Як виставити рахунок-фактуру в KSeF - крок за кроком

Що таке структурована фактура в KSeF

Структурована фактура - це не звичайний PDF, а файл XML чітко визначеної будови, сумісний з офіційною схемою. Із 1 лютого 2026 року діє зразок, позначений як FA(3), опублікований Міністерством фінансів. Завдяки єдиній структурі система може автоматично зчитати кожне поле фактури - від даних продавця та покупця до позицій і ставок VAT.

Обов'язок виставляти фактури в KSeF набирає чинності етапами. Із 1 лютого 2026 він стосується компаній, продаж яких разом із сумою податку перевищив у 2024 році 200 млн zł, а з 1 квітня 2026 - решти підприємців. До кінця 2026 року діють певні перехідні полегшення, зокрема можливість виставляти фактури поза KSeF, коли їхня місячна вартість не перевищує 10 000 zł брутто. Деталі залежать від конкретної ситуації, тому за сумнівів щодо терміну ми пояснимо їх на ваших даних.

Крок 1: Вибір інструмента для виставлення фактур

Файл FA(3) не створюється вручну - це за вас робить програма. У вас є на вибір кілька шляхів, і кожен веде до того самого результату: фактури, прийнятої системою та позначеної номером KSeF.

• Застосунок платника KSeF (Aplikacja Podatnika) - безкоштовний інструмент Міністерства фінансів, доступний у браузерній та мобільній версії; дозволяє виставляти, отримувати та переглядати фактури FA(3).
• e-mikrofirma - безкоштовний застосунок для найменших компаній, інтегрований із послугами е-Податкової (e-Urząd Skarbowy).
• Бухгалтерська чи фактурна програма, інтегрована з KSeF - надсилає фактури безпосередньо з системи, якою ви вже користуєтеся.
• Кабінет клієнта Luno-Group - наші клієнти виставляють і отримують фактури KSeF безкоштовно, без потреби входити до урядових застосунків.

Для поодиноких фактур цілком достатньо безкоштовного Застосунку платника. Якщо ви виставляєте їх більше або вам важливо, щоб фактури одразу потрапляли до бухгалтерії, зручніше скористатися інтегрованою програмою чи кабінетом клієнта.

Крок 2: Надання повноважень - хто може виставляти та отримувати фактури

Перш ніж ви виставите першу фактуру, система має знати, хто діє від імені компанії. В одноосібній діяльності (JDG / ФОП) власник має власницькі повноваження автоматично та входить, наприклад, через Довірений профіль (Profil Zaufany). У товариствах і більших компаніях повноваження потрібно свідомо надати.

Види повноважень

• Повноваження на виставлення фактур - для особи чи програми, яка створює та надсилає фактури з продажу.
• Повноваження на отримання фактур - для особи, яка завантажує з системи фактури із закупівель.
• Повноваження на управління - дозволяють надавати та відкликати доступи іншим користувачам.
• Повноваження для бухгалтерської фірми - ви можете уповноважити свого бухгалтера, щоб він отримував і виставляв фактури від вашого імені.

Повноваження надаються в застосунку KSeF або заявою ZAW-FA, коли доступ має отримати конкретна фізична особа. Це одноразовий крок - раз налаштований, він діє доти, доки ви його не зміните. Клієнтам Luno-Group ми допомагаємо налаштувати повноваження так, щоб фактури потрапляли до нас автоматично.

Крок 3: Підготовка та заповнення фактури

Маючи інструмент і повноваження, ви можете створити фактуру. У застосунку ви заповнюєте форму, яка у фоновому режимі перетворює дані на коректний файл FA(3). Частина полів є обов'язковими, і саме вони вирішують, чи система прийме документ.

• Дані продавця та покупця разом із номерами NIP (податковий ідентифікаційний номер).
• Дата виставлення (поле P_1) та дата продажу, якщо вона відрізняється від дати виставлення.
• Позиції фактури: назва товару чи послуги, кількість, ціна нетто, ставка та сума VAT.
• Форма та термін оплати, а також - за бажанням - номер банківського рахунку.

