Zatrudnienie pierwszego pracownika - krok po kroku

Umowa i obowiązki jeszcze przed pierwszym dniem pracy

Zatrudnienie zaczyna się od ustalenia formy współpracy i warunków, a następnie zawarcia umowy. Przy umowie o pracę najczęściej stosuje się formę pisemną. Jeśli umowa nie została zawarta na piśmie, pracodawca ma obowiązek najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy oraz jej warunków. Dodatkowo w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy pracownik powinien otrzymać pisemną informację o warunkach zatrudnienia.

Jeszcze przed pierwszym dniem pracy trzeba dopełnić dwóch obowiązków z zakresu bezpieczeństwa: skierować pracownika na badania wstępne oraz zapewnić szkolenie wstępne BHP. Bez aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań i bez odbytego szkolenia BHP pracownika co do zasady nie wolno dopuścić do wykonywania pracy. To etap, którego nie da się 'nadrobić' później bez ryzyka.

• Ustal formę współpracy i warunki, a następnie zawrzyj umowę (przy etacie zwykle na piśmie).
• Skieruj pracownika na badania wstępne i odbierz orzeczenie lekarskie przed dopuszczeniem do pracy.
• Zapewnij szkolenie wstępne BHP (instruktaż ogólny i stanowiskowy) i udokumentuj jego odbycie.
• Przekaż pisemną informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.

Badania wstępne i szkolenie BHP

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Na badania wstępne kieruje się na podstawie skierowania, w którym opisuje się stanowisko i warunki pracy. Koszt badań ponosi pracodawca. Wyjątek dotyczy m.in. sytuacji, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy z tym samym pracodawcą.

Drugim warunkiem dopuszczenia do pracy jest szkolenie wstępne BHP - instruktaż ogólny oraz stanowiskowy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzić szkolenia okresowe. Odbycie szkolenia i dopuszczenie do pracy trzeba udokumentować. Dopuszczenie pracownika bez aktualnych badań lub bez szkolenia BHP jest wykroczeniem zagrożonym grzywną.

Zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni

Pracownika zatrudnionego na umowę o pracę zgłasza się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA. Czas na zgłoszenie to 7 dni liczone w dniach kalendarzowych od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli zwykle od dnia rozpoczęcia pracy wynikającego z umowy. Jeżeli wraz z zatrudnieniem pracownika firma sama staje się płatnikiem składek, trzeba też dokonać własnej rejestracji jako płatnik.

Formularz ZUA stosuje się przy pełnym ubezpieczeniu (społeczne i zdrowotne) - to typowa sytuacja przy umowie o pracę. Po stronie pracodawcy pojawia się obowiązek comiesięcznego rozliczania i opłacania składek oraz przekazywania deklaracji rozliczeniowych. Niezgłoszenie pracownika w terminie wiąże się z odpowiedzialnością wobec ZUS. Zasady i kody zgłoszeniowe warto na bieżąco weryfikować na zus.pl i biznes.gov.pl.

• Formularz ZUS ZUA - zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.
• Termin: 7 dni kalendarzowych od powstania obowiązku ubezpieczeń (od dnia rozpoczęcia pracy).
• Jeśli firma dopiero staje się płatnikiem - konieczna także rejestracja płatnika składek.
• Co miesiąc: rozliczenie i opłacenie składek oraz złożenie deklaracji rozliczeniowych.

Zaliczka na PIT i oświadczenie PIT-2

Jako pracodawca jesteś płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy pracownika. Dochód z umowy o pracę opodatkowany jest według skali podatkowej (12% do 120 000 zł podstawy i 32% powyżej), a co miesiąc pobierasz i odprowadzasz zaliczkę. W 2026 r. kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł, a kwota zmniejszająca podatek - 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie).

Aby zaliczka była pomniejszana o kwotę zmniejszającą, pracownik składa oświadczenie PIT-2. Na jego podstawie pracodawca pomniejsza miesięczną zaliczkę o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (czyli o 300 zł). Bez złożonego PIT-2 zaliczka jest wyższa, a pracownik odzyska nadpłatę dopiero w rozliczeniu rocznym. Złożenie PIT-2 na starcie wpływa na wynagrodzenie pracownika 'na rękę' przez cały rok.

• Skala podatkowa: 12% do 120 000 zł podstawy, 32% od nadwyżki.
• Kwota wolna 30 000 zł, kwota zmniejszająca podatek 300 zł miesięcznie.
• PIT-2 pozwala stosować 1/12 kwoty zmniejszającej już w trakcie roku.
• Bez PIT-2 niższa pensja netto co miesiąc i zwrot dopiero w PIT rocznym.

