Витрати на отримання доходу - що можна списати у витрати фірми

Що таке витрата на отримання доходу?

Відповідно до ст. 22 ч. 1 закону про PIT витратою на отримання доходу є видаток, понесений з метою отримання доходів або збереження чи захисту їхнього джерела. Простіше кажучи: якщо покупка допомагає тобі заробляти або утримувати фірму, то, як правило, ти можеш її списати і завдяки цьому зменшити базу оподаткування.

Щоб певний видаток був витратою, мають бути одночасно виконані чотири умови. Саме вони вирішують, чи визнає податкова покупку під час можливої перевірки.

• Видаток був фактично понесений тобою і не був тобі повернений.
• Має зв'язок із господарською діяльністю - служить доходам або захисту їхнього джерела.
• Правильно задокументований, напр. фактурою, рахунком або внутрішнім документом.
• Не входить до переліку видатків, виключених із витрат (ст. 23 закону про PIT).

Варто пам'ятати, що саме підприємець має вміти обґрунтувати зв'язок видатку з фірмою. Кожен випадок оцінюється індивідуально, тому при нетипових покупках добре підтвердити кваліфікацію з бухгалтером, перш ніж внести видаток до книги.

Обладнання, програмне забезпечення та підписки

Обладнання, потрібне для роботи, - це одна з найчастіших категорій витрат: комп'ютер, ноутбук, монітор, принтер, телефон, офісні меблі чи інструменти. Спосіб обліку залежить від вартості покупки.

• Обладнання вартістю до 10 000 zł нетто можеш списати у витрати одноразово, у місяці покупки.
• Обладнання понад 10 000 zł, як правило, є основним засобом і розраховується у часі через амортизаційні відрахування (напр. комп'ютер за ставкою 30% на рік).
• Програмне забезпечення понад 10 000 zł становить нематеріальний актив, що амортизується щонайменше 24 місяці.

Поточні підписки та програмне забезпечення за абонементною моделлю - офісний пакет, програма для виставлення фактур, CRM, інструменти для проєктування чи хостинг - розраховуєш на поточній основі як витрату в місяці, якого вони стосуються. Умова - фактура на дані фірми та реальне використання в діяльності.

Авто у фірмі - з лімітами

Легкове авто буває значною витратою, але для авто, яке використовується також приватно, діють обмеження. Вони стосуються як податку на доходи, так і VAT (ПДВ), тому облік авто - одна з найскладніших тем у ФОП.

Експлуатаційні видатки та VAT

При так званому змішаному використанні (фірмовому та приватному) до витрат на отримання доходу зарахуєш 75% експлуатаційних видатків - палива, сервісу, запчастин, страхування. Повні 100% належать лише тоді, коли авто використовується виключно у фірмі, що вимагає, зокрема, обліку пробігу та подання VAT-26. VAT при змішаному використанні відрахуєш, як правило, у розмірі 50%, а невідрахована частина збільшує витрату.

Ліміти вартості транспортного засобу

З 2026 року амортизацію та частину витрат на легкове авто лімітує його вартість. Для авто з ДВЗ із викидом CO2 від 50 г/км ліміт становить 100 000 zł, для низькоемісійних авто до 50 г/км - 150 000 zł, а для електричних і водневих транспортних засобів - 225 000 zł. Через заплутаність цих правил облік авто варто довірити бухгалтеру.

Телефон, інтернет, офіс і приміщення

Абонемент за телефон та інтернет, що використовуються в діяльності, є витратою - на підставі фактури, виставленої на фірму. Якщо тим самим номером користуєшся також приватно, до витрат включаєш лише фірмову частину, у розумній пропорції, яку маєш вміти обґрунтувати.

Орендарі приміщення чи офісу зараховують до витрат орендну плату та експлуатаційні платежі на підставі фактури або договору. Дедалі частіше діяльність ведеться, однак, удома - і це теж може бути витратою.

Офіс удома або в квартирі

Якщо працюєш у власній квартирі, можеш зарахувати до витрат частину видатків на приміщення - орендну плату, електроенергію, опалення чи інтернет - у пропорції площі, що використовується для фірми, до всієї площі квартири. Таку пропорцію встановлюєш самостійно і документуєш найчастіше внутрішнім документом із доданими рахунками.

