KSeF - що це таке і коли стає обов'язковим?

Що таке KSeF?

KSeF, тобто Національна система е-фактур (Krajowy System e-Faktur), - це загальнопольська інформаційно-комунікаційна система, яку веде податкова адміністрація. Вона служить для виставлення, передавання та зберігання так званих структурованих рахунків (faktura ustrukturyzowana) - тобто рахунків у єдиному форматі XML. Замість того щоб надсилати контрагентові PDF електронною поштою, ви виставляєте рахунок у системі, і він автоматично надходить отримувачеві та до податкового органу.

Структурований рахунок має наперед визначений формат і поля, завдяки чому є зрозумілим як для людини, так і для бухгалтерських систем. Моментом його виставлення та отримання є, за загальним правилом, мить присвоєння номера в системі (номера KSeF).

Від коли KSeF є обов'язковим?

Обов'язок користуватися KSeF набирає чинності етапами:

• 1 лютого 2026 - великі фірми, продаж яких (разом з податком) перевищив 200 млн zł у 2024 році.
• 1 квітня 2026 - решта платників, зокрема звільнених від VAT, тобто більшість мікро-, малих і середніх фірм.
• 1 січня 2027 - найменші платники, у яких місячна вартість продажу не перевищує 10 000 zł брутто на місяць.

Обов'язок отримувати рахунки з KSeF стосується фірм уже від першого етапу - навіть якщо ви самі виставляєте рахунки пізніше, ви повинні вміти отримати ті, що надійдуть до системи. Добровільно користуватися KSeF можна було ще раніше.

Дати набрання чинності обов'язком у минулому кілька разів переносилися, а частину деталей (наприклад, терміни санкцій) подекуди уточнюють. Для наших клієнтів ми стежимо за графіком і завчасно повідомляємо, від коли саме KSeF їх охоплює.

Як працює виставлення рахунку в KSeF?

На практиці процес виглядає так:

• Ви готуєте рахунок у бухгалтерській програмі або інструменті, сумісному з KSeF (у форматі XML).
• Рахунок надсилається до системи KSeF.
• Система присвоює йому унікальний номер KSeF і дату.
• Рахунок стає доступним контрагентові безпосередньо в системі.
• Документ архівується в KSeF (за загальним правилом протягом 10 років).

Вам уже не потрібно окремо надсилати рахунки електронною поштою чи турбуватися про їхнє зберігання - система робить це за вас.

Що KSeF означає для малих фірм та одноосібної діяльності (JDG)?

Більшість одноосібних діяльностей (JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza - одноосібна підприємницька діяльність) і менших фірм - зокрема звільнених від VAT - охопив обов'язок від 1 квітня 2026, а найменші платники (продаж до 10 000 zł брутто на місяць) будуть ним охоплені від 1 січня 2027. На практиці треба мати інструмент для виставлення рахунків у форматі KSeF - це може бути бухгалтерська програма, застосунок або безкоштовні інструменти, які надає Міністерство фінансів, - а також уміти отримувати рахунки із системи.

Переваги

• Коротший термін повернення VAT - з 1 лютого 2026 основний термін становить 40 днів замість 60.
• Менше помилок і жодних загублених рахунків.
• Кінець паперу та ручного пересилання документів.

Виклики

• Зміна наявного процесу виставлення рахунків.
• Необхідність надання повноважень (хто виставляє і хто отримує рахунки).
• Відсутність можливості виставляти рахунки «у шухляду» поза системою.

Як підготувати фірму до KSeF?

• Упорядкуйте дані контрагентів, особливо номери NIP (податковий ідентифікаційний номер).
• Виберіть інструмент для виставлення е-фактур, сумісний з KSeF.
• Установіть повноваження в системі - хто у фірмі виставляє, а хто отримує рахунки.
• Навчіть команду нового процесу.
• Узгодьте з бухгалтерським бюро обіг рахунків і документів.

У Luno-Group вам не потрібно купувати окрему програму для виставлення рахунків - наш кабінет клієнта обслуговує KSeF безкоштовно. Ви виставляєте та отримуєте в ньому рахунки в одному місці, а ми надсилаємо їх до системи й допомагаємо налаштувати весь процес, щоб перехід на нові правила був без стресу.

Найчастіші помилки під час впровадження KSeF

• Відкладання підготовки на останню хвилину.
• Відсутність повноважень, наданих бухгалтеру в системі.
• Неактуальні дані контрагентів (помилкові номери NIP).
• Ставлення до рахунку з KSeF як до звичайного PDF, замість документа з офіційним номером.