Авансова й кінцева фактура - як виставити

Коли виставляється авансова фактура

Авансову фактуру ви виставляєте тоді, коли перед постачанням товару чи виконанням послуги отримаєте всю або частину оплати. Приписи однаково трактують різні форми передоплати: аванс, завдаток, передоплату, частковий платіж чи внесок. Важить сам факт, що гроші надійшли, перш ніж відбувся продаж.

Якщо ви продаєте на користь іншої фірми, отримання авансу породжує обов'язок задокументувати його фактурою. У транзакціях зі споживачем авансову фактуру ви виставляєте на вимогу покупця. Із правила є винятки - за деяких дій, наприклад оренди, лізингу чи постачання комунальних послуг, сам аванс не спричиняє податкового обов'язку й окремої авансової фактури не виставляють.

Є також ситуація, у якій авансову фактуру можна взагалі не виставляти: коли оплату ви отримуєте й реалізуєте постачання в тому самому місяці (розрахунковому періоді). Тоді всю транзакцію можна показати в одній фактурі. Те, чи у вашому випадку авансова фактура потрібна, залежить від виду дії й моменту оплати - за бажанням ми перевіримо це на ваших даних.

Обов'язкові елементи авансової фактури

Авансова фактура містить більшість елементів звичайної фактури, але має й кілька полів, специфічних для авансу. Саме вони вирішують про те, що документ правильний.

• Дата виставлення та черговий номер, що ідентифікує фактуру.
• Дані продавця й покупця разом із номерами NIP (податковий номер).
• Дата отримання авансу, якщо вона визначена й відрізняється від дати виставлення.
• Отримана сума оплати (брутто), ставка VAT і сума податку, обчислена з цієї суми.
• Дані замовлення: назва товару чи послуги, ціна нетто, кількість, вартість замовлення й сума VAT.

Авансова фактура стосується отриманої суми, а не всієї вартості замовлення. Якщо ви виставляєте більше ніж одну авансову фактуру до тієї самої транзакції, остання з них повинна містити номери попередніх авансових фактур, щоб було видно, що разом вони охоплюють усю оплату.

Момент виникнення обов'язку VAT від авансу

За авансів діє інше правило, ніж за звичайного продажу. За загальним правилом податковий обов'язок з VAT виникає в момент постачання товару чи виконання послуги. Якщо ж ви раніше отримаєте всю або частину оплати, податковий обов'язок виникає в момент її отримання - щодо отриманої суми.

На практиці це означає, що VAT від авансу ви показуєте в розрахунку за період, у якому гроші надійшли, а не аж за кінцевого постачання. Датою, яка тут вирішує, є дата отримання оплати, а не дата виставлення авансової фактури. Фактуру ви можете виставити навіть за 60 днів до отримання авансу, але податковий обов'язок усе одно виникне аж у момент фактичного надходження коштів.

Із цього правила є винятки - для частини дій, як-от оренда, лізинг чи постачання комунальних послуг, отримання авансу не прискорює момент виникнення податкового обов'язку. Оскільки деталі залежать від виду транзакції, сам момент урахування VAT ми пояснимо щодо конкретної ситуації.

Як порахувати VAT від авансу

Аванс зазвичай сплачують у сумі брутто, тому VAT обчислюється методом 'у сто' - тобто його виокремлюють із суми, яка вже містить податок. Для цього служить формула:

сума VAT = (аванс брутто x ставка VAT) / (100 + ставка VAT)

Числовий приклад

Клієнт сплачує 1 230 zł авансу за послугу зі ставкою 23%. Сума VAT - це (1 230 x 23) / 123 = 230 zł, а вартість нетто авансу становить 1 000 zł. На авансовій фактурі ви показуєте отже: нетто 1 000 zł, VAT 230 zł, брутто 1 230 zł - і цей VAT розраховуєте в періоді отримання оплати.

Кінцева фактура - коли і як її виставити

Кінцеву фактуру (її також називають розрахунковою) ви виставляєте після реалізації постачання чи виконання послуги, коли сплачені раніше аванси не покрили 100% вартості транзакції. Вона закриває розрахунок і показує, скільки залишилося до сплати.

