Поради · VAT і каса
Оновлено: · 8 хв читання · Автор Аґнєшка Саладра, дипломований бухгалтер
Не кожна фірма мусить одразу купувати касу. Касовий апарат 2026 (kasa fiskalna) обов'язковий лише після перевищення ліміту обороту або - в окремих галузях - уже від першого продажу. Пояснюємо, як рахувати ліміт 20 000 zł, хто не має права на звільнення, скільки часу є на встановлення та як діє пільга на придбання каси. Показуємо також, як наша онлайн-бухгалтерія стежить за цими порогами замість вас.
Коротко
Реєструвальна (фіскальна) каса служить для обліку продажу на користь фізичних осіб, що не ведуть діяльності, та фермерів-платників єдиного податку - тобто споживчого продажу. Продаж на користь фірм ви документуєте рахунком-фактурою, і він не зараховується до ліміту звільнення від каси.
Правила на 2026 рік випливають із розпорядження Міністра фінансів від 17 грудня 2024 р. про звільнення від обов'язку вести облік продажу із застосуванням реєструвальних кас (Dz.U. 2024 поз. 1902). Розпорядження діє від 1 січня 2025 р. і зберігає звільнення до 31 грудня 2027 р.
Є два шляхи, якими ви потрапляєте під обов'язок каси: перевищення ліміту обороту або виконання операцій, охоплених касою безумовно - від першого продажу. Обговорюємо обидва нижче. Приписи бувають змінювані, тому стан на конкретний день варто підтвердити з бухгалтером або на podatki.gov.pl.
Найчастіше зустрічається звільнення з огляду на оборот. Воно належить, доки продаж на користь фізичних осіб і фермерів-платників єдиного податку не перевищить у податковому році 20 000 zł. Поріг не змінився на 2026 рік і стосується як фірм, що продовжують діяльність, так і нових.
До цього ліміту ви рахуєте виключно споживчий продаж. Продажу на користь інших фірм (документованого рахунком-фактурою) та деяких поставок основних засобів до порогу не зараховуєте.
Якщо ви розпочинаєте споживчий продаж протягом року, ліміт установлюєте пропорційно до кількості днів, що залишилися до кінця року. Формула проста: 20 000 zł × (кількість днів від початку продажу до кінця року ÷ кількість днів у році).
Наступного року, якщо за попередній рік споживчий оборот не перевищив 20 000 zł, ви можете й далі користуватися звільненням - цього разу з повним, річним порогом.
Ліміт 20 000 zł охоплює не всіх. Розпорядження перелічує операції, при яких каса обов'язкова незалежно від обороту - уже при першому споживчому продажі. Якщо ви ведете таку діяльність, каса мусить бути з самого початку.
Це зведення показує найчастіші випадки - повний перелік винятків міститься в розпорядженні. Межа буває тонкою (напр., чи певне обладнання є електронним виробом або чи точка харчування є стаціонарним закладом), тому класифікацію своєї діяльності варто підтвердити з бухгалтером, перш ніж розпочати продаж.
Коли ви перевищите ліміт 20 000 zł (або пропорційний), звільнення згасає - але не з дня на день. Маєте час до кінця 2 місяців, що настають після місяця, у якому ліміт було перевищено.
Приклад: ліміт перевищуєте у березні. Звільнення втрачає чинність із кінцем травня, тож від 1 червня ви маєте обліковувати продаж на касі. Ці два місяці - це час на придбання, фіскалізацію та реєстрацію каси; варто використати його завчасно, а не в останню мить.
Інакше в галузях, охоплених касою безумовно - там немає ні перехідного періоду, ні ліміту. Каса мусить працювати вже при першому споживчому продажі.
Сьогодні стандартом є онлайн-каси - пристрої, які постійно передають дані про продаж до Центрального репозиторію кас, що його веде Голова Національної податкової адміністрації (KAS). Каси з паперовою та електронною копією чека вже не продаються (відповідно з 2019 і 2023 р.); до них можна лише докуповувати частини протягом перехідного періоду.
Альтернативою буває віртуальна каса - програмне забезпечення, що встановлюється на телефоні, планшеті чи комп'ютері й діє як онлайн-каса. Вона доступна лише для окремих галузей, зазначених у приписах (зокрема пасажирський транспорт, готельний бізнес, громадське харчування).
Частина галузей має обов'язок застосовувати саме онлайн-касу (зокрема стаціонарне громадське харчування, заправні станції, перукарські, косметичні, юридичні послуги, медична опіка, будівництво, ремонт транспортних засобів). Який тип каси буде для вас правильним, залежить від виду діяльності - ми порівняємо доступні варіанти й представимо їх, а рішення приймаєте ви.
На придбання першої онлайн-каси (або віртуальної) належить пільга: 90% ціни нетто каси, проте не більше 700 zł за кожну штуку. Відрахуванням користуються як активні платники VAT, так і фірми, звільнені від VAT.
Спосіб розрахунку залежить від статусу VAT: активний платник VAT показує пільгу у файлі JPK_V7, а фірма, звільнена від VAT, подає заяву до начальника податкової установи про повернення на банківський рахунок. Пам'ятайте також про обов'язкові технічні огляди каси - їхня відсутність може означати потребу повернути пільгу.
Обов'язок каси - це сфера, у якій легко помилитися - від недогляду ліміту, через хибну кваліфікацію галузі, до запізнілого встановлення. Кожна з цих помилок може закінчитися санкцією або втратою права на пільгу.
У Luno-Group над вашими розрахунками чуває досвідчений бухгалтер, а не сам застосунок. Ми поєднуємо зручність онлайн-бухгалтерії з реальною підтримкою людини, яка знає приписи й відповість на ваші запитання - польською або англійською.
Джерела та правова основа
Ліміт - це 20 000 zł продажу на користь фізичних осіб, що не ведуть діяльності, та фермерів-платників єдиного податку в податковому році. Продажу на користь фірм не зараховуєте. Після перевищення цієї суми виникає обов'язок обліку на касі.
Ліміт рахуєте пропорційно до кількості днів від початку продажу до кінця року, за формулою 20 000 zł × (дні до кінця року ÷ дні у році). При старті 1 липня поріг становить близько 10 000 zł, а 1 жовтня - близько 5 000 zł.
Без права на ліміт касу застосовують, зокрема, громадське харчування, перукарські, косметичні, юридичні послуги та податкове консультування, лікарська й стоматологічна опіка, ремонт транспортних засобів, а також продаж автозапчастин, комп'ютерів і електронних виробів та парфумів і туалетної води. Інших косметичних засобів цей перелік не охоплює. Повний перелік є в розпорядженні.
Звільнення згасає після спливу 2 місяців, що настають після місяця, у якому ви перевищили ліміт. Якщо ліміт перевищите у березні, каса мусить працювати від 1 червня. У галузях, охоплених касою безумовно, перехідного періоду немає.
Пільга - це 90% ціни нетто каси, не більше 700 zł за штуку. Належить на першу онлайн-касу (або віртуальну там, де вона допущена), як платникам VAT, так і фірмам, звільненим від VAT, після виконання формальних умов.
Це залежить від галузі та способу продажу - віртуальна каса доступна лише для окремих галузей, а частина діяльності має обов'язок онлайн-каси. Ми порівняємо доступні варіанти й представимо витрати та вимоги, а вибір належить вам.