Навчання, маркетинг, зовнішні послуги та ZUS

Багато навколобізнесових видатків також зменшують дохід, якщо вони пов'язані з діяльністю та задокументовані фактурою.

• Навчання, курси, конференції та галузева література, що підвищують кваліфікацію та використовуються у фірмі.
• Маркетинг і реклама - онлайн-кампанії, візитівки, вебсайт, промоматеріали.
• Зовнішні послуги - бухгалтерія, юридичний супровід, субпідрядники, абонементи на інструменти.
• Внески на соціальне страхування ZUS - їх можна зарахувати до витрат або відрахувати від доходу.

Соціальні внески ZUS при податковій шкалі та лінійному податку можеш включити до витрат або відрахувати від доходу - ефект подібний. Внесок на охорону здоров'я при лінійному податку у 2026 році дозволено зарахувати до витрат або відрахувати від доходу, але лише до річного ліміту 14 100 zł. Спосіб обліку внесків порахуємо і представимо, а вибір - за тобою.

Чого НЕ можна списати у витрати

Частина видатків виключена з витрат на підставі ст. 23 закону про PIT - навіть якщо інтуїтивно здаються пов'язаними з фірмою. Включення їх до книги загрожує коригуванням і пенею під час перевірки.

• Видатки представницького характеру - зокрема послуги громадського харчування, їжа та напої, у тому числі алкоголь.
• Штрафи, а також кари та грошові стягнення, призначені у кримінальному, кримінально-податковому, адміністративному провадженні та провадженні у справах про правопорушення.
• Приватні видатки, не пов'язані з діяльністю - це найчастіша причина суперечок із податковою.
• Частина VAT при легковому авто (зазвичай 50%), якщо тобі належить право на його відрахування.
• Погашення капітальної частини кредитів і позик, а також сам податок на доходи.

Межа між рекламою (витрата) та представницькими (не витрата) буває тонкою, як і оцінка, чи покупка має фірмовий, чи приватний характер. У разі сумнівів варто запитати бухгалтера, перш ніж включити видаток.

Витрати та єдиний податок - важлива різниця

Усе, що ми написали вище, стосується форм, у яких податок рахується від доходу - тобто податкової шкали та лінійного податку. Інакше працює єдиний податок від обліковуваних доходів (ryczałt).

На єдиному податку податок обчислюється від доходу-виручки, без зменшення його на витрати на отримання доходу. Це означає, що на цій формі фірмових витрат не «списують» - покупка обладнання чи палива не зменшить податок. Дохід-виручку натомість зменшите на сплачені соціальні внески та на 50% сплаченого внеску на охорону здоров'я, а крім того на відрахування, перелічені у ст. 11 закону про єдиний податок - зокрема внески на IKZE, пожертви, пільгу на інтернет (до 760 zł), реабілітаційну, на термомодернізацію та на пам'ятки.

Тому можливість обліку витрат - один із чинників, які треба врахувати, порівнюючи форми оподаткування. Розмір витрат і наслідки кожної форми порахуємо і представимо, а рішення приймаєш самостійно.

Як правильно задокументувати витрату?

Без правильного документа видаток не може потрапити до книги - навіть якщо фактично мав місце. Основним доказом є фактура, виставлена на дані твоєї фірми, з номером NIP (польський податковий номер). З 2026 року в книзі доходів і витрат (KPiR) з'являються також нові колонки для номера е-фактури та NIP контрагента.

• Фактура або рахунок на дані фірми - основний документ більшості витрат.
• Внутрішній документ - для видатків без фактури, напр. пропорції витрат на квартиру; має містити дату, опис і вартість операції.
• Підтвердження банківських і поштових платежів, фіскальні звіти, бухгалтерські ноти.
• Документи зберігай щонайменше 5 років на випадок перевірки.

Професійна онлайн-бухгалтерія стежить, щоб кожна витрата була правильно задокументована та врахована у відповідному періоді. Завдяки цьому розраховуєш усе, що тобі належить, без ризику оскарження видатків податковою.