Як закрити підприємницьку діяльність - крок за кроком

Закриття чи призупинення - який шлях обрати

Перш ніж розпочати ліквідацію, варто переконатися, що це справді правильний шлях у вашій ситуації. Закриття діяльності означає викреслення з CEIDG і є остаточним та незворотним - ліквідовану фірму не можна «відновити», а повернення до бізнесу вимагає повторної реєстрації з нуля.

Якщо перерва має тимчасовий характер, альтернативою є призупинення діяльності. У період призупинення ви не сплачуєте ні соціальних, ні медичних внесків і не подаєте декларацій, а діяльність залишається в реєстрі, і ви можете будь-якої миті відновити її однією заявою в CEIDG.

• Закриття - викреслення з CEIDG, повна ліквідація, реманенти та підсумкові розрахунки; повернення означає нову реєстрацію.
• Призупинення - без внесків і декларацій, без ліквідації; відновлення заявою в CEIDG (повідомлення до ZUS відбувається автоматично).
• Призупинення не може тривати коротше ніж 30 днів і не вимагає ліквідаційного реманенту для VAT, доки не мине 10 місяців без оподатковуваних операцій.

Вибір залежить від вашої ситуації та планів. Ми не вказуємо одного варіанту - представляємо наслідки обох, а рішення приймаєте ви самі, найкраще після розмови з бухгалтером.

Крок 1: Підготовка та визначення дати завершення

Ліквідація - це процес, який найкраще спланувати завчасно. Перш ніж вписати дату припинення діяльності, упорядкуйте поточні справи - саме вони визначають, скільки розрахунків треба закрити.

• Завершіть або розірвіть договори з контрагентами, постачальниками та можливими працівниками.
• Виставте прострочені рахунки-фактури та стягніть заборгованість, погасіть зобов'язання.
• Перевірте стан основних засобів, обладнання та товарів на складі - саме вони потраплять до реманенту.
• Підготуйте дані для підписання заяв онлайн: довірчий профіль (profil zaufany), е-посвідчення (e-dowód) або застосунок mObywatel.

Дата фактичного припинення діяльності є точкою відліку майже для всіх строків - від неї відраховуєте 7 днів на заяву CEIDG-1, зняття з обліку в ZUS та заяву VAT-Z. На цей самий день складаєте реманенти, тому варто визначити її свідомо.

Крок 2: Викреслення з CEIDG (заява CEIDG-1)

Формальне закриття фірми починається із заяви про викреслення запису з CEIDG. Подаєте її на формі CEIDG-1, обираючи варіант «заява про викреслення запису» та вказуючи дату припинення провадження підприємницької діяльності.

Як і коли подати заяву

• Онлайн - через портал biznes.gov.pl, підписуючи заяву довірчим профілем, е-посвідченням або в застосунку mObywatel.
• Особисто - у будь-якій міській чи ґмінній установі.
• Поштою - рекомендованим листом з нотаріально засвідченим підписом.
• Строк - заяву подайте протягом 7 днів від дня припинення діяльності; послуга безкоштовна.

Викреслення настає з моменту внесення даних у CEIDG, не пізніше ніж наступного робочого дня після надходження правильної заяви. Завдяки принципу «єдиного вікна» CEIDG передає інформацію про викреслення до податкової установи, GUS (Головне статистичне управління) та ZUS або KRUS - вам не треба окремо повідомляти ці установи про сам факт закриття.

Крок 3: Зняття з обліку в ZUS (ZWUA і ZCNA)

Хоча CEIDG повідомляє ZUS про викреслення фірми, саме зняття зі страхування вимагає окремого бланка. Як платник внесків ви знімаєтеся із соціального та медичного страхування на формі ZUS ZWUA, у строк 7 днів від дня припинення діяльності.

• ZUS ZWUA - зняття вас як застрахованої особи (з кодом причини зняття з обліку).
• ZUS ZCNA - зняття з медичного страхування раніше заявлених членів родини.
• Подайте останні розрахункові документи ZUS (напр. DRA) за місяць, у якому діяльність ще велася.

Якщо ви наймали працівників, знімаєте з обліку також їх (ZUS ZWUA) та заявлених ними членів родини. Варто простежити, щоб дати зняття з обліку були узгоджені з датою припинення діяльності, вписаною в CEIDG.

