Biuro rachunkowe online dla branży szkoleniowej
Autor Agnieszka Saladra, Dyplomowana Księgowa
Organizujesz szkolenia dla firm, realizujesz usługi z KFS lub BUR albo prowadzisz zajęcia jako niezależny trener? Nasza księgowość dla firm szkoleniowych zaczyna się od pytań, które w tej branży padają najczęściej - czy dane szkolenie jest zwolnione z VAT, co zrobić, gdy dofinansowanie nie sięga 70%, i jak rozliczać firmę, która część usług sprzedaje z VAT, a część bez. Masz stałego, doświadczonego księgowego, który zna te przepisy i pomaga ustalić podstawę zwolnienia oraz jej zapis na fakturze.
To biuro rachunkowe dla szkoleniowców działające w pełni online: z księgowym rozmawiasz bez limitu pytań, a faktury, umowy o dofinansowanie i oświadczenia uczestników przekazujesz przez panel przedsiębiorcy, otwierany po podpisaniu umowy (KSeF działa w nim bez dopłat). Obsługujemy jednoosobowe działalności i spółki z całej Polski, po polsku i angielsku - także wtedy, gdy szkolisz klientów z zagranicy.
Spółki i JDG organizujące szkolenia otwarte i zamknięte dla firm, w tym dostawcy usług z Bazy Usług Rozwojowych, którzy sprzedają szkolenia dofinansowane z KFS, BUR i projektów unijnych.
Szkoleniowcy BHP, sprzedaży, IT czy kompetencji menedżerskich na własnej działalności, którzy prowadzą szkolenia bezpośrednio dla firm albo jako podwykonawcy firm szkoleniowych.
Podmioty, które obok szkoleń sprzedają doradztwo, coaching, audyty lub konferencje i muszą poprawnie rozdzielić sprzedaż zwolnioną od opodatkowanej oraz przychody według stawek ryczałtu.
Sprawdzamy, czy szkolenie spełnia warunki art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT - formy z odrębnych przepisów, akredytację oświatową albo finansowanie w całości ze środków publicznych - i pilnujemy, by faktura bez VAT wskazywała właściwą podstawę prawną.
Przy finansowaniu w co najmniej 70% ze środków publicznych zwolnienie daje § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia MF. Weryfikujemy umowy o dofinansowanie i oświadczenia uczestników, zanim sprzedaż trafi do ewidencji.
Gdy część szkoleń jest zwolniona, a część opodatkowana, VAT od wspólnych kosztów - sali, platformy, marketingu - odlicza się według proporcji. Ustalamy ją na początku roku i korygujemy po jego zakończeniu.
Szkolenie online dla firmy z innego kraju UE rozlicza co do zasady nabywca, a przy transmisjach na żywo dla konsumentów liczy się ich miejsce zamieszkania. Pilnujemy zapisów na fakturach, rejestracji VAT-UE i informacji podsumowujących.
Usługi edukacyjne z działu 85 PKWiU mają ryczałt 8,5%, a doradztwo związane z zarządzaniem i organizacja kongresów - 15%. Stawkę dla każdego rodzaju usług ustalimy na podstawie PKWiU, a ryczałt przeliczymy obok pozostałych form - decyzję podejmujesz Ty.
Rozliczamy faktury trenerów współpracujących na B2B i umowy cywilnoprawne z prowadzącymi. Stały, doświadczony księgowy odpowiada bez limitu na pytania o umowy z prowadzącymi i pilnuje terminów deklaracji.
W branży szkoleniowej o podatkach decydują szczegóły: zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT, próg 70% środków publicznych przy szkoleniach z KFS i BUR, limit 240 000 zł zwolnienia podmiotowego, do którego nie wlicza się sprzedaży zwolnionej przedmiotowo, oraz wyłączenie ze zwolnienia podmiotowego dla usług doradczych. Liczymy proporcję VAT, porównujemy formy opodatkowania i przedstawiamy wyliczenia - decyzję podejmujesz Ty. Między jednym szkoleniem a drugim piszesz do stałego, doświadczonego księgowego bez limitu pytań, po polsku lub angielsku, a umowy o dofinansowanie i faktury przekazujesz przez panel przedsiębiorcy z KSeF bez dopłat.
