Biuro rachunkowe online dla handlowców na B2B
Autor Agnieszka Saladra, Dyplomowana Księgowa
Pracujesz jako przedstawiciel handlowy na B2B albo na umowie agencyjnej i szukasz odpowiedzi, jaki ryczałt dla przedstawiciela handlowego stosować, jak rozliczyć prowizje i co z samochodem? Nasza księgowość dla przedstawicieli handlowych obejmuje ustalenie stawki ryczałtu na podstawie PKWiU i faktycznego zakresu Twoich czynności, ewidencję prowizji i premii od każdego mocodawcy oraz rozliczenie auta - kosztów, limitów i VAT. Stały, doświadczony księgowy pilnuje terminów i limitów, gdy Ty jesteś w trasie.
To biuro rachunkowe dla handlowców na B2B, do którego nie trzeba dojeżdżać, bo działamy online w całej Polsce. Faktury za paliwo i noclegi, zestawienia prowizyjne od mocodawców i umowę agencyjną przekazujesz przez panel przedsiębiorcy, w którym KSeF masz bez dopłat, a pytania zadajesz księgowemu bez limitu, także między spotkaniami z klientami. Ryczałt, podatek liniowy i skalę zestawimy na Twoich prowizjach i kosztach auta, a decyzję podejmujesz Ty. Rozmawiamy po polsku i angielsku, co ułatwia współpracę z zagranicznym mocodawcą.
Handlowcy na JDG pracujący dla producenta lub dystrybutora - w FMCG, farmacji, branży budowlanej czy OZE - rozliczani stałą stawką, prowizją i premiami za wynik.
Agenci pośredniczący w sprzedaży dla kilku mocodawców naraz, z prowizjami od różnych firm, prowizją del credere albo roszczeniem o świadczenie wyrównawcze po zakończeniu współpracy.
Osoby, które zamieniają etat na kontrakt - także u dotychczasowego pracodawcy - i chcą wiedzieć, jak wpływa to na dostępne formy opodatkowania, zanim podpiszą umowę.
Interpretacje indywidualne potwierdzały 8,5% dla usług pośrednictwa komercyjnego (PKWiU 74.90.12.0), ale pośrednictwo w sprzedaży hurtowej (PKWiU grupa 46.1) ustawa objęła stawką 15%. Stawkę ustalimy na podstawie PKWiU i tego, jak faktycznie wygląda Twoja praca dla mocodawcy.
Ujmujemy prowizje, premie od obrotu i bonusy za wynik od każdego mocodawcy osobno i we właściwym okresie - także gdy firma przysyła zestawienie prowizyjne, a Ty wystawiasz fakturę na jego podstawie.
Od 2026 r. limit wartości auta spalinowego o emisji CO2 od 50 g/km uwzględnianej w kosztach to 100 000 zł, według MF także przy leasingu zawartym wcześniej. VAT odliczysz w 50%, a w 100% tylko przy użytku wyłącznie firmowym - po zgłoszeniu VAT-26 i z ewidencją przebiegu.
Rozliczamy wynagrodzenie z umowy agencyjnej w każdej postaci: prowizję, prowizję del credere za odpowiedzialność za to, że klient wykona umowę, oraz świadczenie wyrównawcze, którego agent może żądać po rozwiązaniu umowy.
Te same czynności co na etacie, wykonywane na B2B dla tej samej firmy, mogą zamknąć drogę do ryczałtu, a gdy etat trwał w tym samym roku - także do podatku liniowego. Sprawdzamy to przed pierwszą fakturą.
Pilnujemy limitu zwolnienia z VAT 240 000 zł. Gdy pracujesz dla firmy z innego kraju UE, przed pierwszą usługą potrzebna jest rejestracja do VAT-UE - nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia.
Praca handlowca na kontrakcie to spór o stawkę ryczałtu 8,5% i 15%, prowizje i premie od kilku mocodawców, samochód, którym robisz dziesiątki tysięcy kilometrów rocznie, oraz ograniczenia przy kontrakcie z byłym pracodawcą. Stały, doświadczony księgowy odpowiada na Twoje pytania bez limitu, a przed zmianą mocodawcy czy leasingiem auta pokaże, jak zmienią się podatek i składki w każdej formie - decyzję podejmujesz Ty. Zestawienia prowizyjne dodajesz w panelu przedsiębiorcy z KSeF bez dopłat, a kontakt jest po polsku lub angielsku.
