Proces dodawania dokumentów do e-Teczki jest sformalizowany i musi być zgodny z przepisami Kodeksu pracy. Zapewnia to integralność i autentyczność dokumentacji, która w formie elektronicznej jest równoważna z papierową. Dlatego obieg dokumentów wygląda następująco:
- Krok 1: Przesłanie dokumentów do biura Gdy posiadasz nowy dokument kadrowy, który powinien znaleźć się w aktach pracownika (np. podpisaną umowę, aneks, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia), musisz go najpierw przesłać do nas. Najlepiej zrobić to za pomocą modułu ZAŁĄCZNIKI.
- Krok 2: Weryfikacja i dodanie dokumentu przez biuro Po otrzymaniu od Ciebie pliku, my jako biuro rachunkowe weryfikujemy go pod względem formalnym. Następnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dodajemy ten dokument do elektronicznej teczki akt osobowych pracownika, opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym naszego biura. Ten podpis jest cyfrowym poświadczeniem zgodności skanu z oryginałem i gwarantuje jego moc prawną.
- Krok 3: Dostęp do dokumentu w panelu Gdy tylko dokument zostanie przez nas dodany i podpisany, natychmiast pojawi się w module E-TECZKA w aktach odpowiedniego pracownika. Od tego momentu masz do niego stały i bezpieczny wgląd.