Poradnik · Faktury
Aktualizacja: · 7 min czytania · Autor Agnieszka Saladra, Dyplomowana Księgowa
Gdy otrzymasz część zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, dokumentuje ją faktura zaliczkowa, a całą transakcję domyka faktura końcowa. W tym poradniku pokażemy, kiedy wystawia się każdy z tych dokumentów, jakie elementy musi zawierać faktura zaliczkowa, jak policzyć VAT od zaliczki i jak działa to w KSeF od 2026 roku. Klienci Luno-Group wystawiają faktury zaliczkowe i końcowe bezpłatnie w panelu przedsiębiorcy.
W skrócie
Fakturę zaliczkową wystawiasz wtedy, gdy przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymasz całość lub część zapłaty. Przepisy traktują tak samo różne formy przedpłaty: zaliczkę, zadatek, przedpłatę, ratę czy wkład. Liczy się sam fakt, że pieniądze wpłynęły, zanim doszło do sprzedaży.
Jeśli sprzedajesz na rzecz innej firmy, otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek udokumentowania jej fakturą. W transakcjach z konsumentem fakturę zaliczkową wystawiasz na żądanie kupującego. Od zasady są wyjątki - przy niektórych czynnościach, na przykład najmie, leasingu czy dostawie mediów, sama zaliczka nie wywołuje obowiązku podatkowego i osobnej faktury zaliczkowej się nie wystawia.
Jest też sytuacja, w której faktury zaliczkowej można w ogóle nie wystawiać: gdy zapłatę otrzymujesz i realizujesz dostawę w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym). Wtedy całą transakcję możesz ująć w jednej fakturze. To, czy w Twoim przypadku faktura zaliczkowa jest potrzebna, zależy od rodzaju czynności i momentu zapłaty - na życzenie sprawdzimy to na Twoich danych.
Faktura zaliczkowa zawiera większość elementów zwykłej faktury, ale ma też kilka pól specyficznych dla zaliczki. To one decydują o tym, że dokument jest poprawny.
Faktura zaliczkowa odnosi się do otrzymanej kwoty, a nie do całej wartości zamówienia. Jeśli wystawiasz więcej niż jedną fakturę zaliczkową do tej samej transakcji, ostatnia z nich powinna zawierać numery wcześniejszych faktur zaliczkowych, tak aby było widać, że razem obejmują całość zapłaty.
Przy zaliczkach obowiązuje inna zasada niż przy zwykłej sprzedaży. Co do zasady obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi. Jeśli jednak wcześniej otrzymasz całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania - w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
W praktyce oznacza to, że VAT od zaliczki wykazujesz w rozliczeniu za okres, w którym pieniądze wpłynęły, a nie dopiero przy końcowej dostawie. Datą, która tu decyduje, jest data otrzymania zapłaty, a nie data wystawienia faktury zaliczkowej. Fakturę możesz wystawić nawet do 60 dni przed otrzymaniem zaliczki, ale obowiązek podatkowy i tak powstanie dopiero z chwilą faktycznego wpływu środków.
Od tej reguły są wyjątki - dla części czynności, jak najem, leasing czy dostawa mediów, otrzymanie zaliczki nie przyspiesza momentu powstania obowiązku podatkowego. Ponieważ szczegóły zależą od rodzaju transakcji, sam moment ujęcia VAT wyjaśnimy w odniesieniu do konkretnej sytuacji.
Zaliczkę wpłaca się zwykle w kwocie brutto, dlatego VAT liczy się metodą 'w stu' - czyli wyodrębnia się go z kwoty, która zawiera już podatek. Służy do tego wzór:
kwota VAT = (zaliczka brutto x stawka VAT) / (100 + stawka VAT)
Klient wpłaca 1 230 zł zaliczki na usługę objętą stawką 23%. Kwota VAT to (1 230 x 23) / 123 = 230 zł, a wartość netto zaliczki wynosi 1 000 zł. Na fakturze zaliczkowej wykazujesz więc: netto 1 000 zł, VAT 230 zł, brutto 1 230 zł - i ten VAT rozliczasz w okresie otrzymania wpłaty.
Fakturę końcową (nazywaną też rozliczeniową) wystawiasz po zrealizowaniu dostawy lub wykonaniu usługi, gdy wpłacone wcześniej zaliczki nie pokryły 100% wartości transakcji. Domyka ona rozliczenie i pokazuje, ile pozostało do zapłaty.
Na fakturze końcowej wykazujesz pełną wartość towaru lub usługi, a następnie pomniejszasz ją o sumę otrzymanych zaliczek oraz o kwoty VAT wykazane w fakturach zaliczkowych. Do zapłaty pozostaje różnica. Faktura końcowa powinna też zawierać numery wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych - w KSeF są to ich numery KSeF - aby widoczne było powiązanie dokumentów.
Usługa kosztuje 12 300 zł brutto (10 000 zł netto + 2 300 zł VAT). Klient wpłacił wcześniej 1 230 zł zaliczki (1 000 zł netto + 230 zł VAT) udokumentowanej fakturą zaliczkową. Na fakturze końcowej wykazujesz całość 12 300 zł, pomniejszasz o zaliczkę i jej VAT, a do zapłaty zostaje 11 070 zł (9 000 zł netto + 2 070 zł VAT).
Jeśli zaliczka (lub suma zaliczek) pokryła całą wartość transakcji, faktura końcowa co do zasady nie jest potrzebna. Cała kwota i cały VAT zostały już wykazane w fakturach zaliczkowych, więc nie ma czego dodatkowo rozliczać.