Zacznijmy od sporu o stawkę, bo to pytanie warto zamknąć z biurem rachunkowym, zanim wystawisz pierwszą fakturę na ryczałcie. Jeśli masz w CEIDG kod z grupy 46.1, w PKD 2025 jego nazwa zaczyna się od słów „działalność agentów zajmujących się sprzedażą hurtową”. To budzi obawę o 15%, ale ustawa o ryczałcie odsyła do PKWiU z 2015 r., a nie do PKD. Usługi do grupowania przypisuje sam podatnik, a w interpretacjach potwierdzających 8,5% dla PKWiU 74.90.12.0 organ przyjmuje klasyfikację podaną we wniosku, nie oceniając jej samodzielnie. Interpretacja chroni więc tylko wtedy, gdy opis we wniosku odpowiada temu, co faktycznie robisz.
Dlatego przy ustalaniu stawki pytamy o konkrety. Czy działasz na zlecenie producenta lub dystrybutora i nie przejmujesz własności towaru? Czy Twoja rola kończy się na pozyskaniu klienta, prezentacji oferty i przekazaniu zamówienia, czy zawierasz umowy w imieniu mocodawcy? Komu trafia towar - sklepom, hurtowniom, firmom i instytucjom, czy konsumentom? PKD 2025 za handel hurtowy uznaje sprzedaż detalistom, użytkownikom profesjonalnym, instytucjom i innym hurtownikom, a pośrednictwo w sprzedaży detalicznej wyłącza z grupy 46.1. Odpowiedzi pomagają ocenić, bliżej którego grupowania jest Twoja usługa. Jeden szczegół warto znać od razu: 8,5% dla działalności usługowej nie ma progu 100 000 zł - próg ze stawką 12,5% dotyczy innych przychodów, m.in. z najmu.
Drugi temat to samochód, czyli podstawowe narzędzie pracy handlowca. Przy leasingu operacyjnym limit obejmuje tylko część raty spłacającą wartość auta, a część odsetkowa nie jest nim ograniczona. Przy aucie spalinowym za 160 000 zł i limicie 100 000 zł w koszty trafia 62,5% części kapitałowej. Samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych do końca 2025 r. zachowuje dawny limit 150 000 zł, ale według stanowiska Ministerstwa Finansów leasing operacyjny zawarty przed 2026 r. już nie. Przy użytku mieszanym 25% wydatków na używanie auta nie jest kosztem, a samochód prywatny, którego nie wprowadzasz do firmy, rozliczasz w wysokości 20% wydatków. Na ryczałcie żadna z tych kwot nie obniża podatku, więc wynik porównania form mocno zależy od tego, ile kosztuje Cię auto.
Trzecia pułapka to przejście z etatu na kontrakt w tej samej firmie, bo przepisy o ryczałcie i o podatku liniowym patrzą na różne okresy. Przykład: jeśli byłeś na etacie do listopada 2025 r., a od stycznia 2026 r. robisz to samo dla tej firmy na B2B, w 2026 r. ryczałt odpada, bo liczy się także rok poprzedni, ale podatek liniowy pozostaje dostępny. Gdy etat trwał do marca 2026 r., a kontrakt ruszył w kwietniu, w tym roku odpadają obie formy. Osobną kwestią jest art. 5b ustawy o PIT: czynności nie są działalnością gospodarczą, jeśli łącznie odpowiedzialność wobec osób trzecich ponosi zlecający, pracujesz pod jego kierownictwem w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie oraz nie ponosisz ryzyka gospodarczego. Wtedy przychodu nie rozliczysz jako działalności - ani ryczałtem, ani podatkiem liniowym.
Umowa agencyjna ma też skutki finansowe. Prowizję del credere, czyli odrębne wynagrodzenie za odpowiedzialność za wykonanie zobowiązania przez klienta, można zastrzec tylko w umowie zawartej w formie pisemnej. Po rozwiązaniu umowy agent może żądać świadczenia wyrównawczego, jeśli pozyskał klientów lub istotnie zwiększył obroty, a mocodawca nadal czerpie z tego znaczne korzyści. Świadczenie nie przekroczy rocznego wynagrodzenia liczonego ze średniej z ostatnich pięciu lat, a żądanie trzeba zgłosić przed upływem roku od rozwiązania umowy. Co do zasady nie przysługuje ono, gdy to agent wypowiedział umowę - wyjątki dotyczą m.in. przyczyn leżących po stronie mocodawcy oraz wieku, ułomności lub choroby agenta. Skutki świadczenia w PIT i VAT, zwłaszcza gdy wpływa po zamknięciu firmy, sprawdzamy przed wystawieniem dokumentu. Jeśli pracujesz dla mocodawcy z innego kraju UE, fakturę wystawiasz bez polskiego VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”, a usługę wykazujesz w informacji podsumowującej VAT-UE.
