Koszty uzyskania przychodu - co można wrzucić w koszty firmy

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Mówiąc prościej: jeśli zakup pomaga Ci zarabiać lub utrzymać firmę, co do zasady możesz go rozliczyć i obniżyć dzięki temu podstawę opodatkowania.

Żeby dany wydatek był kosztem, muszą być spełnione cztery warunki łącznie. To one decydują, czy fiskus uzna zakup podczas ewentualnej kontroli.

• Wydatek został rzeczywiście poniesiony przez Ciebie i nie został Ci zwrócony.
• Ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą - służy przychodom lub zabezpieczeniu ich źródła.
• Jest prawidłowo udokumentowany, np. fakturą, rachunkiem lub dowodem wewnętrznym.
• Nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów (art. 23 ustawy o PIT).

Warto pamiętać, że to przedsiębiorca musi umieć uzasadnić związek wydatku z firmą. Każdy przypadek ocenia się indywidualnie, dlatego przy nietypowych zakupach dobrze potwierdzić kwalifikację z księgowym, zanim ujmiesz wydatek w księdze.

Sprzęt, oprogramowanie i subskrypcje

Sprzęt potrzebny do pracy to jedna z najczęstszych kategorii kosztów - komputer, laptop, monitor, drukarka, telefon, meble biurowe czy narzędzia. Sposób rozliczenia zależy od wartości zakupu.

• Sprzęt o wartości do 10 000 zł netto możesz wrzucić w koszty jednorazowo, w miesiącu zakupu.
• Sprzęt powyżej 10 000 zł co do zasady jest środkiem trwałym i rozlicza się go w czasie przez odpisy amortyzacyjne (np. komputer według stawki 30% rocznie).
• Oprogramowanie powyżej 10 000 zł stanowi wartość niematerialną i prawną, amortyzowaną przez co najmniej 24 miesiące.

Bieżące subskrypcje i oprogramowanie w modelu abonamentowym - pakiet biurowy, program do fakturowania, CRM, narzędzia do projektowania czy hosting - rozliczasz na bieżąco jako koszt w miesiącu, którego dotyczą. Warunkiem jest faktura na dane firmy i realne wykorzystanie w działalności.

Samochód w firmie - z limitami

Samochód osobowy bywa dużym kosztem, ale przy aucie używanym także prywatnie obowiązują ograniczenia. Dotyczą one zarówno podatku dochodowego, jak i VAT, dlatego rozliczenie auta to jeden z trudniejszych tematów w JDG.

Wydatki eksploatacyjne i VAT

Przy tzw. użytku mieszanym (firmowym i prywatnym) w koszty uzyskania przychodu zaliczysz 75% wydatków eksploatacyjnych - paliwa, serwisu, części, ubezpieczenia. Pełne 100% przysługuje tylko, gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie w firmie, co wymaga m.in. ewidencji przebiegu i zgłoszenia VAT-26. VAT przy użytku mieszanym odliczysz co do zasady w 50%, a nieodliczona część zwiększa koszt.

Limity wartości pojazdu

Od 2026 roku amortyzację i część kosztów auta osobowego limituje jego wartość. Dla samochodów spalinowych z emisją CO2 od 50 g/km limit wynosi 100 000 zł, dla aut nisko-emisyjnych do 50 g/km - 150 000 zł, a dla pojazdów elektrycznych i wodorowych - 225 000 zł. Ze względu na zawiłość tych zasad rachunki auta warto powierzyć księgowemu.

Telefon, internet, biuro i lokal

Abonament telefoniczny i internet wykorzystywane w działalności są kosztem - na podstawie faktury wystawionej na firmę. Jeśli z tego samego numeru korzystasz także prywatnie, do kosztów ujmujesz tylko część firmową, w rozsądnej proporcji, którą musisz umieć uzasadnić.

Najemcy lokalu lub biura zaliczają do kosztów czynsz i opłaty eksploatacyjne na podstawie faktury lub umowy. Coraz częściej działalność prowadzi się jednak w domu - i to również może być kosztem.

Biuro w domu lub mieszkaniu

Jeśli pracujesz we własnym mieszkaniu, możesz zaliczyć do kosztów część wydatków na lokal - czynsz, prąd, ogrzewanie czy internet - w proporcji powierzchni wykorzystywanej na firmę do całej powierzchni mieszkania. Taką proporcję ustalasz samodzielnie i dokumentujesz najczęściej dowodem wewnętrznym z dołączonymi rachunkami.

