Jak wystawić fakturę w KSeF - krok po kroku

Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF

Faktura ustrukturyzowana to nie zwykły PDF, lecz plik XML o ściśle określonej budowie, zgodny z urzędowym schematem. Od 1 lutego 2026 roku obowiązuje wzór oznaczony jako FA(3), opublikowany przez Ministerstwo Finansów. Dzięki jednolitej strukturze system potrafi automatycznie odczytać każde pole faktury - od danych sprzedawcy i nabywcy po pozycje i stawki VAT.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapami. Od 1 lutego 2026 objął firmy, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 - pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 roku obowiązują pewne ułatwienia przejściowe, między innymi możliwość wystawiania faktur poza KSeF, gdy ich miesięczna wartość nie przekracza 10 000 zł brutto. Szczegóły zależą od konkretnej sytuacji, dlatego przy wątpliwościach co do terminu wyjaśnimy je na Twoich danych.

Krok 1: Wybór narzędzia do wystawiania faktur

Pliku FA(3) nie tworzy się ręcznie - robi to za Ciebie program. Masz do wyboru kilka dróg, a każda prowadzi do tego samego efektu: faktury przyjętej przez system i opatrzonej numerem KSeF.

• Aplikacja Podatnika KSeF - bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów, dostępne w wersji przeglądarkowej i mobilnej; pozwala wystawiać, odbierać i przeglądać faktury FA(3).
• e-mikrofirma - darmowa aplikacja dla najmniejszych firm, zintegrowana z usługami e-Urzędu Skarbowego.
• Program księgowy lub fakturowy zintegrowany z KSeF - wysyła faktury bezpośrednio z systemu, którego już używasz.
• Panel przedsiębiorcy Luno-Group - nasi klienci wystawiają i odbierają faktury KSeF bezpłatnie, bez konieczności logowania się do rządowych aplikacji.

Dla pojedynczych faktur w zupełności wystarczy bezpłatna Aplikacja Podatnika. Jeśli wystawiasz ich więcej albo zależy Ci na tym, by faktury od razu trafiały do księgowości, wygodniejszy jest zintegrowany program lub panel przedsiębiorcy.

Krok 2: Nadanie uprawnień - kto może wystawiać i odbierać faktury

Zanim wystawisz pierwszą fakturę, system musi wiedzieć, kto działa w imieniu firmy. W jednoosobowej działalności właściciel ma uprawnienia właścicielskie automatycznie i loguje się na przykład Profilem Zaufanym. W spółkach i większych firmach uprawnienia trzeba świadomie nadać.

Rodzaje uprawnień

• Uprawnienia do wystawiania faktur - dla osoby lub programu, który tworzy i wysyła faktury sprzedażowe.
• Uprawnienia do odbierania faktur - dla osoby, która pobiera z systemu faktury zakupowe.
• Uprawnienia do zarządzania - pozwalają nadawać i odbierać dostępy innym użytkownikom.
• Uprawnienia dla biura rachunkowego - możesz upoważnić księgowego lub biuro rachunkowe do odbierania i wystawiania faktur w Twoim imieniu.

Uprawnienia nadaje się w aplikacji KSeF lub zgłoszeniem ZAW-FA, gdy dostęp ma uzyskać konkretna osoba fizyczna. To krok jednorazowy - raz skonfigurowany, działa do czasu, aż go zmienisz. Klientom Luno-Group pomagamy ustawić uprawnienia tak, by faktury trafiały do nas automatycznie.

Krok 3: Przygotowanie i wypełnienie faktury

Mając narzędzie i uprawnienia, możesz utworzyć fakturę. W aplikacji wypełniasz formularz, który w tle zamienia dane na poprawny plik FA(3). Część pól jest obowiązkowa i to one decydują o tym, czy system przyjmie dokument.

• Dane sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami NIP.
• Data wystawienia (pole P_1) oraz data sprzedaży, jeśli różni się od daty wystawienia.
• Pozycje faktury: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto, stawka i kwota VAT.
• Forma i termin płatności oraz - opcjonalnie - numer rachunku bankowego.