Zwolnienie szkoleń z VAT wynika z kilku przepisów, które trzeba czytać razem. W ustawie o VAT art. 43 ust. 1 pkt 26 obejmuje jednostki systemu oświaty i uczelnie, pkt 28 - nauczanie języków obcych, a pkt 29 - kształcenie zawodowe i przekwalifikowanie zawodowe świadczone przez pozostałe podmioty. Rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 832) dokłada kolejne podstawy, a dla firm szkoleniowych najważniejszy jest § 3 ust. 1 pkt 14 - kształcenie zawodowe finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych. Żaden z tych przepisów nie odsyła do symbolu PKWiU: o zwolnieniu decyduje charakter usługi i spełnienie warunków, a PKWiU ma znaczenie m.in. dla stawki ryczałtu i kasy fiskalnej. Zwolnienia przedmiotowego nie stosuje się według uznania: gdy warunki są spełnione, usługa jest zwolniona.
Najwięcej błędów dotyczy progu 70%. Zgodnie z art. 126 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia starosta może sfinansować z Krajowego Funduszu Szkoleniowego do 70% kosztów kształcenia, a podmiotom bez pracowników lub zatrudniającym do 9 osób w przeliczeniu na etaty - do 90%, w obu przypadkach nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika. U większych pracodawców maksymalne wsparcie wypada więc dokładnie na progu: jeśli cena szkolenia przekroczy limit na osobę albo urząd przyzna mniej, udział środków publicznych spada poniżej 70% i § 3 ust. 1 pkt 14 przestaje działać. Zostaje wtedy sprawdzenie art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. a i b, a jeśli i te warunki nie są spełnione - VAT 23% albo zwolnienie podmiotowe. Przy kontroli liczą się umowa z urzędem lub operatorem oraz oświadczenie uczestnika albo pracodawcy o źródle i procencie finansowania.
Osobny wątek to trenerzy prowadzący zajęcia jako podwykonawcy. Minister Finansów w interpretacji ogólnej dopuścił zwolnienie także na dalszych etapach łańcucha, jeśli usługa podwykonawcy sama jest kształceniem zawodowym, a z ekonomicznego punktu widzenia finansują ją środki publiczne - w całości albo w co najmniej 70%. Nie obejmuje to świadczeń, które kształceniem nie są; jako przykład interpretacja wskazuje udostępnienie nauczyciela instytucji edukacyjnej. Podwykonawca powinien mieć dokumenty potwierdzające publiczne źródło finansowania, np. oświadczenie firmy szkoleniowej o źródle środków - bez nich trudno obronić fakturę bez VAT.
Trzecia pułapka łączy limit z doradztwem. Zgodnie z art. 113 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT sprzedaż szkoleń zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 albo rozporządzenia nie wchodzi do limitu 240 000 zł, więc firma z dużym udziałem szkoleń dofinansowanych może nadal korzystać ze zwolnienia podmiotowego przy szkoleniach komercyjnych. Wystarczy jednak sprzedaż doradztwa - wdrożenia po szkoleniu, audytu procesów czy coachingu, który w istocie polega na doradzaniu - a art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. b wyłącza zwolnienie podmiotowe. O kwalifikacji decyduje treść usługi, a nie nazwa na fakturze.
Po rejestracji do VAT sprzedaż mieszana oznacza proporcję z art. 90. Wstępną ustala się na podstawie obrotu z poprzedniego roku i zaokrąga w górę do pełnego procenta; firma bez takiego obrotu albo z obrotem poniżej 30 000 zł przyjmuje proporcję szacunkową i zawiadamia o niej urząd skarbowy. Po zakończeniu roku odliczenie koryguje się według proporcji rzeczywistej (art. 91). Jeśli proporcja przekracza 98%, a nieodliczony VAT w skali roku jest niższy niż 10 000 zł, można przyjąć 100%; gdy nie przekracza 2% - można przyjąć 0%. VAT od zakupów związanych wyłącznie ze szkoleniami zwolnionymi, np. materiałów do kursu z KFS, nie podlega odliczeniu, a od zakupów służących tylko sprzedaży opodatkowanej - odlicza się go w całości.
Zakup reklam czy licencji na platformę webinarową od zagranicznego dostawcy to import usług, który rozlicza również firma zwolniona z VAT. W podatku dochodowym rozdzielamy natomiast przychody według stawek ryczałtu, gdy obok szkoleń pojawia się doradztwo lub organizacja konferencji, a warianty opodatkowania możesz wstępnie porównać w kalkulatorze formy opodatkowania.
Zanim ustalisz, czy Twoja firma musi być czynnym podatnikiem VAT, przeczytaj nasz poradnik o obowiązku VAT i zwolnieniach w 2026 r. Na konsultacji policzymy warianty dla Twojej struktury sprzedaży i przedstawimy wyliczenia - decyzję podejmujesz Ty.