Крок 4: Ліквідаційний реманент і розрахунок VAT

Якщо ви були активним платником VAT, на день припинення діяльності складаєте ліквідаційний реманент, тобто інвентаризацію для цілей VAT. Цей обов'язок випливає зі ст. 14 закону про VAT і стосується фізичних осіб та персональних товариств - капітальні товариства його не складають.

Описом охоплюєте товари, матеріали, а також основні засоби й обладнання, при придбанні яких було право на відрахування VAT. Оцінюєте їх за ціною придбання (або собівартістю виготовлення) на день опису, а VAT до сплати, що випливає з реманенту, показуєте в останньому файлі JPK_V7.

• Складіть інвентаризацію на день припинення діяльності та обчисліть VAT до сплати з решти складових майна.
• Подайте заяву VAT-Z (припинення провадження оподатковуваних операцій) протягом 7 днів від ліквідації.
• Покажіть реманент і можливе коригування VAT від основних засобів в останньому JPK_V7 за період, у якому відбулася ліквідація.
• Інформацію про інвентаризацію (форма з групи VAT-S1) можна передати через e-Urząd Skarbowy (е-Податкова установа).

При дорожчих основних засобах може виникнути коригування відрахованого VAT, якщо ліквідація настає до завершення періоду коригування (5 років для матеріальних основних засобів понад 15 000 zł, 10 років для нерухомості). Коригування враховують одноразово в останній декларації. Це момент, у якому підтримка бухгалтера буває особливо корисною.

Крок 5: Розрахунок PIT - підсумковий реманент і перелік складових майна

Незалежно від VAT, на день ліквідації складаєте два документи для цілей податку на доходи: підсумковий реманент (інвентаризацію для PIT) та перелік складових майна, що залишилися у фірмі.

• Підсумковий реманент - охоплює товари для перепродажу, матеріали, напівфабрикати, незавершене виробництво, готову продукцію, браковані вироби та відходи; різниця між підсумковим і початковим реманентом впливає на дохід.
• Перелік складових майна - містить, зокрема, суму витрат на придбання складової та суму, віднесену до витрат; знадобиться, якщо складову майна продасте після ліквідації.
• На день ліквідації підсумовуєте записи в KPiR (Книга обліку доходів і витрат; з 2026 р. ведеться електронно і надсилається як JPK платниками, які подають JPK_VAT щомісяця, а з 2027 р. - рештою платників) та обчислюєте останній авансовий платіж PIT.

Останній авансовий платіж з податку на доходи сплачуєте у стандартний строк, тобто до 20-го дня місяця, наступного за місяцем закриття фірми. Остаточний розрахунок відбувається в річній декларації PIT за рік, у якому ви ліквідували діяльність.

Крок 6: Документи після закриття - що і як довго зберігати

Закриття фірми не завершує документаційних обов'язків. Після ліквідації ви все ще маєте зберігати податкову та бухгалтерську документацію, бо органи можуть перевіряти її в період давності зобов'язань.

• Як правило, документи (KPiR, рахунки-фактури, реманенти, перелік складових майна, документи ZUS) зберігаєте щонайменше 5 років, рахуючи від кінця року, у якому минув строк сплати податку.
• На кадрову документацію поширюються окремі, довші строки зберігання.
• Збережіть підтвердження подання заяв CEIDG-1, ZUS ZWUA і VAT-Z та останні JPK і декларації.

Продаж складових майна, що залишилися у фірмі після ліквідації, може породжувати податковий обов'язок протягом певного часу після закриття - тому перелік складових майна варто мати під рукою.

Як Luno-Group допомагає закрити фірму

У Luno-Group ми ведемо онлайн-бухгалтерію, але за розрахунками стоять досвідчені бухгалтери, а не сам застосунок. При ліквідації це важливо, бо строків і документів чимало, а більшість із них діє паралельно.

Ми допомагаємо закрити весь процес: стежимо за строками для CEIDG-1, ZUS ZWUA і VAT-Z, складаємо реманенти для VAT і PIT, готуємо перелік складових майна та останні JPK і декларації. Ми рахуємо й представляємо наслідки окремих кроків - рішення, коли і як закрити фірму, приймаєте ви самі, маючи повний набір інформації.