Dodanie kontrahentów (zarówno Twoich klientów, jak i dostawców) do bazy w Słownikach to jednorazowa czynność, która ogromnie ułatwia i przyspiesza późniejszą pracę, zwłaszcza przy wystawianiu faktur. Panel Klienta pozwala zrobić to na dwa sposoby.
Krok 1: Przejdź do listy kontrahentów
W menu bocznym po lewej stronie znajdź i kliknij sekcję SŁOWNIKI, a następnie z listy wybierz Kontrahenci. Zobaczysz tabelę z listą wszystkich dotychczas dodanych firm.
Krok 2: Rozpocznij dodawanie
Na górze listy kontrahentów, po lewej stronie, znajdziesz niebieski przycisk + Dodaj kontrahenta. Kliknij go, aby otworzyć pusty formularz nowego kontrahenta.
Krok 3: Wprowadź dane kontrahenta
Metoda A: Automatyczne pobieranie danych z GUS (rekomendowana) To najszybszy i najbezpieczniejszy sposób, który minimalizuje ryzyko pomyłek.
- Znajdź pole o nazwie NIP.
- Wpisz w nie numer NIP firmy, którą chcesz dodać.
- Kliknij znajdujący się obok przycisk GUS.
- Gotowe! System w kilka sekund połączy się z oficjalną bazą Głównego Urzędu Statystycznego i automatycznie uzupełni dane firmy, takie jak pełna nazwa i adres.
Metoda B: Ręczne wprowadzanie danych Użyj tej metody, jeśli dodajesz kontrahenta zagranicznego lub osobę fizyczną nieprowadzącą działalności (bez NIP).
- Pomiń pole NIP i przycisk GUS.
- Ręcznie wypełnij kluczowe pola: Nazwa, Adres (ulica, numer), Kod pocztowy oraz Miejscowość.
- W przypadku osoby fizycznej, możesz wpisać jej numer PESEL.
Krok 4: Uzupełnij informacje dodatkowe
Niezależnie od wybranej metody, musisz uzupełnić jeszcze kilka pól:
- Akronim: Wpisz Twoją unikalną, krótką nazwę dla tego kontrahenta (np. „FIRMAXYZ” lub „KOWALSKI_JAN”). Jest to pole obowiązkowe, które ułatwia szybkie wyszukiwanie.
- Domyślna forma płatności: Wybierz z listy formę płatności (np. przelew, gotówka), która będzie automatycznie podpowiadać się na fakturach dla tego klienta.
- Domyślny termin płatności: Wpisz standardową liczbę dni na opłacenie faktury przez tego kontrahenta (np. 14).
- MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności): Zaznacz to pole, jeśli transakcje z tym kontrahentem podlegają mechanizmowi split payment.
Krok 5: Zapisz kontrahenta
Gdy wszystkie dane są uzupełnione, kliknij zielony przycisk Zapisz na dole formularza. Kontrahent zostanie dodany do Twojej bazy i od teraz będzie dostępny na rozwijanej liście podczas wystawiania faktur.
Wskazówka: Zawsze, gdy to możliwe, korzystaj z opcji pobierania danych z GUS. Zapewnia to, że dane Twojego kontrahenta są w 100% poprawne i zgodne z oficjalnymi rejestrami, co jest niezwykle ważne dla prawidłowości Twoich faktur.