Фактура для контрагента з ЄС і поза ЄС - як її виставити у 2026 р.

Від чого залежить спосіб виставлення закордонної фактури

Немає однієї 'закордонної фактури' - спосіб її виставлення залежить від трьох речей: чи ви продаєте товар, чи послугу; чи контрагент є фірмою (B2B), чи споживачем (B2C); і чи отримувач у Європейському Союзі, чи поза ним. Від цих відповідей залежить, хто розраховує VAT і яку ставку ви вписуєте на фактурі.

Цей посібник стосується транзакцій B2B - продажу фірмам - а також постачання товарів і експорту. Це зовсім інша сфера, ніж процедура VAT OSS, яка охоплює продаж товарів споживачам (B2C) до інших країн ЄС. Якщо ви продаєте приватним особам за кордоном, прочитайте наш окремий посібник про VAT OSS.

Чотири типові ситуації

• Послуга для фірми з ЄС - за загальним правилом зворотне нарахування, фактура без VAT.
• Товар до фірми з ЄС - внутрішньоспільнотне постачання товарів (WDT), можлива ставка 0%.
• Товар поза ЄС - експорт, можлива ставка 0% після підтвердження вивезення.
• Послуга чи товар від фірми з-за кордону - імпорт послуг або внутрішньоспільнотне придбання, VAT ви розраховуєте в Польщі.

Неправильна класифікація транзакції - одна з найчастіших помилок, що призводить до хибної ставки VAT і коригувань. Тому варто з'ясувати ці елементи, перш ніж виставити фактуру.

Послуги B2B для фірми з ЄС - зворотне нарахування (reverse charge)

Коли ви надаєте послугу для фірми з іншої країни ЄС, зазвичай застосовується загальне правило з ст. 28b Закону про VAT: місцем оподаткування є країна осідку покупця. Це означає, що послуга не підлягає VAT у Польщі, а податок розраховує покупець у своїй країні - це і є механізм зворотного нарахування (reverse charge).

• Фактуру ви виставляєте без суми VAT, із позначкою 'зворотне нарахування' або 'reverse charge'.
• В обліку JPK_V7 (єдиний контрольний файл) такий продаж ви показуєте в полі K_11 (постачання товарів і надання послуг поза територією країни), а послуги за ст. 28b для фірм із ЄС - додатково в полі K_12.
• Ви мусите мати чинний номер VAT-UE покупця й бути зареєстрованим до VAT-UE.
• Таку послугу ви показуєте у підсумковій інформації VAT-UE (частина, що стосується послуг).

Щоб застосувати цей механізм, покупець мусить бути платником податку - фірмою, що веде діяльність, а не споживачем. Тому статус контрагента та його номер VAT-UE варто підтвердити перед виставленням фактури. Правило зі ст. 28b має багато винятків (напр., послуги, пов'язані з нерухомістю), які треба розглядати індивідуально.

Внутрішньоспільнотне постачання товарів (WDT) і ставка 0%

WDT - це продаж товарів, що відправляються з Польщі до фірми в іншій країні ЄС. Таке постачання може бути оподатковане ставкою 0% VAT - ви виставляєте фактуру без суми податку, зберігаючи право на відрахування VAT від пов'язаних із нею закупівель. Однак ставка 0% не є автоматичною: треба виконати умови із Закону про VAT.

Умови застосування ставки 0% за WDT

• Покупець має чинний і належний номер VAT-UE, наданий іншою країною-членом, поданий на фактурі.
• Ви зареєстровані як платник VAT-UE.
• Ви маєте докази вивезення товару з Польщі та доставлення до покупця в іншій країні ЄС (напр., транспортну накладну CMR, транспортні документи, підтвердження отримання).
• Транзакцію ви показуєте у підсумковій інформації VAT-UE з правильними даними та в строк.

Увага: якщо ви не подасте підсумкової інформації VAT-UE або зазначите в ній хибні дані про внутрішньоспільнотні постачання, ставка 0% для WDT не застосовується - хіба що ви належно поясните порушення письмово начальникові податкової служби (ст. 42 ч. 1a Закону про VAT). Саме лише пізніше усунення пропуску не повертає автоматично права на ставку 0%, тому докази й своєчасність тут так само важливі, як і сама фактура.

Експорт товарів поза ЄС - митні документи й 0% VAT

Продаж товарів, вивезених поза Європейський Союз, - це експорт, який також може користуватися ставкою 0% VAT. Тут ключовим є підтвердження, що товар справді покинув митну територію ЄС - тобто відповідний митний документ.

• Основним доказом є електронне повідомлення з митної системи, що підтверджує вивезення - історично відоме як IE-599 (після модернізації систем цю функцію виконує повідомлення CC599C).
• Ставку 0% ви застосовуєте в розрахунку за період продажу, якщо до строку подання JPK_V7 за цей період маєте підтвердження вивезення.
• Якщо документа немає вчасно, діють приписи про перенесення розрахунку на наступний період.
• Органи на практиці допускають також інші документи, що підтверджують вивезення, коли вони однозначно доводять, що товар покинув ЄС.