W takiej sytuacji rolę dokumentu zamykającego pełni ostatnia faktura zaliczkowa, która obejmuje 100% zapłaty. Powinna ona zawierać numery wcześniejszych faktur zaliczkowych dotyczących tej samej transakcji - w KSeF ich numery KSeF (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT). Przepisy nie przewidują w tej sytuacji dodatkowej faktury końcowej 'na zero', a praktyka jej wystawiania bywa różnie oceniana - sposób udokumentowania ustalimy na danych konkretnej transakcji.
Terminy są takie same jak przy zwykłej fakturze, ale liczy się je od różnych zdarzeń - przy zaliczkowej od otrzymania zapłaty, przy końcowej od dostawy lub wykonania usługi.
Pilnowanie tych terminów ma znaczenie dla rozliczeń VAT. W Luno-Group czuwamy nad nimi za klientów, dzięki czemu faktury zaliczkowe i końcowe trafiają do ksiąg na czas.
Od 2026 roku faktury między firmami wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) w formie ustrukturyzowanej, zgodnej ze schematem FA(3). Obowiązek wszedł etapami: od 1 lutego 2026 dla firm, których sprzedaż wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 - dla pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 obejmie najmniejszych, którzy do końca 2026 roku korzystają z wyłączenia przy sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 000 zł miesięcznie. Obejmuje to także faktury zaliczkowe i końcowe.
W KSeF faktura zaliczkowa to taki sam plik FA(3) jak inne e-faktury, tyle że z polami właściwymi dla zaliczki. Powiązanie faktury końcowej z zaliczkowymi wskazuje się przez numery KSeF wcześniejszych faktur zaliczkowych, podawane w części FakturaZaliczkowa struktury FA(3); jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona poza KSeF, podaje się jej numer nadany przez sprzedawcę. Utrzymane zostaje też ułatwienie znane z dotychczasowych przepisów: gdy zapłatę otrzymasz i zrealizujesz sprzedaż w tym samym miesiącu, możesz pominąć osobną fakturę zaliczkową i wystawić jedną fakturę.
Do końca 2026 roku obowiązują pewne rozwiązania przejściowe, między innymi możliwość wystawiania niektórych faktur poza KSeF przy niskiej miesięcznej wartości sprzedaży. Ponieważ szczegóły zależą od sytuacji firmy, przy wątpliwościach co do tego, jak dokumentować zaliczki, wyjaśnimy je na Twoich danych.
W Luno-Group prowadzimy księgowość online, ale za rozliczeniami stoją doświadczeni księgowi, a nie sama aplikacja. Faktury zaliczkowe bywają mylące, bo łączą się z momentem powstania obowiązku VAT i z fakturą końcową - zadbamy o to, by całość była spójna i rozliczona w odpowiednim okresie.
Nasi klienci wystawiają faktury zaliczkowe i końcowe bezpłatnie w panelu przedsiębiorcy, a my dopilnujemy terminów i poprawnego powiązania dokumentów w KSeF. Całą obsługę prowadzimy po polsku i po angielsku.
Źródła i podstawa prawna
Zobacz też
Fakturę zaliczkową wystawiasz, gdy przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymasz całość lub część zapłaty od innej firmy. W transakcji z konsumentem robisz to na jego żądanie. Wyjątkiem są między innymi najem, leasing i dostawa mediów, przy których sama zaliczka nie wymaga faktury zaliczkowej.
Co do zasady obowiązek podatkowy w VAT od zaliczki powstaje z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Liczy się data wpływu pieniędzy, a nie data wystawienia faktury. Dla części czynności, jak najem czy dostawa mediów, zaliczka nie przyspiesza momentu powstania obowiązku podatkowego.
VAT liczy się metodą 'w stu' z kwoty brutto wzorem: kwota VAT = (zaliczka brutto x stawka) / (100 + stawka). Przy zaliczce 1 230 zł i stawce 23% VAT wynosi (1 230 x 23) / 123 = 230 zł, a netto 1 000 zł. Tę kwotę podatku rozliczasz w okresie otrzymania wpłaty.
Fakturę końcową wystawiasz po zrealizowaniu dostawy lub wykonaniu usługi, gdy wpłacone zaliczki nie pokryły całej wartości transakcji. Wykazujesz na niej pełną wartość, pomniejszoną o otrzymane zaliczki i przypadający na nie VAT. Powinna też zawierać numery wcześniejszych faktur zaliczkowych - w KSeF ich numery KSeF.
Gdy zaliczka lub suma zaliczek pokryła 100% wartości, faktura końcowa zwykle nie jest potrzebna, bo cała kwota i cały VAT zostały już wykazane. Rolę dokumentu zamykającego pełni wtedy ostatnia faktura zaliczkowa, zawierająca numery poprzednich - w KSeF ich numery KSeF. Przepisy nie przewidują tu dodatkowej faktury końcowej 'na zero', a praktyka jej wystawiania bywa różnie oceniana.
Tak. Od 2026 roku obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF obejmuje także faktury zaliczkowe i końcowe, wystawiane w strukturze FA(3). Obowiązek wszedł etapami: od 1 lutego 2026 dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych; najmniejszych, ze sprzedażą fakturowaną do 10 000 zł miesięcznie, obejmie od 1 stycznia 2027. Powiązanie faktury końcowej z zaliczkowymi wskazuje się przez numery KSeF wcześniejszych faktur zaliczkowych.
Umów bezpłatną konsultację z Luno-Group - zadbamy o poprawne wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych oraz o terminowe rozliczenie VAT, a naszym klientom wystawianie e-faktur udostępniamy bezpłatnie w panelu przedsiębiorcy.
Umów bezpłatną konsultację