Zanim powierzysz nam rozliczenia szkoleń i dofinansowań.
Najpierw szkolenie musi być kształceniem zawodowym lub przekwalifikowaniem zawodowym - według unijnego rozporządzenia wykonawczego nr 282/2011 to nauczanie mające bezpośredni związek z branżą lub zawodem albo służące zdobyciu lub aktualizacji wiedzy do celów zawodowych. Wtedy art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT zwalnia je, jeśli jest prowadzone w formach i na zasadach z odrębnych przepisów, świadczy je podmiot z akredytacją według Prawa oświatowego (w zakresie akredytacji) albo jest finansowane w całości ze środków publicznych. Dodatkowo § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów zwalnia kształcenie zawodowe finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych. Sama branża - BHP, medyczna czy kosmetyczna - o zwolnieniu nie przesądza. Na fakturze bez VAT trzeba wskazać podstawę zwolnienia, np. art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o VAT.
Mogą być, jeśli usługa jest kształceniem zawodowym, a środki publiczne pokrywają co najmniej 70% jej ceny. Z KFS urząd pracy może sfinansować do 70% kosztów kształcenia, a u pracodawców bez pracowników lub zatrudniających do 9 osób w przeliczeniu na etaty - do 90%. W BUR poziom wsparcia zależy od operatora i programu, dlatego próg trzeba sprawdzać przy każdej umowie. W praktyce organizator zbiera od uczestnika lub pracodawcy oświadczenie o źródle i wysokości finansowania. Poniżej 70% zwolnienie z rozporządzenia nie ma zastosowania i trzeba sprawdzić, czy działa inna podstawa.
W interpretacjach indywidualnych, także z 2025 r., Dyrektor KIS potwierdzał, że szkolenia wstępne i okresowe BHP prowadzone według rozporządzenia z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy korzystają ze zwolnienia jako kształcenie zawodowe w formach przewidzianych w odrębnych przepisach. Warunkiem jest zgodność programu i formy szkolenia z tym rozporządzeniem. Kursy, które tylko nazywają się BHP, a nie spełniają tych wymogów, trzeba ocenić osobno.
Sprzedaży zwolnionej przedmiotowo - np. na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT lub § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia - nie wlicza się do limitu zwolnienia podmiotowego, który od 1 stycznia 2026 r. wynosi 240 000 zł (wcześniej 200 000 zł). Do limitu wchodzą natomiast szkolenia komercyjne, które warunków zwolnienia nie spełniają. Uwaga na doradztwo: podatnik świadczący usługi doradcze nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego, więc pakiet szkolenie plus doradztwo może oznaczać VAT od pierwszej złotówki przy sprzedaży, która nie jest zwolniona przedmiotowo.
Usługi w zakresie edukacji z działu 85 PKWiU mają ryczałt 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. c ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Stawka 15% dotyczy m.in. usług doradztwa związanych z zarządzaniem oraz usług związanych z organizowaniem kongresów, targów i wystaw, więc przy warsztatach doradczych, coachingu czy konferencjach decyduje faktyczny charakter usługi. Ustalimy właściwą stawkę ryczałtu na podstawie PKWiU, a potem pokażemy, ile wyniesie podatek na ryczałcie, skali i liniowym przy Twoich przychodach i kosztach - decyzję podejmujesz Ty.
Przy szkoleniu online dla firmy z innego kraju UE VAT rozlicza co do zasady nabywca w swoim kraju, a polski usługodawca - także zwolniony z VAT - co do zasady rejestruje się jako podatnik VAT-UE i wykazuje taką usługę w informacji podsumowującej. Od 2025 r. szkolenia transmitowane lub udostępniane wirtualnie konsumentom opodatkowuje się w kraju ich zamieszkania. Usługi edukacyjne z działu 85 PKWiU (poza wyjątkami, np. nauką jazdy) są zwolnione z kasy fiskalnej niezależnie od obrotu, do końca 2027 r., ale nagrane kursy bez udziału prowadzącego bywają traktowane jako usługi elektroniczne i wymagają osobnej oceny.
Umów bezpłatną konsultację - przejrzymy strukturę Twojej sprzedaży szkoleniowej i źródła finansowania, sprawdzimy podstawy zwolnień z VAT i przedstawimy wycenę prowadzenia księgowości w naszym biurze rachunkowym.
Umów bezpłatną konsultację