Rozliczanie dotacji
i grantów

Oprócz rozliczenia wobec grantodawcy dotacja ma swoje skutki w podatku dochodowym, o których łatwo zapomnieć. Większość dotacji ze środków unijnych i publicznych stanowi przychód, ale jest zwolniona z PIT lub CIT. Konsekwencją tego zwolnienia jest jednak druga strona medalu: wydatki sfinansowane bezpośrednio z dotacji co do zasady nie są kosztem uzyskania przychodu (na gruncie PIT wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 56). W praktyce oznacza to, że tej samej faktury nie ujmuje się w kosztach podatkowych w części pokrytej dofinansowaniem, a jedynie w części sfinansowanej ze środków własnych.

Osobny temat to środki trwałe i amortyzacja. Jeżeli sprzęt lub wyposażenie kupiono z dotacji, odpisy amortyzacyjne od tej części wartości, która została podatnikowi zwrócona w jakiejkolwiek formie, nie są kosztem podatkowym - art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy o CIT nie przewidują tu wyjątku dla dotacji z budżetu państwa ani jednostek samorządu. Kosztem pozostają odpisy od części sfinansowanej ze środków własnych, a przy dofinansowaniu otrzymanym już po rozpoczęciu amortyzacji koszty trzeba skorygować. Inaczej jest przy dofinansowaniu podjęcia działalności gospodarczej z Funduszu Pracy: jest ono zwolnione z PIT (art. 21 ust. 1 pkt 121a ustawy o PIT), a przepis wyłączający z kosztów wydatki pokryte dotacjami (art. 23 ust. 1 pkt 56) go nie wymienia - dlatego wydatki bieżące sfinansowane takim dofinansowaniem co do zasady mogą być kosztem uzyskania przychodu. Jeśli wsparcie jest współfinansowane ze środków UE w ramach projektu, może mieć zastosowanie zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 137, a wtedy wydatki nie są kosztem - dlatego źródło finansowania i ujęcie amortyzacji sprawdzamy w umowie. Każde źródło rządzi się własnymi zasadami, dlatego klasyfikację przychodu i kosztu ustalamy zawsze pod konkretną umowę.

W dokumentacji projektu kluczowe są opisy faktur (numer projektu, nazwa zadania, kwota kwalifikowalna), spójność z budżetem oraz prawidłowe rozdzielenie części kwalifikowalnej i niekwalifikowalnej. Warto też pamiętać o regule progowej dla VAT: w projekcie, którego łączny koszt jest mniejszy niż 5 mln EUR (włączając VAT), VAT może być kwalifikowalny, a w projekcie o łącznym koszcie co najmniej 5 mln EUR jest niekwalifikowalny - chyba że beneficjent nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. Wynika to z podrozdziału 3.5 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, a instytucja może dodatkowo wyłączyć kwalifikowalność VAT w SZOP, regulaminie wyboru projektów lub umowie o dofinansowanie. Błędna kwalifikacja kosztu lub VAT-u może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny i koniecznością zwrotu środków - przy środkach publicznych wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.

Nie wskazujemy „najlepszego" rozwiązania ani formy rozliczenia - liczymy i porównujemy warianty, a decyzję podejmujesz Ty. Pokazujemy, jak dane ujęcie wpływa na podatek i na rozliczenie z grantodawcą, a Ty wybierasz wariant zgodny z umową. Jeśli dotacja łączy się z wyborem formy działalności lub opodatkowania, pomocny będzie nasz kalkulator formy opodatkowania - a sam projekt rozliczymy z Tobą krok po kroku.