Składki ZUS pracodawcy i całkowity koszt zatrudnienia

Wynagrodzenie brutto to nie jest pełny koszt etatu. Od kwoty brutto pracownika część składek finansuje pracodawca ze swoich środków: emerytalną (9,76%), rentową (6,5%), wypadkową (dla mniejszych płatników standardowo 1,67%), Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (łącznie 2,45%) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%). Do tego mogą dojść wpłaty do PPK, jeśli pracownik z niego nie zrezygnował.

Dla minimalnego wynagrodzenia w 2026 r. (4 806 zł brutto) całkowity koszt po stronie pracodawcy - bez PPK - wynosi orientacyjnie ok. 5 790 zł miesięcznie, czyli o blisko 1 000 zł więcej niż kwota brutto. Składka wypadkowa dla części płatników może różnić się od 1,67% (zależy m.in. od rodzaju działalności i liczby ubezpieczonych), dlatego dokładną kwotę warto policzyć indywidualnie i potwierdzić aktualne stawki w ZUS.

• Emerytalna 9,76% i rentowa 6,5% - finansowane przez pracodawcę od kwoty brutto.
• Wypadkowa - dla mniejszych płatników standardowo 1,67% (stawka może się różnić).
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45% oraz FGŚP 0,10%.
• Minimalne wynagrodzenie 2026: 4 806 zł brutto; minimalna stawka godzinowa 31,40 zł.

Akta osobowe i dokumentacja pracownicza

Dla każdego pracownika trzeba założyć i prowadzić odrębne akta osobowe, z dokumentami uporządkowanymi chronologicznie i ponumerowanymi. Akta dzielą się obecnie na części A-E. W części A znajdują się m.in. dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania i orzeczenia z badań, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Pozostałe części obejmują m.in. dokumentację związaną z odpowiedzialnością porządkową i ustaniem zatrudnienia.

Obok akt osobowych pracodawca prowadzi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy, dokumenty urlopowe i płacowe). Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się co do zasady przez okres zatrudnienia oraz 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dokumentację trzeba przechowywać w sposób gwarantujący jej poufność, integralność i dostępność.

PPK - obowiązki pracodawcy i autozapis

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to program, do którego co do zasady zapisuje się pracowników automatycznie. Wpłata podstawowa wynosi 2% wynagrodzenia po stronie pracownika i 1,5% po stronie pracodawcy (możliwe są też wpłaty dodatkowe). Pracownik może zrezygnować z dokonywania wpłat, składając pracodawcy odpowiednią deklarację - wówczas wpłaty nie są naliczane.

Rezygnacja nie jest jednak bezterminowa. W ramach tzw. ponownego autozapisu deklaracje o rezygnacji wygasają cyklicznie (co 4 lata), a wpłaty są wznawiane, jeśli pracownik ponownie nie zrezygnuje. Po stronie pracodawcy oznacza to obowiązek terminowego informowania uczestników, naliczania i przekazywania wpłat do instytucji finansowej w wymaganych terminach. Szczegóły i bieżące terminy warto sprawdzać na mojeppk.pl.

• Wpłata podstawowa: 2% (pracownik) i 1,5% (pracodawca) wynagrodzenia.
• Autozapis - pracownik jest zapisywany automatycznie, ale może złożyć rezygnację.
• Ponowny autozapis - rezygnacje wygasają cyklicznie i wpłaty mogą zostać wznowione.
• Pracodawca nalicza, przekazuje wpłaty i informuje uczestników w terminach ustawowych.

Formy zatrudnienia, urlopy i obowiązki bieżące

Pierwszego współpracownika można zatrudnić na różnych podstawach - najczęściej w grę wchodzi umowa o pracę, umowa zlecenia lub współpraca B2B. Każda z nich inaczej rozkłada składki, opodatkowanie, zakres ochrony i obowiązki po stronie zatrudniającego. Nie wskazujemy formy 'najlepszej' - porównamy i przedstawimy różnice na liczbach z Twojej sytuacji, a decyzję podejmujesz Ty. Szczegóły opisujemy w osobnym poradniku o umowie o pracę, zleceniu i B2B.

Przy umowie o pracę pojawiają się dodatkowe uprawnienia pracownika, w tym płatny urlop wypoczynkowy - 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10-letnim. Do stażu urlopowego wlicza się szerszy katalog okresów, m.in. prowadzenia działalności gospodarczej i wykonywania zlecenia - w jednostkach sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r., a u pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423). Do bieżących obowiązków dochodzą też terminowa wypłata wynagrodzenia, prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz comiesięczne rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym.

Z uwagi na liczbę terminów i zmieniające się przepisy aktualny stan obowiązków warto potwierdzać u źródła - na zus.pl, biznes.gov.pl oraz pip.gov.pl. W Luno-Group, jako biuro rachunkowe online, prowadzimy kadry i płace, pilnujemy zgłoszeń i terminów oraz liczymy koszty - tak, by pierwsze zatrudnienie przebiegło bez pominięcia formalności.