Jak Będzie Wyglądać Współpraca z Księgowością po Zmianach?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 roku to rewolucja nie tylko w wystawianiu faktur, ale także w codziennej współpracy na linii przedsiębiorca – księgowość. Niewątpliwie, znika wysyłanie skanów mailem i dostarczanie papierowych dokumentów. W zamian pojawiają się jednak nowe pytania: jak nadać księgowej dostęp do systemu? Kto będzie odpowiedzialny za wysyłkę i odbiór faktur?

Jeśli prowadzisz JDG i korzystasz z usług księgowych, ten artykuł jest dla Ciebie. Mianowicie, wyjaśnimy w nim, jak zmieni się obieg dokumentów i na czym będzie polegać współpraca na linii KSeF a biuro rachunkowe, aby Twoja księgowość działała sprawnie

Trzy Modele Współpracy z Biurem Rachunkowym w Erze KSeF

W praktyce relacja z Twoim biurem rachunkowym w kontekście KSeF może przyjąć jeden z trzech głównych modeli. Wybór zależy od Waszych wspólnych ustaleń.

Model 1: Przedsiębiorca sam wystawia i odbiera faktury

W tym modelu to Ty (lub Twój pracownik) jesteś odpowiedzialny za bieżącą obsługę KSeF.

• Twoje zadania: Wystawiasz faktury sprzedaży bezpośrednio w KSeF (za pomocą swojego programu) i samodzielnie odbierasz faktury kosztowe.
• Zadania biura rachunkowego: W rezultacie, Twoje biuro rachunkowe w tym modelu nie potrzebuje bezpośredniego dostępu do KSeF. Faktury (zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe) przekazujesz do księgowości w uzgodniony sposób, np. eksportując je z systemu.

Model 2: Biuro rachunkowe pobiera faktury, Ty wystawiasz

To bardzo popularny model hybrydowy.

• Twoje zadania: Samodzielnie wystawiasz faktury sprzedażowe w KSeF.
• Zadania biura rachunkowego: Nadajesz swojemu biuru rachunkowemu uprawnienie do dostępu do faktur. Dzięki temu Twoja księgowość może samodzielnie i na bieżąco pobierać z KSeF zarówno Twoje faktury sprzedaży, jak i wszystkie faktury zakupowe.

Model 3: Pełna obsługa KSeF przez biuro rachunkowe

W tym modelu zlecasz całą obsługę fakturowania na zewnątrz.

• Twoje zadania: Przekazujesz do biura dane potrzebne do wystawienia faktur (np. mailem).
• Zadania biura rachunkowego: Twoja księgowość w Twoim imieniu wystawia faktury sprzedaży w KSeF, a także pobiera wszystkie faktury zakupowe i zajmuje się kompleksowym rozliczeniem.

Jak Nadać Uprawnienia dla Biura Rachunkowego w KSeF?

Aby umożliwić swojej księgowej działanie w KSeF w Twoim imieniu (w modelu 2 lub 3), musisz nadać jej odpowiednie uprawnienia. Jako właściciel JDG (osoba fizyczna), możesz to zrobić w pełni elektronicznie.

Instrukcja krok po kroku:

1. Uwierzytelnij się w KSeF: Zaloguj się do systemu (np. przez Aplikację Podatnika KSeF) za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
2. Zarządzaj uprawnieniami: Jako właściciel firmy masz automatycznie przypisane tzw. „uprawnienia właścicielskie”, które pozwalają Ci zarządzać dostępem dla innych.
3. Nadaj uprawnienia: Wybierasz opcję nadania uprawnień dla innego podmiotu, podając NIP Twojego biura rachunkowego. Następnie określasz, co może ono robić w Twoim imieniu, np.:
   • Dostęp do faktur: Pozwala na przeglądanie i pobieranie Twoich faktur sprzedażowych i zakupowych.
   • Wystawianie faktur: Umożliwia wystawianie faktur w Twoim imieniu.
   • Zarządzanie uprawnieniami: To najwyższy poziom dostępu, który pozwala biuru nadawać dalsze uprawnienia, np. swoim pracownikom (tzw. uprawnienia pośrednie).

KSeF a Biuro Rachunkowe: Czy Będą Dodatkowe Opłaty?

Wiele firm obawia się, że wdrożenie KSeF będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami obsługi księgowej. Nowy system, choć docelowo ma uprościć pracę, na początku wymaga od biur rachunkowych inwestycji w nowe oprogramowanie i procedury.

W Luno Group podchodzimy do tego inaczej. Uważamy, że KSeF to naturalna ewolucja cyfrowej księgowości.

Dlatego miło nam poinformować, że w ramach naszych pakietów księgowych nie pobieramy żadnych dodatkowych opłat za wysyłkę i odbiór dokumentów z KSeF. Obsługa KSeF jest dla nas standardem, a nie usługą premium.

KSeF a Biuro Rachunkowe – Podsumowanie

Współpraca na linii KSeF a biuro rachunkowe nie musi być skomplikowana. Przede wszystkim, kluczem jest rozmowa ze swoją księgowością i wspólne ustalenie jednego z trzech modeli współpracy. Następnie, wystarczy nadać odpowiednie uprawnienia, co w przypadku JDG jest prostą operacją online.

Jeśli ten temat wydaje Ci się niejasny lub szukasz profesjonalnego biura rachunkowego, które jest w pełni gotowe na rewolucję KSeF, zapraszamy do kontaktu. Nasza księgowość online jest stworzona do efektywnej pracy w nowym, cyfrowym ekosystemie.

www.luno-group.com

W kolejnym wpisie dowiesz się o fakturach korygujących w KSeF.