Експортна фактура не містить закордонного VAT - митне оформлення та можливі податки в країні призначення є на боці імпортера. З огляду на різні терміни отримання митних документів варто заздалегідь з'ясувати, коли і як ви покажете транзакцію.

Імпорт послуг - коли ви купуєте від фірми з-за кордону

Ситуація навпаки: ви купуєте послугу від закордонної фірми (напр., онлайн-рекламу, програмне забезпечення в моделі SaaS, ІТ-послугу). Тоді найчастіше ви розпізнаєте імпорт послуг і саме ви - як покупець - розраховуєте VAT у Польщі, теж у механізмі зворотного нарахування.

• Ви отримуєте фактуру без VAT (із позначкою reverse charge) від закордонного постачальника.
• У JPK_V7 ви показуєте належний VAT, а якщо закупівля служить оподаткованій діяльності - одночасно відраховуєте той самий VAT як нарахований.
• Це стосується послуг від контрагентів як із ЄС, так і поза ЄС.
• Імпорт послуг від фірм із ЄС впливає також на обов'язок реєстрації та звітування VAT-UE.

Для багатьох фірм імпорт послуг є касово нейтральним (належний VAT дорівнює нарахованому), але його все одно треба правильно показати. Пропуск імпорту послуг у JPK - часта помилка, особливо за дрібних підписок на закордонні інструменти.

Реєстрація VAT-UE і перевірка контрагента у VIES

Перш ніж розрахувати внутрішньоспільнотну транзакцію (WDT, послуги за ст. 28b, придбання з ЄС), ви мусите бути зареєстровані як платник VAT-UE. Ви робите це, подаючи або оновлюючи формуляр VAT-R. Після реєстрації ваш NIP отримує префікс PL і стає номером VAT-UE.

Перевірка контрагента у VIES

• Номер VAT-UE контрагента ви перевіряєте в безкоштовній системі VIES Європейської Комісії.
• VIES підтверджує статус виключно на день перевірки - тому перевірку варто виконати в день транзакції.
• Результат 'активний' (valid) - це умова безпечного застосування 0% за WDT і зворотного нарахування за послугами.
• Підтвердження з VIES варто зберегти (напр., роздруківку чи знімок екрана) на випадок перевірки.

Внутрішньоспільнотні транзакції ви звітуєте у підсумковій інформації VAT-UE, що подається за загальним правилом щомісяця, до 25-го дня місяця, наступного за місяцем транзакції. Помилка в номері контрагента чи відсутність перевірки можуть поставити під сумнів ставку 0% - тому цей крок такий важливий.

Курс валюти - як перерахувати фактуру в євро чи доларах

Фактуру ви можете виставити в іноземній валюті, але для цілей VAT суми перераховуєте на злоті за чітко визначеним курсом. Загальне правило (ст. 31a Закону про VAT): ви застосовуєте середній курс NBP з останнього робочого дня, що передує дню виникнення податкового обов'язку.

• Якщо ви виставляєте фактуру перед виникненням податкового обов'язку, можете застосувати курс із робочого дня, що передує дню виставлення фактури.
• Замість курсу NBP ви можете обрати курс Європейського центрального банку з останнього дня, що передує податковому обов'язку - вибір треба застосовувати послідовно.
• Для різних транзакцій (WDT, експорт, імпорт послуг) момент виникнення податкового обов'язку буває різним, тож і день курсу може різнитися.
• Для податку на доходи (PIT/CIT) діють окремі правила перерахунку курсу, ніж для VAT.

На практиці найбільше помилок виникає через застосування курсу з неправильного дня - напр., із дня оплати замість дня, що передує податковому обов'язку. Добре бухгалтерське програмне забезпечення й контроль бухгалтера обмежують цей ризик.

Як Luno-Group веде розрахунки закордонних транзакцій

Фактури для контрагентів із ЄС і поза ЄС поєднують кілька сфер водночас: класифікацію транзакції, належну ставку, докази, валютні курси та своєчасні звіти VAT-UE. Помилка в будь-якій із них може означати коригування або втрату права на ставку 0%.

• з'ясовуємо, чи певна транзакція - це послуга B2B, WDT, експорт чи імпорт послуг, і як її правильно задокументувати,
• реєструємо вас до VAT-UE (VAT-R) і допомагаємо перевіряти контрагентів у VIES,
• стежимо за доказами вивезення за WDT та експорту, а також за належними позначками на фактурах,
• перераховуємо суми за правильним курсом NBP і включаємо імпорт послуг до JPK_V7,
• складаємо й надсилаємо підсумкові інформації VAT-UE в строк.

У Luno-Group над вашими розрахунками чуває досвідчений бухгалтер, а не сам застосунок. Ми поєднуємо зручність онлайн-бухгалтерії з реальною підтримкою людини, яка знає приписи й відповість на ваші запитання - польською або англійською. Ми показуємо, як діють окремі процедури, а рішення щодо моделі продажу залишаються на вашому боці.