Zanim zdecydujesz, jak się rozliczać, sprawdź, ile zostaje z faktury w każdej formie w naszym kalkulatorze B2B, a limity i warianty finansowania auta znajdziesz w poradniku leasing samochodu w firmie. Na konsultacji policzymy warianty na Twoich prowizjach i kosztach samochodu - decyzję podejmujesz Ty.
Zanim powierzysz nam rozliczenia prowizji i samochodu.
Stawkę wyznacza klasyfikacja PKWiU faktycznie świadczonych usług, a nie kod PKD ani nazwa stanowiska. W interpretacjach indywidualnych Dyrektor KIS potwierdzał 8,5% dla usług pośrednictwa komercyjnego (PKWiU 74.90.12.0), opisanych np. jako utrzymywanie relacji z klientami, przyjmowanie i przekazywanie ofert oraz negocjacje na rzecz zleceniodawcy. Ustawa przewiduje jednak 15% dla pośrednictwa w sprzedaży hurtowej (PKWiU grupa 46.1), a granica między tymi grupowaniami zależy od faktycznego zakresu pracy. Ustalimy właściwą stawkę ryczałtu na podstawie PKWiU i opisu Twoich czynności, a przy wątpliwościach możesz wystąpić o interpretację indywidualną.
Jeśli pośredniczysz w sprzedaży hurtowej i nie przejmujesz własności towaru, PKD 2025 klasyfikuje taką działalność w grupie 46.1 „Sprzedaż hurtowa realizowana na zlecenie” - np. 46.17.Z przy żywności i napojach, 46.18.Z m.in. przy wyrobach farmaceutycznych i kosmetykach albo 46.19.Z przy sprzedaży niewyspecjalizowanej. PKD 2025 obowiązuje od 1 stycznia 2025 r., a kodów PKD 2007 wpisanych wcześniej można używać najdłużej do 31 grudnia 2026 r. Kod PKD nie wyznacza jednak stawki ryczałtu, bo ustawa odsyła do PKWiU. Przy zakładaniu lub zmianie wpisu w CEIDG sprawdzimy, czy kody odpowiadają temu, co faktycznie robisz.
Na własnej działalności możesz rozliczać się ryczałtem, podatkiem liniowym 19% albo według skali podatkowej (12% i 32%). Na ryczałcie podatek liczysz od przychodu, bez odliczania kosztów - także samochodu. Na podatku liniowym i skali koszty auta, telefonu czy noclegów obniżają dochód. Do tego dochodzą składki ZUS i składka zdrowotna, liczona w każdej formie inaczej. Zestawimy te warianty na Twoich prowizjach i wydatkach na auto, a decyzję podejmujesz Ty.
Kodeks cywilny definiuje umowę agencyjną jako stałe pośredniczenie za wynagrodzeniem w zakresie działalności przedsiębiorstwa agenta, na rzecz mocodawcy będącego przedsiębiorcą - dlatego w praktyce agent zwykle prowadzi własną działalność, najczęściej JDG. Umowa agencyjna pojawia się jednak także w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych: osoby wykonujące pracę na jej podstawie są dla ZUS zleceniobiorcami. Sposób rozliczenia Twojej współpracy zależy od treści umowy i sposobu jej wykonywania - przeanalizujemy umowę i pokażemy, jakie podatki i składki z niej wynikają.
To zależy od zakresu czynności. Jeśli na B2B robisz dla firmy, u której byłeś lub jesteś na etacie, to samo co w umowie o pracę z tego lub poprzedniego roku - np. obsługujesz ten sam rejon i tych samych klientów - tracisz prawo do ryczałtu i od dnia takiego przychodu do końca roku rozliczasz się na zasadach ogólnych. Przy podatku liniowym wyłączenie dotyczy czynności z etatu wykonywanych w tym samym roku podatkowym - wtedy zaliczki trzeba przeliczyć według skali od początku roku i zapłacić odsetki za zwłokę. Oba warunki, ten sam odbiorca i te same czynności, muszą wystąpić łącznie.
Przy aucie osobowym używanym także prywatnie odliczasz 50% VAT od zakupu lub rat leasingu, paliwa i napraw. Pełne 100% przysługuje, gdy auto służy wyłącznie działalności: trzeba złożyć VAT-26 do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku, prowadzić ewidencję przebiegu i mieć zasady używania wykluczające jazdy prywatne. Na ryczałcie VAT odliczysz, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, ale kosztów auta nie odliczysz od podatku dochodowego.
Umów bezpłatną konsultację - przejrzymy umowę z mocodawcą i koszty samochodu, policzymy podatek i składki dla ryczałtu, skali i liniowego oraz przedstawimy wycenę.
Umów bezpłatną konsultację