równolegle do końca 2026 r., a system wymaga już nowych kodów przy każdej zmianie wpisu.
Po stronie VAT dyżury w ZRM, praca na SOR i zabezpieczenie medyczne imprez co do zasady korzystają ze zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT. Ma to mniej znany skutek: takiej sprzedaży nie wlicza się do limitu 240 000 zł zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 2 pkt 2). Inaczej bywa ze szkoleniami z pierwszej pomocy. W interpretacji z 21 listopada 2023 r. kursy dla nauczycieli i pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy uznano za zwolnione kształcenie zawodowe (art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. a), ale zajęcia dla dzieci czy uczestników wydarzeń już nie. Opodatkowane szkolenia liczą się do limitu 240 000 zł, a jako usługi edukacyjne mają inną klasyfikację niż opieka zdrowotna, więc stawkę ryczałtu ustala się dla nich osobno.
Faktury to kolejny punkt. Przy sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 43 ust. 1 faktura nie jest obowiązkowa (art. 106b ust. 2), ale trzeba ją wystawić, jeśli nabywca zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca wykonania usługi. Faktury B2B podatników zwolnionych z VAT idą przez KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. poza systemem mogą zostać tylko podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie - przy kilku kontraktach miesięczne faktury szybko sięgają tej kwoty. Szczegóły opisujemy w poradniku KSeF dla JDG w 2026 roku.
Na ryczałcie składka zdrowotna jest kwotowa: w 2026 r. wynosi 498,35 zł, 830,58 zł albo 1 495,04 zł miesięcznie, zależnie od tego, czy roczny przychód nie przekracza 60 000 zł, mieści się w przedziale do 300 000 zł, czy jest wyższy. Połowę zapłaconych składek odlicza się od przychodu. Na ryczałcie kosztów się nie odlicza, więc porównanie ze skalą i podatkiem liniowym zależy od poziomu przychodu, realnych kosztów i progu składki - dlatego biuro rachunkowe powinno liczyć warianty na przychodach ze wszystkich kontraktów naraz.
Od 8 lipca 2026 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473). Kontrola obejmuje także podmioty, na rzecz których pracują osoby prowadzące własną działalność. Jeśli umowa cywilnoprawna jest wykonywana w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, a polecenie inspektora dotyczące usunięcia naruszeń nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może decyzją stwierdzić istnienie stosunku pracy. Decyzja wywołuje skutki od dnia wydania, także w podatkach i ubezpieczeniach społecznych, a odwołanie do sądu pracy wnosi się w terminie miesiąca od doręczenia. Nowe przepisy stosuje się także do umów zawartych wcześniej i trwających 8 lipca 2026 r. Ocena konkretnego kontraktu należy do prawa pracy, nie do księgowości - różnice między formami współpracy opisuje poradnik umowa o pracę, zlecenie czy B2B.
Zanim podpiszesz kolejny kontrakt albo zmienisz stawkę za godzinę dyżuru, sprawdź, ile realnie zostaje z faktury po podatku i składkach. Kalkulator B2B pozwala ustawić VAT jako zwolniony, wybrać stawkę ryczałtu i porównać warianty ZUS dla samej działalności (przy etacie składki społeczne wyglądają inaczej), a na konsultacji przejdziemy przez wynik razem ze stałym księgowym - decyzję podejmujesz Ty.
Zanim powierzysz nam rozliczenia swoich kontraktów.
W interpretacji indywidualnej z 18 lutego 2026 r. (sygn. 0115-KDST2-2.4011.699.2025.2.AP) Dyrektor KIS uznał, że usługi ratownika medycznego, mieszczące się w grupowaniu PKWiU 86.90.14.0 „Usługi pogotowia ratunkowego, włączając usługi zespołów ratownictwa medycznego”, podlegają ryczałtowi 14% jako usługi w zakresie opieki zdrowotnej. Wnioskodawca chciał stosować 8,5%, a organ ocenił to stanowisko jako nieprawidłowe. Interpretacja formalnie chroni tylko wnioskodawcę, dlatego stawkę ustalamy na podstawie PKWiU usług, które faktycznie wykonujesz.
Usługi w zakresie opieki medycznej służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, wykonywane w ramach zawodu medycznego, korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT. W interpretacjach obejmuje to także zabezpieczenie medyczne imprez masowych. To zwolnienie przedmiotowe, więc nie zależy od wysokości obrotu. Osobnej oceny wymagają usługi spoza opieki medycznej, np. szkolenia z pierwszej pomocy.
W PKD 2025 podklasa 86.92.Z „Transport pacjentów karetką” obejmuje działalność pogotowia ratunkowego w zakresie transportu pacjentów oraz pierwszą pomoc udzielaną przez ratowników medycznych podczas transportu. Przy pracy wyłącznie na SOR albo przy imprezach dobór kodu zależy od faktycznego zakresu usług. Uwaga na źródła wskazujące 86.96.Z - to medycyna tradycyjna i komplementarna, a nie ratownictwo. Pamiętaj też, że kod PKD nie decyduje o stawce ryczałtu - ta wynika z klasyfikacji PKWiU.
Przy usługach zwolnionych z VAT faktura nie jest obowiązkowa, dopóki nabywca jej nie zażąda. Jeśli jednak szpital lub stacja pogotowia prosi o fakturę, a przy kontraktach to częste, od 1 kwietnia 2026 r. wystawia się ją w KSeF, także gdy jesteś zwolniony z VAT (do końca 2026 r. działa przejściowy wyjątek dla niewielkiej sprzedaży fakturowej). W panelu przedsiębiorcy obsługa KSeF jest bez dopłat, a księgowy sprawdza, czy faktury trafiły do systemu i do ewidencji.
Umowa o pracę, np. w szpitalu, z pensją co najmniej równą minimalnemu wynagrodzeniu (w 2026 r. 4 806 zł brutto miesięcznie) zwalnia Cię z obowiązku opłacania składek społecznych z działalności - możesz je płacić dobrowolnie. Składkę zdrowotną płacisz jednak osobno z etatu i z działalności. Gdy pensja z etatu spadnie poniżej minimalnego wynagrodzenia, np. po zmniejszeniu wymiaru, składki społeczne z działalności stają się obowiązkowe. Pilnujemy tego przy każdej zmianie wymiaru etatu.
Taka zmiana ma skutki podatkowe i składkowe, które trzeba sprawdzić przed podpisaniem umowy. Gdy szpital, w którym w tym lub poprzednim roku pracowałeś na etacie, płaci Ci na kontrakcie za czynności odpowiadające tym z umowy o pracę, w danym roku tracisz prawo do ryczałtu, a przy etacie w tym samym roku odpada również podatek liniowy. Przy współpracy z byłym pracodawcą, u którego w bieżącym lub poprzednim roku wykonywałeś te same czynności na etacie, nie skorzystasz też z ulgi na start ani preferencyjnego ZUS. Liczy się faktyczny zakres czynności, nie nazwa stanowiska. Ocena, czy sam kontrakt nie ma cech stosunku pracy, to już osobna kwestia prawa pracy.
Umów bezpłatną konsultację - rozpiszemy Twoje kontrakty, etat i zabezpieczenia imprez, pokażemy, ile zostaje po podatku i składkach w każdej formie opodatkowania, i przedstawimy wycenę.
Umów bezpłatną konsultację