Biuro rachunkowe online dla usług sprzątania
Autor Agnieszka Saladra, Dyplomowana Księgowa
Prowadzisz firmę sprzątającą i chcesz mieć pewność, że rozliczenia są zawsze poprawne? Księgowość dla firmy sprzątającej rządzi się swoimi prawami - stałe kontrakty na sprzątanie biur i obiektów, faktury cykliczne, intensywne zatrudnianie pracowników oraz spore koszty sprzętu i środków czystości. W Luno-Group prowadzimy księgowość online, dzięki której zajmiesz się rozwojem ekip, a my zadbamy o liczby, terminy i bezpieczeństwo Twojej działalności.
Jako biuro rachunkowe dla branży sprzątającej rozumiemy, że pracujesz zarówno dla firm na kontraktach stałych, jak i dla klientów prywatnych, gdzie może być potrzebna kasa fiskalna. Doświadczony księgowy porówna formy opodatkowania, rozliczy zatrudnienie i ZUS oraz uporządkuje koszty podwykonawców. Działamy w pełni zdalnie i obsługujemy klientów w języku polskim lub angielskim.
Firmy obsługujące biurowce, galerie, hale i wspólnoty na podstawie kontraktów stałych, które potrzebują rozliczeń faktur cyklicznych i kontroli kosztów.
Firmy sprzątające mieszkania i domy, w których może pojawić się obowiązek kasy fiskalnej - pomożemy ustalić zasady ewidencji sprzedaży.
Działalności intensywnie zatrudniające na umowę o pracę i zlecenia, z dużą rotacją kadry, ZUS i potrzebą sprawnej obsługi kadrowo-płacowej.
Prowadzimy KPiR lub ewidencję ryczałtu, księgujemy faktury cykliczne z kontraktów oraz koszty środków czystości i sprzętu, pilnując terminów podatkowych.
Obsługujemy zatrudnianie na umowy o pracę i zlecenia, naliczamy wynagrodzenia, ZUS i zaliczki - także przy dużej rotacji pracowników w ekipach sprzątających.
Wyjaśniamy różnice między ryczałtem w niskiej stawce dla usług a zasadami ogólnymi i liczymy oba warianty przy skali kontraktów i kosztach Twojej firmy - decyzję podejmujesz Ty.
Rozliczamy VAT lub pomagamy zachować zwolnienie podmiotowe, a przy sprzedaży dla osób prywatnych ustalamy zasady ewidencji na kasie fiskalnej.
Porządkujemy koszty maszyn, środków czystości oraz rozliczenia z podwykonawcami i ekipami, abyś realnie widział rentowność każdego kontraktu.
Wspieramy wystawianie faktur cyklicznych za stałą obsługę obiektów i przypominamy o płatnościach, składkach oraz deklaracjach, byś nie przekroczył terminów.
Bo łączymy w pełni zdalną, wygodną księgowość online ze znajomością realiów branży sprzątającej. Dokumenty przesyłasz przez panel przedsiębiorcy, masz stały kontakt z księgowym i nie tracisz czasu na dojazdy. Obsługujemy klientów po polsku i angielsku, dlatego sprawnie rozliczymy także firmy zatrudniające wielonarodowe ekipy. Reagujemy na pytania, pilnujemy terminów i dbamy o bezpieczeństwo Twoich rozliczeń.
Najczęstsza pułapka w tej branży to stawka ryczałtu. Zwykłe, niespecjalistyczne sprzątanie biur, mieszkań i obiektów (PKWiU z grupy 81.21) zwykle mieści się w stawce 8,5%, ale gdy do umowy dochodzą elementy technicznego utrzymania nieruchomości czy szeroko rozumianego facility management (np. PKWiU 81.10.10.0), część przychodu może podlegać wyższej stawce 15%. Jeden kontrakt potrafi więc łączyć dwie stawki - i właśnie dlatego treść umowy oraz prawidłowy kod PKWiU mają realne przełożenie na podatek. Przy mieszanym zakresie usług prowadzimy ewidencję przychodów rozdzielnie, żeby każda część była rozliczona właściwą stawką.
Druga kwestia to kasa fiskalna przy sprzedaży dla osób prywatnych. Obowiązek pojawia się dopiero po przekroczeniu 20 000 zł obrotu rocznego wobec konsumentów, ale istnieje istotny wyjątek: jeśli przyjmujesz wyłącznie płatności bezgotówkowe (przelew, BLIK na konto firmowe) i z ewidencji wynika, czego dotyczyła wpłata, kasy możesz nie potrzebować nawet przy wyższych przychodach. Ustawienie obiegu płatności na starcie potrafi więc zaoszczędzić koszt i obsługę urządzenia.
