Do czego służy faktura proforma?
Faktura proforma to dokument, który pełni rolę oferty handlowej lub wezwania do zapłaty. Mimo że wizualnie przypomina standardową fakturę, nie jest ona dokumentem księgowym. Oznacza to, że nie powoduje powstania obowiązku podatkowego VAT i nie jest ewidencjonowana w księgach.
Jest to idealne narzędzie, gdy chcesz przedstawić klientowi szczegóły zamówienia i kwotę do zapłaty przed finalizacją transakcji lub otrzymaniem przedpłaty.
Jak wystawić fakturę proforma (krok po kroku)?
Proces wystawiania faktury proforma jest niemal identyczny jak w przypadku standardowej faktury sprzedaży, co sprawia, że jest bardzo intuicyjny.
- W menu bocznym po lewej stronie przejdź do FAKTURY -> Faktury proforma.
- Na górze listy kliknij przycisk + Nowa proforma.
- Uzupełnij dane w formularzu:
- Wybierz z listy Kontrahenta.
- Sprawdź daty i termin płatności (termin ten wskazuje, do kiedy klient powinien opłacić proformę).
- W sekcji „Pozycje” dodaj produkty lub usługi, które oferujesz, wraz z ich ilością i ceną.
- Zatwierdź dokument: Gdy proforma jest gotowa, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zablokuj (ikona pomarańczowej kłódki). Spowoduje to jej ostateczne zatwierdzenie. Od tego momentu nie będziesz mógł/mogła jej edytować, ale pojawią się nowe, kluczowe opcje.
Co dalej po wystawieniu proformy?
Po zablokowaniu proformy, staje się ona bazą do dalszych działań. W jej widoku szczegółowym, w prawym górnym rogu, pojawią się dwie nowe opcje:
- Przekształć w fakturę końcową: Użyj tej opcji, gdy klient opłaci całą kwotę z proformy lub gdy chcesz wystawić finalną fakturę sprzedaży po wykonaniu usługi/dostawie towaru. System automatycznie skopiuje wszystkie dane z proformy do nowej faktury sprzedaży.
- Dodaj zaliczkę: Użyj tej opcji, gdy klient wpłacił tylko część kwoty z proformy. Spowoduje to utworzenie powiązanej Faktury zaliczkowej, na której wpiszesz otrzymaną kwotę.
Lista faktur proforma
W głównym widoku modułu znajdziesz listę wszystkich wystawionych przez Ciebie proform. Możesz tu przeglądać ich status, wyszukiwać i filtrować dokumenty.
Ikony statusu na liście:
- Otwarta zielona kłódka: Proforma jest w buforze, możesz ją jeszcze edytować.
- Zamknięta szara kłódka: Proforma jest zatwierdzona i gotowa do dalszych działań (wystawienia zaliczki lub faktury końcowej).
- Ikona z liczbą: Informuje, ile faktur zaliczkowych zostało już wystawionych do danej proformy.
- Ikona anulowania: Informuje, że proforma została anulowana.