Варто звернути увагу, що на структурованій фактурі вже не розміщують деяких елементів, відомих із паперу, наприклад підпису чи логотипу - мають значення дані в полях структури. Якщо якесь обов'язкове поле буде пропущене, система відхилить файл, тому повноту даних ми пояснимо завчасно.

Крок 4: Надсилання, номер KSeF та дата виставлення

Готову фактуру ви надсилаєте до KSeF одним кліком. Система перевіряє коректність файлу і - якщо все збігається - приймає його та присвоює номер KSeF. Це унікальний ідентифікатор, який однозначно підтверджує, що фактура була успішно виставлена та знаходиться в системі.

Про що пам'ятати щодо дати

В онлайн-режимі фактура вважається виставленою у день її надсилання до KSeF (ст. 106na ч. 1 Закону про VAT), тому надсилайте її того самого дня, який вписуєте в полі P_1. Якщо ви ввели фактуру в п'ятницю, а надіслали її в понеділок, система потрактує її як фактуру, виставлену в режимі offline24. Дата з поля P_1 є датою виставлення саме в особливих режимах: offline24, недоступності системи та аварійному. Покупець може отримати фактуру в системі одразу після її прийняття - її вже не потрібно нікому надсилати поштою.

Коли фактура буде відхилена (наприклад, через помилку в даних), її вважають невиставленою. Тоді ви виправляєте файл і надсилаєте повторно - лише прийняття та номер KSeF завершують процес.

Крок 5: Офлайн- та аварійні режими, коли KSeF не працює

Норми передбачають, що система може бути тимчасово недоступною, тому поряд з онлайн-режимом існують особливі режими. Їх об'єднує одне: фактуру ви виставляєте поза системою, позначаєте її QR-кодом, а до KSeF дошлете у визначений термін. Вони відрізняються причиною застосування та часом на дослання файлу.

• Режим offline24 - ним можна скористатися, зокрема, за проблем з інтернетом; фактуру ви надсилаєте до KSeF не пізніше наступного робочого дня.
• Режим офлайн (недоступність) - застосовується під час оголошених сервісних робіт системи.
• Аварійний режим - запускається за офіційно оголошеної аварії KSeF; на дослання фактур є, за загальним правилом, до 7 робочих днів від завершення аварії.

Номер KSeF така фактура отримує лише після успішного дослання файлу до системи. Це важливо за корективів - коректив до фактури з офлайн- чи аварійного режиму виставляється після присвоєння номера первинній фактурі.

Крок 6: Корективи фактур у KSeF

Помилки трапляються в кожного, а структуровану фактуру не можна просто видалити з системи. Помилку виправляють коригувальною фактурою, яка також є документом FA(3), що надсилається до KSeF, і також отримує власний номер KSeF.

У коригуванні ви вказуєте номер KSeF первинної фактури, завдяки чому система пов'язує обидва документи. Коригувати можна як формальні дані (наприклад, помилку в назві), так і значення - ціну, кількість чи ставку VAT. Оскільки правила відображення коригування в розрахунку бувають заплутаними, сам момент і спосіб обліку ми пояснимо стосовно конкретної ситуації.

Як Luno-Group полегшує роботу з KSeF

У Luno-Group ми ведемо онлайн-бухгалтерію, але за розрахунками стоять досвідчені бухгалтери, а не сам застосунок. Впровадження KSeF - це для багатьох компаній чимала зміна, тому ми проведемо вас крізь неї крок за кроком - від налаштування повноважень до перших виставлених фактур.

Наші клієнти виставляють і отримують фактури KSeF безкоштовно в кабінеті клієнта, без входу до урядових застосунків. Фактури з продажу та закупівель потрапляють прямо до бухгалтерії, тож вам не потрібно нічого переписувати чи пересилати окремо. Усе обслуговування ми ведемо польською та англійською мовами.