Szkolenia, marketing, usługi obce i ZUS

Wiele wydatków okołobiznesowych również obniża dochód, o ile mają związek z działalnością i są udokumentowane fakturą.

• Szkolenia, kursy, konferencje i literatura branżowa podnoszące kwalifikacje wykorzystywane w firmie.
• Marketing i reklama - kampanie online, wizytówki, strona internetowa, materiały promocyjne.
• Usługi obce - księgowość, obsługa prawna, podwykonawcy, abonamenty narzędziowe.
• Składki na ubezpieczenia społeczne ZUS - można je zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu.

Składki społeczne ZUS przy skali podatkowej i podatku liniowym możesz ująć w kosztach lub odliczyć od dochodu - efekt jest zbliżony. Składkę zdrowotną na podatku liniowym wolno w 2026 roku zaliczyć do kosztów lub odliczyć od dochodu, ale tylko do rocznego limitu 14 100 zł. Sposób rozliczenia składek policzymy i przedstawimy, a wybór należy do Ciebie.

Czego NIE można wrzucić w koszty

Część wydatków jest wyłączona z kosztów na mocy art. 23 ustawy o PIT - nawet jeśli intuicyjnie wydają się związane z firmą. Ujęcie ich w księdze grozi korektą i odsetkami podczas kontroli.

• Wydatki o charakterze reprezentacji - w szczególności usługi gastronomiczne, żywność i napoje, w tym alkohol.
• Mandaty oraz kary i grzywny orzeczone w postępowaniu karnym, karno-skarbowym, administracyjnym i o wykroczenia.
• Wydatki prywatne, niezwiązane z działalnością - to najczęstsza przyczyna sporów z urzędem.
• Część VAT przy aucie osobowym (zwykle 50%), jeśli przysługuje Ci prawo do jego odliczenia.
• Spłata części kapitałowej kredytów i pożyczek oraz sam podatek dochodowy.

Granica między reklamą (koszt) a reprezentacją (nie koszt) bywa cienka, podobnie jak ocena, czy zakup ma charakter firmowy, czy prywatny. W razie wątpliwości warto zapytać księgowego, zanim ujmiesz wydatek.

Koszty a ryczałt - ważna różnica

Wszystko, co napisaliśmy powyżej, dotyczy form, w których podatek liczy się od dochodu - czyli skali podatkowej i podatku liniowego. Inaczej działa ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Na ryczałcie podatek oblicza się od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodu. Oznacza to, że na tej formie kosztów firmowych się nie 'wrzuca' - zakup sprzętu czy paliwa nie obniży podatku. Przychód pomniejszysz natomiast o zapłacone składki społeczne i o 50% zapłaconej składki zdrowotnej, a poza tym o odliczenia wymienione w art. 11 ustawy o ryczałcie - m.in. wpłaty na IKZE, darowizny, ulgę na internet (do 760 zł), ulgę rehabilitacyjną, termomodernizacyjną i na zabytki.

Dlatego możliwość rozliczania kosztów to jeden z czynników, które trzeba uwzględnić, porównując formy opodatkowania. Wysokość kosztów oraz skutki każdej formy policzymy i przedstawimy, a decyzję podejmujesz samodzielnie.

Jak prawidłowo udokumentować koszt?

Bez prawidłowego dokumentu wydatek nie może trafić do księgi - nawet jeśli faktycznie miał miejsce. Podstawowym dowodem jest faktura wystawiona na dane Twojej firmy, z numerem NIP. Od 2026 roku w księdze przychodów i rozchodów pojawiają się też nowe kolumny na numer e-faktury i NIP kontrahenta.

• Faktura lub rachunek na dane firmy - podstawowy dokument większości kosztów.
• Dowód wewnętrzny - dla wydatków bez faktury, np. proporcji kosztów mieszkania; powinien zawierać datę, opis i wartość operacji.
• Potwierdzenia opłat bankowych i pocztowych, raporty fiskalne, noty księgowe.
• Dokumenty przechowuj co najmniej 5 lat na wypadek kontroli.

Profesjonalna księgowość online pilnuje, by każdy koszt był poprawnie udokumentowany i ujęty we właściwym okresie. Dzięki temu rozliczasz wszystko, co Ci się należy, bez ryzyka zakwestionowania wydatków przez urząd.