Do czego służy faktura zaliczkowa? Faktura zaliczkowa to oficjalny dokument księgowy, który wystawiasz w celu potwierdzenia otrzymania od klienta częściowej lub pełnej przedpłaty (zaliczki) za towar lub usługę, która została wcześniej zaoferowana na fakturze proforma.
Jest to kluczowy dokument w transakcjach, gdzie płatność jest podzielona na etapy. Pozwala on prawidłowo rozliczyć podatek VAT od otrzymanej zaliczki, jeszcze przed finalnym zakończeniem sprzedaży.
Jak wystawić fakturę zaliczkową (krok po kroku)?
Wystawienie faktury zaliczkowej w tym module jest nierozerwalnie związane z istniejącą fakturą proforma.
- Warunek wstępny: Aby wystawić fakturę zaliczkową, musisz najpierw posiadać w systemie zablokowaną (zatwierdzoną) fakturę proforma, na podstawie której klient wpłacił zaliczkę.
- W menu bocznym przejdź do FAKTURY -> Faktury proforma.
- Odszukaj na liście i kliknij proformę, do której chcesz wystawić zaliczkę.
- W widoku szczegółowym proformy, w prawym górnym rogu, znajdziesz ikonę Dodaj zaliczkę. Kliknij ją.
- System automatycznie utworzy nowy formularz faktury zaliczkowej, który będzie już powiązany z Twoją proformą. Większość danych (kontrahent, pozycje) zostanie skopiowana.
- Twoim głównym zadaniem jest wprowadzenie otrzymanej kwoty zaliczki w odpowiednim polu. System na tej podstawie przeliczy należny podatek VAT.
- Po weryfikacji danych, kliknij przycisk Zablokuj (ikona pomarańczowej kłódki), aby ostatecznie zatwierdzić fakturę zaliczkową i przesłać ją do naszego systemu do zaksięgowania.
Lista faktur zaliczkowych
Po wejściu do modułu FAKTURY -> Faktury zaliczkowe zobaczysz listę wszystkich wystawionych przez Ciebie faktur zaliczkowych. Możesz tu, podobnie jak w innych modułach, przeglądać, wyszukiwać i filtrować swoje dokumenty.
Ikony statusu na liście:
- Otwarta zielona kłódka: Faktura jest w buforze, możesz ją jeszcze edytować.
- Zamknięta szara kłódka: Faktura jest zatwierdzona i wysłana do nas.
- Ikona dolara ($): Informuje o statusie rozliczenia (opłacona/nieopłacona).
Wskazówka: Pamiętaj o rozróżnieniu:
- Faktury zaliczkowe – zawsze powiązane z proformą.
- Faktury zaliczkowe uproszczone – wystawiane samodzielnie, bez proformy. Wybieraj odpowiedni typ dokumentu w zależności od przebiegu Twojej transakcji z klientem