Найм першого працівника - крок за кроком

Договір та обов'язки ще перед першим днем роботи

Найм починається зі встановлення форми співпраці та умов, а потім укладення договору. При трудовому договорі (umowa o pracę) найчастіше застосовують письмову форму. Якщо договір не було укладено письмово, роботодавець зобов'язаний найпізніше перед допуском працівника до роботи письмово підтвердити йому домовленості щодо сторін, виду договору та його умов. Додатково протягом 7 днів від допуску до роботи працівник повинен отримати письмову інформацію про умови зайнятості.

Ще перед першим днем роботи треба виконати два обов'язки зі сфери безпеки: направити працівника на попередній медогляд та забезпечити вступне навчання з охорони праці (BHP). Без актуального медичного висновку про відсутність протипоказань і без проведеного навчання BHP працівника за загальним правилом не можна допускати до виконання роботи. Це етап, який не вдасться «надолужити» пізніше без ризику.

• Встановіть форму співпраці та умови, а потім укладіть договір (при штатній посаді зазвичай письмово).
• Направте працівника на попередній медогляд і отримайте медичний висновок перед допуском до роботи.
• Забезпечте вступне навчання з охорони праці (BHP) - загальний і робочий інструктаж - і задокументуйте його проведення.
• Передайте письмову інформацію про умови зайнятості протягом 7 днів від допуску до роботи.

Попередній медогляд і навчання з охорони праці (BHP)

Роботодавець не може допустити до роботи працівника без актуального медичного висновку, що засвідчує відсутність протипоказань до роботи на даній посаді. На попередній медогляд направляють на підставі направлення, у якому описують посаду та умови праці. Вартість медогляду несе роботодавець. Виняток стосується, зокрема, ситуації, коли працівник приступає до роботи на тій самій посаді, яку обіймав безпосередньо перед укладенням наступного договору з тим самим роботодавцем.

Другою умовою допуску до роботи є вступне навчання з охорони праці (BHP) - загальний і робочий інструктаж. Роботодавець зобов'язаний забезпечити навчання працівника зі сфери безпеки та гігієни праці перед допуском його до роботи, а також проводити періодичні навчання. Проведення навчання та допуск до роботи треба задокументувати. Допуск працівника без актуального медогляду чи без навчання BHP є правопорушенням, що карається штрафом.

Реєстрація в ZUS протягом 7 днів

Працівника, найнятого за трудовим договором, реєструють до соціального та медичного страхування за формою ZUS ZUA. Час на реєстрацію - 7 днів, рахованих у календарних днях від дня виникнення обов'язку страхування, тобто зазвичай від дня початку роботи, що випливає з договору. Якщо разом із наймом працівника фірма сама стає платником внесків, треба також здійснити власну реєстрацію як платника.

Форму ZUA застосовують при повному страхуванні (соціальне й медичне) - це типова ситуація при трудовому договорі. З боку роботодавця виникає обов'язок щомісячного розрахунку та сплати внесків і подання розрахункових декларацій. Нереєстрація працівника в строк пов'язана з відповідальністю перед ZUS. Засади та реєстраційні коди варто поточно перевіряти на zus.pl і biznes.gov.pl.

• Форма ZUS ZUA - реєстрація працівника до соціального й медичного страхування.
• Термін: 7 календарних днів від виникнення обов'язку страхування (від дня початку роботи).
• Якщо фірма лише стає платником - потрібна також реєстрація платника внесків.
• Щомісяця: розрахунок і сплата внесків та подання розрахункових декларацій.

Аванс з PIT і заява PIT-2

Як роботодавець ви є платником авансів із податку на доходи працівника. Дохід із трудового договору оподатковується за податковою шкалою (12% до 120 000 zł бази і 32% понад), а щомісяця ви стягуєте та сплачуєте аванс. У 2026 році неоподатковуваний мінімум становить 30 000 zł, а сума зменшення податку - 300 zł на місяць (3 600 zł на рік).

Щоб аванс зменшувався на суму зменшення, працівник подає заяву PIT-2. На її підставі роботодавець зменшує місячний аванс на 1/12 суми зменшення податку (тобто на 300 zł). Без поданої PIT-2 аванс вищий, а працівник поверне переплату лише у річному розрахунку. Подання PIT-2 на старті впливає на зарплату працівника «на руки» протягом усього року.

• Податкова шкала: 12% до 120 000 zł бази, 32% від надлишку.
• Неоподатковуваний мінімум 30 000 zł, сума зменшення податку 300 zł на місяць.
• PIT-2 дозволяє застосовувати 1/12 суми зменшення вже протягом року.
• Без PIT-2 нижча чиста зарплата щомісяця і повернення лише в річному PIT.