Po stronie kosztów branża sprzątająca ma sporo pozycji obniżających podstawę opodatkowania na zasadach ogólnych lub liniowym: maszyny czyszczące, odkurzacze przemysłowe, środki chemiczne, odzież robocza i BHP, paliwo oraz dojazdy do obiektów, a przede wszystkim wynagrodzenia i składki ZUS pracowników oraz faktury podwykonawców. Przy intensywnym zatrudnieniu to często największa pozycja kosztowa - dlatego porównanie ryczałtu z formami uwzględniającymi koszty bywa tu szczególnie istotne.
W praktyce co miesiąc do księgowania trafiają u nas: faktury cykliczne za stałą obsługę obiektów, faktury zakupowe za środki i sprzęt, rachunki i umowy zlecenia ekip, listy płac wraz z deklaracjami ZUS, a od 1 kwietnia 2026 r., odkąd KSeF jest obowiązkowy dla przedsiębiorców poza najmniejszymi, także faktury ustrukturyzowane. Firmy, które w danym miesiącu wystawiają faktury na kwotę nie wyższą niż 10 000 zł brutto, mogą fakturować poza KSeF do 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie już wszystkich. Dokumenty przekazujesz wyłącznie przez panel przedsiębiorcy, a księgowy pilnuje terminów zaliczek, składek i deklaracji.
Nie wskazujemy z góry „właściwej" formy - policzymy warianty obok siebie na Twoich liczbach (kontrakty B2B, sprzedaż dla konsumentów, koszty, zatrudnienie), a decyzję podejmujesz Ty. Wstępne porównanie zrobisz też samodzielnie w kalkulatorze formy opodatkowania, a szczegóły dopracujemy w rozmowie z Tobą.
Zanim powierzysz nam księgowość swojej firmy.
Usługi sprzątania zwykle mieszczą się w ryczałcie o niskiej stawce, ale ryczałt liczy się od przychodu, bez odliczania kosztów, a skala podatkowa i podatek liniowy uwzględniają koszty (sprzęt, środki, pracownicy). Doświadczony księgowy przeanalizuje Twoją sytuację, porówna dostępne formy pod kątem skali działalności i pokaże wyliczenia - decyzję podejmujesz Ty.
Tak. Obsługujemy umowy o pracę i zlecenia, naliczamy wynagrodzenia, składki ZUS i zaliczki na podatek, a także przygotowujemy dokumenty zgłoszeniowe. Przy dużej rotacji kadry w ekipach sprzątających prowadzimy bieżącą obsługę kadrowo-płacową, byś miał porządek w zatrudnieniu.
Zależy to głównie od tego, czy świadczysz usługi dla osób prywatnych i jaki masz obrót. Przy sprzedaży dla konsumentów kasa fiskalna często bywa wymagana. Sprawdzimy Twój profil działalności, ustalimy obowiązki i podpowiemy, jak prawidłowo ewidencjonować sprzedaż.
Niekoniecznie - wiele firm sprzątających korzysta ze zwolnienia podmiotowego do ustalonego limitu obrotu. Jeśli jednak współpracujesz głównie z firmami na kontraktach, weź pod uwagę, że jako czynny podatnik VAT możesz odliczać VAT od zakupów, a kontrahenci będący podatnikami VAT mogą odliczyć VAT z Twoich faktur. Przeanalizujemy Twoją sytuację i pokażemy oba warianty - decyzję podejmujesz Ty.
Księgujemy zakupy maszyn, urządzeń i środków czystości oraz faktury od podwykonawców i ekip współpracujących. Pomagamy poprawnie zakwalifikować wydatki, dzięki czemu obniżasz podstawę opodatkowania i widzisz realną rentowność poszczególnych kontraktów.
Tak, prowadzimy księgowość online - dokumenty przesyłasz przez panel przedsiębiorcy (dostęp dostajesz po podpisaniu umowy), a kontakt z księgowym masz zdalnie, bez wizyt w biurze. Obsługujemy klientów w języku polskim lub angielskim, więc współpraca jest wygodna także dla firm zatrudniających wielonarodowe ekipy.
Umów bezpłatną konsultację - poznamy specyfikę Twoich kontraktów i zatrudnienia, sprawdzimy formę opodatkowania i przedstawimy wycenę.
Umów bezpłatną konsultację