Biuro rachunkowe online dla cateringu
Autor Agnieszka Saladra, Dyplomowana Księgowa
Prowadzisz firmę cateringową, food truck albo catering dietetyczny? Nasza księgowość dla firmy cateringowej jest dopasowana do realiów branży: różnych stawek VAT na usługi cateringowe i sprzedawane produkty, kasy fiskalnej w gastronomii, rozliczania surowców oraz strat i ubytków, a także obsługi eventów i zamówień firmowych na fakturę. Zamiast walczyć z dokumentami po zakończonym evencie, przekazujesz je przez panel przedsiębiorcy i wracasz do gotowania oraz obsługi klientów.
To biuro rachunkowe dla food trucków i firm cateringowych, w którym Twoimi finansami zajmuje się doświadczony księgowy, a nie sama aplikacja. Łączymy wygodę księgowości online z realnym wsparciem człowieka: porównujemy formy opodatkowania, pilnujemy terminów i tłumaczymy liczby na zrozumiały język. Dokumenty wysyłasz przez panel przedsiębiorcy, a my prowadzimy Twoją księgowość rzetelnie i terminowo - po polsku lub angielsku.
Firmy obsługujące wesela, konferencje i imprezy firmowe, które łączą zamówienia B2B na fakturę ze sprzedażą dla osób prywatnych i potrzebują uporządkowanych rozliczeń VAT oraz kosztów surowców.
Mobilne punkty, food trucki i bistra - często sezonowe, z dużą liczbą drobnych transakcji z kasy fiskalnej i zmiennym obrotem w ciągu roku, dla których ważna jest prosta obsługa online.
Firmy dowożące diety pudełkowe i zdrowe posiłki w abonamencie, które rozliczają sprzedaż subskrypcyjną, zaliczki na zamówienia oraz mieszane stawki VAT na posiłki i napoje.
Gastronomia co do zasady objęta jest obowiązkiem kasy fiskalnej. Księgujemy raporty dobowe i miesięczne, pilnujemy ewidencji i spinamy sprzedaż gotówkową z kartową w jedną całość.
Rozdzielamy sprzedaż na właściwe stawki VAT - usługi gastronomiczne i cateringowe bywają objęte 8%, a część produktów i napojów 23% - i przygotowujemy pliki JPK_V7.
Księgujemy zakup surowców i produktów, pomagamy ująć straty oraz ubytki i wspieramy przy remanentach, które porządkują obraz kosztów i marży Twojego cateringu.
Rozliczamy zamówienia firmowe i obsługę eventów na fakturę, ujmujemy zaliczki na rezerwacje terminów oraz porządkujemy sprzedaż B2B obok sprzedaży dla osób prywatnych.
Obsługujemy umowy o pracę, zlecenia i pracę dorywczą, w tym pracowników sezonowych, naliczamy wynagrodzenia, składki ZUS oraz zaliczki na podatek za zespół cateringu.
Porównamy formy opodatkowania, ustalimy właściwą stawkę ryczałtu dla działalności gastronomicznej, ujmiemy leasing sprzętu i pojazdu, a o terminach przypomnimy z wyprzedzeniem.
Dostajesz stałego, doświadczonego księgowego, który zna specyfikę cateringu - kasy fiskalne, mieszane stawki VAT, rozliczanie surowców, strat i ubytków, obsługę eventów i zamówień firmowych B2B, sezonowość oraz leasing sprzętu i pojazdu. Pomagamy też ustalić właściwą stawkę ryczałtu dla działalności gastronomicznej i usługowej. Pracujemy w pełni online, dokumenty przekazujesz przez panel przedsiębiorcy, bez kolejek, a my pilnujemy terminów, porównujemy warianty rozliczeń i odpowiadamy na pytania zrozumiałym językiem. Obsługę prowadzimy po polsku i angielsku (PL / EN). To wsparcie stałego księgowego połączone z wygodą nowoczesnego biura rachunkowego online.
Najczęstszą pułapką w tej branży jest mylenie usługi cateringowej z usługą gastronomiczną - to nie to samo w VAT. Catering, czyli przygotowanie i dostarczenie posiłku poza Twoim lokalem (PKWiU 56.21), to inna kategoria niż gastronomia, polegająca na podaniu dania w miejscu jego przyrządzenia. Rozróżnienie działa w dwie strony: wpływa na stawkę sprzedaży, a po stronie zakupów decyduje o prawie do odliczenia. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT od nabytych usług gastronomicznych nie odliczysz podatku, a od usług cateringowych - co do zasady tak. Przy błędnej klasyfikacji na fakturze łatwo o korektę i dopłatę.