Warto zwrócić uwagę, że na fakturze ustrukturyzowanej nie umieszcza się już niektórych elementów znanych z papieru, na przykład podpisu czy logo - liczą się dane w polach struktury. Jeśli któreś wymagane pole zostanie pominięte, system odrzuci plik, więc kompletność danych wyjaśnimy zawczasu.

Krok 4: Wysyłka, numer KSeF i data wystawienia

Gotową fakturę wysyłasz do KSeF jednym kliknięciem. System sprawdza poprawność pliku i - jeśli wszystko się zgadza - przyjmuje go oraz nadaje numer KSeF. To unikalny identyfikator, który jednoznacznie potwierdza, że faktura została skutecznie wystawiona i znajduje się w systemie.

O czym pamiętać przy dacie

W trybie online fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), dlatego wysyłaj ją tego samego dnia, który wpisujesz w polu P_1. Jeśli wpisałeś fakturę w piątek, a wysłałeś ją w poniedziałek, system potraktuje ją jak fakturę wystawioną w trybie offline24. Data z pola P_1 jest datą wystawienia właśnie w trybach szczególnych: offline24, niedostępności systemu i awaryjnym. Nabywca może odebrać fakturę w systemie od razu po jej przyjęciu - nie trzeba jej już do nikogo wysyłać mailem.

Gdy faktura zostanie odrzucona (na przykład z powodu błędu w danych), traktuje się ją jako niewystawioną. Poprawiasz wtedy plik i wysyłasz ponownie - dopiero przyjęcie i numer KSeF kończą proces.

Krok 5: Tryby offline i awaryjne, gdy KSeF nie działa

Przepisy przewidują, że system może być chwilowo niedostępny, dlatego obok trybu online istnieją tryby szczególne. Łączy je jedno: fakturę wystawiasz poza systemem, opatrujesz ją kodem QR, a do KSeF dosyłasz w określonym terminie. Różnią się powodem zastosowania i czasem na dosłanie pliku.

• Tryb offline24 - możesz z niego skorzystać między innymi przy problemach z internetem; fakturę przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
• Tryb offline (niedostępność) - stosowany podczas zapowiedzianych prac serwisowych systemu.
• Tryb awaryjny - uruchamiany przy awarii KSeF ogłoszonej oficjalnie; na dosłanie faktur jest co do zasady do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Numer KSeF taka faktura otrzymuje dopiero po skutecznym dosłaniu pliku do systemu. To ważne przy korektach - korektę do faktury z trybu offline lub awaryjnego wystawia się po nadaniu numeru fakturze pierwotnej.

Krok 6: Korekty faktur w KSeF

Pomyłki zdarzają się każdemu, a faktury ustrukturyzowanej nie da się po prostu usunąć z systemu. Błąd poprawia się fakturą korygującą, która również jest dokumentem FA(3) wysyłanym do KSeF i również otrzymuje własny numer KSeF.

W korekcie wskazujesz numer KSeF faktury pierwotnej, dzięki czemu system łączy oba dokumenty. Korygować można zarówno dane formalne (np. literówkę w nazwie), jak i wartości - cenę, ilość czy stawkę VAT. Ponieważ zasady ujęcia korekty w rozliczeniu bywają zawiłe, sam moment i sposób księgowania wyjaśnimy w odniesieniu do konkretnej sytuacji.

Jak Luno-Group ułatwia pracę z KSeF

W Luno-Group prowadzimy księgowość online, ale za rozliczeniami stoją doświadczeni księgowi, a nie sama aplikacja. Wdrożenie KSeF to dla wielu firm spora zmiana, dlatego przeprowadzimy Cię przez nią krok po kroku - od ustawienia uprawnień po pierwsze wystawione faktury.

Nasi klienci wystawiają i odbierają faktury KSeF bezpłatnie w panelu przedsiębiorcy, bez logowania do rządowych aplikacji. Faktury sprzedażowe i zakupowe trafiają wprost do księgowości, więc nie musisz niczego przepisywać ani przesyłać osobno. Całą obsługę prowadzimy po polsku i po angielsku.