Внески ZUS роботодавця і повна вартість найму

Зарплата брутто - це не повна вартість посади. Від суми брутто працівника частину внесків фінансує роботодавець зі своїх коштів: пенсійний (9,76%), на втрату працездатності (6,5%), нещасний (для менших платників стандартно 1,67%), Фонд праці та Фонд солідарності (разом 2,45%) і Фонд гарантованих працівничих виплат (FGŚP, 0,10%). До цього можуть додатися внески до PPK, якщо працівник від нього не відмовився.

Для мінімальної зарплати у 2026 році (4 806 zł брутто) повна вартість з боку роботодавця - без PPK - становить орієнтовно близько 5 790 zł на місяць, тобто майже на 1 000 zł більше, ніж сума брутто. Нещасний внесок для частини платників може відрізнятися від 1,67% (залежить, зокрема, від виду діяльності та кількості застрахованих), тому точну суму варто порахувати індивідуально й підтвердити актуальні ставки в ZUS.

• Пенсійний 9,76% і на втрату працездатності 6,5% - фінансуються роботодавцем від суми брутто.
• Нещасний - для менших платників стандартно 1,67% (ставка може відрізнятися).
• Фонд праці та Фонд солідарності 2,45% і FGŚP 0,10%.
• Мінімальна зарплата 2026: 4 806 zł брутто; мінімальна погодинна ставка 31,40 zł.

Особова справа і працівнича документація

Для кожного працівника треба завести й вести окрему особову справу, з документами, упорядкованими хронологічно й пронумерованими. Особові справи нині поділяються на частини A-E. У частині A містяться, зокрема, документи, пов'язані з претендуванням на зайнятість, а також направлення й висновки з медоглядів, у частині B - документи щодо встановлення трудових відносин і перебігу зайнятості. Решта частин охоплює, зокрема, документацію, пов'язану з дисциплінарною відповідальністю та припиненням зайнятості.

Поряд з особовою справою роботодавець веде документацію у справах, пов'язаних із трудовими відносинами (зокрема облік робочого часу, відпускні й зарплатні документи). Для трудових відносин, встановлених від 1 січня 2019 року, документацію зберігають за загальним правилом протягом періоду зайнятості та 10 років, рахованих від кінця календарного року, у якому трудові відносини припинилися. Документацію треба зберігати у спосіб, що гарантує її конфіденційність, цілісність і доступність.

PPK - обов'язки роботодавця і автозапис

Працівничі капітальні плани (PPK) - це програма, до якої за загальним правилом працівників записують автоматично. Базовий внесок становить 2% зарплати з боку працівника і 1,5% з боку роботодавця (можливі також додаткові внески). Працівник може відмовитися від сплати внесків, подавши роботодавцю відповідну заяву - тоді внески не нараховуються.

Відмова, однак, не безстрокова. У рамках так званого повторного автозапису заяви про відмову циклічно втрачають чинність (раз на 4 роки), а внески відновлюються, якщо працівник повторно не відмовиться. З боку роботодавця це означає обов'язок своєчасно інформувати учасників, нараховувати й передавати внески до фінансової установи у встановлені терміни. Деталі та поточні терміни варто перевіряти на mojeppk.pl.

• Базовий внесок: 2% (працівник) і 1,5% (роботодавець) зарплати.
• Автозапис - працівника записують автоматично, але він може подати відмову.
• Повторний автозапис - відмови циклічно втрачають чинність і внески можуть бути відновлені.
• Роботодавець нараховує, передає внески та інформує учасників у встановлені законом терміни.

Форми зайнятості, відпустки та поточні обов'язки

Першого співробітника можна найняти на різних підставах - найчастіше йдеться про трудовий договір (umowa o pracę), договір доручення (umowa zlecenia) або співпрацю B2B. Кожна з них по-різному розкладає внески, оподаткування, обсяг захисту й обов'язки з боку наймача. Ми не вказуємо «найкращої» форми - порівняємо й покажемо різниці на цифрах із вашої ситуації, а рішення ухвалюєте ви. Деталі описуємо в окремому посібнику про трудовий договір, доручення і B2B.

При трудовому договорі з'являються додаткові права працівника, у тому числі оплачувана щорічна відпустка - 20 днів при стажі коротшому за 10 років і 26 днів при стажі щонайменше 10 років. До відпускного стажу зараховується ширший перелік періодів, зокрема ведення господарської діяльності та виконання доручення - в одиницях сектору публічних фінансів від 1 січня 2026 р., а в решти роботодавців від 1 травня 2026 р. (Dz.U. 2025 poz. 1423). До поточних обов'язків додаються також своєчасна виплата зарплати, ведення обліку робочого часу та щомісячні розрахунки з ZUS і податковою службою.

З огляду на кількість термінів і змінювані приписи актуальний стан обов'язків варто підтверджувати з джерела - на zus.pl, biznes.gov.pl та pip.gov.pl. У Luno-Group, як онлайн-бухгалтерська фірма, ми ведемо кадри й зарплату, стежимо за реєстраціями й термінами та рахуємо витрати - так, щоб перший найм пройшов без пропуску формальностей.