Druga rzecz to napoje. Sam catering bywa objęty stawką 8%, ale napoje - od wody i kawy po alkohol - zwykle idą według stawki podstawowej 23% i muszą być wyodrębnione na dokumencie sprzedaży. Nie wolno „schować" całego zamówienia w jednej pozycji 8%, jeśli zawiera napoje. Warto też wiedzieć, że Ministerstwo Finansów pracuje nad zmianami stawek na wybrane kategorie napojów (projekt UD327) z planowanym wejściem od lipca 2026 - śledzimy to za Ciebie.
Na ryczałcie catering nie ma jednej stawki. Przychody z działalności gastronomicznej, w tym ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu poniżej 1,5%, mieszczą się zwykle w stawce 3%, a działalność usługowa oraz sprzedaż napojów powyżej 1,5% alkoholu - w 8,5%. Jeśli łączysz różne rodzaje przychodów, musisz prowadzić ewidencję tak, aby przypisać właściwą stawkę do każdego z nich. To realne pole do błędu, które ustawiamy z Tobą od początku.
Po stronie kosztów catering ma sporo do ujęcia: surowce i opakowania (w tym pudełka diet), energia i gaz, najem kuchni, paliwo i eksploatacja auta dostawczego, leasing sprzętu chłodniczego oraz wynagrodzenia ekipy sezonowej. Comiesięcznie pracujemy zwykle na raportach dobowych i miesięcznych z kasy fiskalnej, fakturach zakupu surowców, fakturach sprzedaży B2B za eventy, dokumentach zaliczek na rezerwacje oraz listach płac - wszystko trafia do nas przez panel przedsiębiorcy.
Nie wskazujemy z góry „właściwej" formy - policzymy warianty obok siebie (skala, liniowy, ryczałt 3%/8,5%) na Twoich liczbach, a decyzję podejmujesz Ty. Punktem wyjścia może być nasz kalkulator formy opodatkowania, który pokazuje różnice podatku i składki zdrowotnej dla działalności gastronomicznej.
Zanim powierzysz nam księgowość swojej firmy.
Działalność gastronomiczna co do zasady objęta jest obowiązkiem ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, a wiele usług cateringowych podlega mu bezwzględnie. Sytuacja zależy jednak od formy działalności i rodzaju sprzedaży, dlatego sprawdzimy Twój przypadek i przedstawimy rozwiązanie.
Usługi gastronomiczne i cateringowe bywają objęte stawką 8%, ale część produktów oraz napojów, w tym alkohol, może być opodatkowana stawką 23%. Dlatego sprzedaż trzeba poprawnie rozdzielać. Pomożemy ustawić ewidencję tak, aby stawki VAT były naliczane prawidłowo i bez ryzyka błędów.
Dla działalności gastronomicznej i usługowej ryczałt zwykle występuje w określonej stawce, jednak możliwość i wysokość zależą od rodzaju usług oraz limitu przychodów. Porównamy dostępne formy opodatkowania i ustalimy właściwą stawkę dla Twojej firmy, po analizie konkretnego przypadku - decyzję podejmujesz Ty.
Zamówienia firmowe i obsługę eventów rozliczamy na fakturę, ujmujemy zaliczki oraz zadatki na rezerwacje terminów i pilnujemy momentu powstania przychodu. Sprzedaż B2B porządkujemy obok sprzedaży dla osób prywatnych, abyś miał jasny obraz każdej części biznesu.
Zakup surowców i produktów księgujemy jako koszty, a przy odpowiednim udokumentowaniu pomagamy ująć straty oraz ubytki magazynowe. Wspieramy też przy remanentach. Dzięki temu koszty i marża Twojego cateringu są przejrzyste, a rozliczenia bezpieczne podatkowo.
Tak, to księgowość online - dokumenty, raporty z kasy fiskalnej i faktury przesyłasz przez panel przedsiębiorcy (dostęp dostajesz po podpisaniu umowy), bez wizyt w biurze. Obsługujemy zarówno catering całoroczny, jak i sezonowe food trucki, pomagamy rozliczać pracę dorywczą, a kontakt prowadzimy po polsku i angielsku.
Umów bezpłatną konsultację - porozmawiamy o Twoim cateringu, porównamy formy rozliczeń i przedstawimy wycenę.
Umów bezpłatną konsultację