На кінцевій фактурі ви показуєте повну вартість товару чи послуги, а потім зменшуєте її на суму отриманих авансів та на суми VAT, показані в авансових фактурах. До сплати залишається різниця. Кінцева фактура повинна також містити номери виставлених раніше авансових фактур, щоб був видний зв'язок документів.

Приклад розрахунку

Послуга коштує 12 300 zł брутто (10 000 zł нетто + 2 300 zł VAT). Клієнт раніше сплатив 1 230 zł авансу (1 000 zł нетто + 230 zł VAT), задокументованого авансовою фактурою. На кінцевій фактурі ви показуєте все 12 300 zł, зменшуєте на аванс і його VAT, а до сплати залишається 11 070 zł (9 000 zł нетто + 2 070 zł VAT).

Аванс 100% - чи потрібна кінцева фактура

Якщо аванс (або сума авансів) покрив усю вартість транзакції, кінцева фактура за загальним правилом не потрібна. Уся сума й увесь VAT уже показані в авансових фактурах, тож немає чого додатково розраховувати.

У такій ситуації роль закривального документа виконує остання авансова фактура, що охоплює 100% оплати. Вона повинна містити номери попередніх авансових фактур, що стосуються тієї самої транзакції - у KSeF їхні номери KSeF (ст. 106f ч. 4 Закону про VAT). Приписи не передбачають у цій ситуації додаткової кінцевої фактури 'на нуль', а практику її виставлення оцінюють по-різному - спосіб документування ми встановимо на даних конкретної транзакції.

Терміни виставлення авансових і кінцевих фактур

Терміни такі самі, як за звичайної фактури, але обчислюються від різних подій - за авансової від отримання оплати, за кінцевої від постачання чи виконання послуги.

• Авансова фактура - найпізніше до 15-го дня місяця, наступного за місяцем, у якому отримано всю або частину оплати.
• Авансова фактура найраніше - не раніше ніж за 60 днів до отримання авансу.
• Кінцева фактура - найпізніше до 15-го дня місяця, наступного за місяцем, у якому реалізовано постачання чи виконано послугу.
• Кінцева фактура найраніше - за загальним правилом не раніше ніж за 60 днів до постачання чи виконання послуги.

Дотримання цих термінів має значення для розрахунків VAT. У Luno-Group ми чуваємо над ними за клієнтів, завдяки чому авансові й кінцеві фактури потрапляють до книг вчасно.

Авансові фактури в KSeF від 2026 року

Від 2026 року фактури між фірмами виставляють у Національній системі е-фактур (KSeF) у структурованій формі, відповідній до схеми FA(3). Обов'язок запроваджували етапами: від 1 лютого 2026 для фірм, продаж яких разом із сумою податку перевищив у 2024 році 200 млн zł, від 1 квітня 2026 - для решти підприємців, а від 1 січня 2027 він охопить найменші фірми, які до кінця 2026 року користуються винятком за продажу, задокументованого фактурами до 10 000 zł на місяць. Це охоплює також авансові й кінцеві фактури.

У KSeF авансова фактура - це такий самий файл FA(3), як інші е-фактури, тільки з полями, властивими для авансу. Зв'язок кінцевої фактури з авансовими вказують через номери попередніх документів. Збережено також полегшення, відоме з дотеперішніх приписів: коли оплату ви отримаєте й реалізуєте продаж у тому самому місяці, ви можете пропустити окрему авансову фактуру й виставити одну фактуру.

До кінця 2026 року діють певні перехідні рішення, зокрема можливість виставлення деяких фактур поза KSeF за низької місячної вартості продажу. Оскільки деталі залежать від ситуації фірми, за сумнівів щодо того, як документувати аванси, ми пояснимо їх на ваших даних.

Як Luno-Group веде авансові й кінцеві фактури

У Luno-Group ми ведемо онлайн-бухгалтерію, але за розрахунками стоять досвідчені бухгалтери, а не сам застосунок. Авансові фактури бувають заплутаними, бо поєднуються з моментом виникнення обов'язку VAT і з кінцевою фактурою - ми подбаємо про те, щоб усе було узгодженим і розрахованим у відповідному періоді.

Наші клієнти виставляють авансові й кінцеві фактури безкоштовно в кабінеті клієнта, а ми простежимо за термінами й правильним зв'язком документів у KSeF. Усе обслуговування ведемо польською та англійською.