Otrzymałeś Błędną Fakturę w KSeF? Nie Możesz Jej Odrzucić!

Pomyłki się zdarzają. Zła ilość, niepoprawna cena, błąd w nazwie usługi – każdy przedsiębiorca spotkał się z błędną fakturą kosztową. W tradycyjnym modelu (papierowym lub PDF) sprawa była prosta: kontaktowaliśmy się ze sprzedawcą, nie księgowaliśmy dokumentu i czekaliśmy na poprawną wersję lub korektę. Jednak w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) ten proces zostaje wywrócony do góry nogami.
Co zrobić, gdy w Twoim panelu KSeF pojawi się błędna faktura? Przede wszystkim: nie możesz jej „odrzucić” ani zignorować. Dlatego w tym artykule, jako Twoje profesjonalne biuro rachunkowe, wyjaśnimy nowe zasady gry i pokażemy, co robić krok po kroku.

Rewolucja w KSeF: Faktura „Otrzymana” Oznacza „W Systemie”

To fundamentalna zmiana, którą musisz zrozumieć. W przeciwieństwie do wysyłki mailowej, gdzie mogłeś argumentować, że nie otrzymałeś dokumentu, w KSeF jest inaczej.

Zgodnie z przepisami (art. 106gb ust. 1 Ustawy o VAT), faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego w KSeF.

Innymi słowy: W momencie, gdy sprzedawca poprawnie wyśle fakturę do KSeF, system automatycznie uznaje ją za dostarczoną do Ciebie. Nie ma już możliwości „nieodebrania” faktury, „odesłania” jej czy „odrzucenia”. W konsekwencji, dokument ten oficjalnie istnieje w systemie podatkowym.

Co Zrobić, Gdy Otrzymasz Błędną Fakturę w KSeF?

Skoro nie możesz odrzucić faktury, jedynym sposobem na naprawienie błędu jest jej skorygowanie. Co ważne, inicjatywa musi wyjść od Ciebie, ale wykonanie – od sprzedawcy.

Twój jedyny ruch: Musisz jak najszybciej skontaktować się z wystawcą faktury (sprzedawcą) i zażądać wystawienia faktury korygującej przez KSeF.

Tylko wystawca dokumentu ma prawo do jego skorygowania. Dlatego tak ważny jest szybki monitoring Twojego panelu KSeF i natychmiastowa reakcja na wszelkie nieprawidłowości.

Koniec Not Korygujących w KSeF

To kolejna rewolucyjna zmiana. Do tej pory, jeśli błędna faktura zawierała drobne pomyłki formalne (np. błąd w Twoim adresie, zły numer zamówienia), mogłeś jako nabywca wystawić notę korygującą.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych (wystawianych i odbieranych przez KSeF) nota korygująca całkowicie znika.

• Dlaczego? KSeF ma na celu automatyzację i weryfikację danych. System sam sprawdza poprawność numeru NIP nabywcy.
• Co w zamian? Każdy błąd, nawet najmniejszy (literówka w nazwie usługi, błąd w adresie), musi być naprawiony przez fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę.

Co, Jeśli Sprzedawca Nie Chce Wystawić Korekty?

Tu zaczynają się komplikacje. Ponieważ faktura jest już w systemie, spór między Tobą a kontrahentem staje się widoczny dla organów podatkowych. Błędna faktura w KSeF, która nie została skorygowana, może prowadzić do poważnych problemów, np. błędnego odliczenia VAT lub zaniżenia/zawyżenia kosztów w Twojej KPiR lub księgach spółki.

W takiej sytuacji wsparcie prawne i księgowe staje się absolutnie niezbędne do wyjaśnienia sprawy.

Jak Nowoczesne Biuro Rachunkowe Ułatwi Ci Życie w Erze KSeF?

W nowej rzeczywistości rola biura rachunkowego rośnie. To już nie tylko księgowanie dokumentów, które dostarczysz, ale proaktywne zarządzanie Twoim panelem KSeF.

Jako nowoczesne biuro rachunkowe online, Luno Group zapewnia Ci pełne wsparcie:

1. Bieżący Monitoring: Codziennie monitorujemy faktury wpływające na Twoje konto KSeF.
2. Natychmiastowa Weryfikacja: Od razu wyłapujemy błędne dane, kwoty czy braki formalne.
3. Działanie w Twoim Imieniu: Niezwłocznie kontaktujemy się z Twoimi kontrahentami, aby zażądać wystawienia faktur korygujących.
4. Poprawność Rozliczeń: Dopilnujemy, aby w Twojej ewidencji VAT i rozliczeniu podatkowym (ryczałt, KPiR, CIT) znalazły się tylko poprawne dokumenty.

Zastanawiasz się, jak wybrać biuro rachunkowe gotowe na KSeF? Wybierz takie, które rozumie te procesy i przejmie je na siebie.

Podsumowanie

Zapamiętaj najważniejszą zasadę nowej ery: błędnej faktury w KSeF nie da się odrzucić ani zignorować. Jedynym rozwiązaniem jest faktura korygująca od sprzedawcy. Całkowicie znikają też noty korygujące.

Jeśli nie chcesz codziennie ręcznie sprawdzać każdej faktury w systemie rządowym, potrzebujesz partnera, który zrobi to za Ciebie. Zapraszamy do kontaktu! W Luno Group jesteśmy w pełni gotowi, aby bezpiecznie przeprowadzić Twoją firmę przez rewolucję KSeF.

W kolejnym artykule omówimy szczegółowo, „Faktura z Załącznikiem w KSeF: Kto Może i Jak Zgłosić Chęć Korzystania z tej Funkcji?” – tym razem z perspektywy sprzedawcy.